Un produit

Tableau de bord et récapitulatifs

Qui a livré et qui ne l’a pas fait, d’un coup d’œil

Fini les tableaux Excel couverts de croix et les boîtes mail à relire. Flow vous montre quelles collectes sont à l’arrêt, lesquelles attendent une vérification et lesquelles vont arriver à échéance, et pour chaque client la liste exacte de ce qui manque.

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Savoir où vous en êtes ne devrait pas demander une réunion

Quand on a trente clients et une douzaine de documents chacun, la question « qui nous manque ? » dévore les matinées. Flow y répond tout seul. Le tableau de bord classe les collectes par état ; le récapitulatif de chaque collecte montre, participant par participant, ce qui est déposé, ce qui est à valider et ce qui a été refusé. Les questions des clients sont à côté de l’étape concernée, et chaque action, du premier dépôt à la dernière relance, entre dans le journal d’activité. Si vous êtes nombreux, chaque coordinateur voit ses entreprises clientes et rien d’autre.

Comment ça marche

  1. Vous regardez le tableau de bord

    Six compteurs vous indiquent tout de suite où regarder : Non commencées, En cours, À valider, Terminées, Bientôt échues, Expirées. Un clic et vous voyez les collectes du groupe.

  2. Vous ouvrez le récapitulatif

    Chaque collecte a ses onglets : Dépôt, Validation, Q&R, Échéances, Activité. Filtrez les fichiers par Tous, Déposés, Manquants ou Refusés et trouvez tout de suite ce que vous cherchez.

  3. Vous agissez là où il faut

    De là, vous relancez ceux qui sont en retard, répondez à une question, téléchargez le CSV récapitulatif ou le ZIP des documents. Quand la collecte est close, vous la mettez en pause ou l’archivez.

Qui nous manque ? Flow le sait avant que vous le demandiez.

Ce que vous pouvez faire

  • À chaque coordinateur ses clients

    Avec la Coordination, vous attribuez les entreprises clientes à vos collègues : chacun suit ses collectes, en cartes ou en tableau, sans se perdre dans celles des autres. Si un client change de référent, la visibilité suit.

  • Les questions à côté de l’étape

    Quand un client demande « quel extrait vous faut-il ? », la question arrive dans l’onglet Q&R rattaché à la bonne étape. Vous répondez de là, et ajoutez des commentaires internes que le client ne voit pas, ou publics qu’il lit.

  • Le journal de chaque étape

    Dépôts, validations, relances, changements d’échéance, participants ajoutés ou retirés : plus de 35 types d’événements entrent dans l’onglet Activité, avec qui a fait quoi et quand. Le journal d’audit indique qui a créé ou modifié flux, collectes et demandes, et quand.

  • CSV et ZIP en un clic

    Téléchargez le CSV récapitulatif de la collecte, ou recevez-le par e-mail, et le ZIP de tous les documents avec un dossier par participant. Avec l’extension Analytics, vous suivez l’évolution des dépôts et des validations.

  • Des notifications à qui doit savoir

    Un fichier déposé, une collecte terminée, une question, une signature reçue, une validation en retard : Flow prévient dans l’application et par e-mail les personnes qui ont le bon rôle, pas tout le bureau.

  • Pause, archives et corbeille

    Mettez une collecte en pause et les participants ne déposent plus jusqu’à sa réactivation ; archivez-la une fois close et les fichiers restent consultables. Une collecte supprimée par erreur se récupère dans la corbeille.

Questions fréquentes

Puis-je ne voir que les clients que je suis ?

Oui, avec la Coordination, une extension active par défaut : l’administrateur attribue à chaque coordinateur ses entreprises clientes, et chacun voit leurs collectes en cartes ou en tableau.

Puis-je exporter l’état d’une collecte ?

Oui : le récapitulatif se télécharge en CSV ou arrive par e-mail, et les documents se téléchargent dans un seul ZIP avec la structure des dossiers. Pour les archives de l’entreprise, il y a aussi « Archiver dans Files ».

Voit-on qui a fait quoi ?

Oui. Chaque collecte a son journal d’activité avec plus de 35 types d’événements, du fichier déposé au rappel envoyé, avec auteur et heure. Le journal d’audit indique qui a créé ou modifié flux, collectes et demandes, et quand.

Le tableau de bord fonctionne-t-il aussi sur téléphone ?

Oui, pour voir où vous en êtes : tableau de bord, récapitulatifs et coordination en cartes se lisent aussi sur mobile. La vue en tableau de la coordination et la création des flux sont pensées pour l’ordinateur.

Les autres fonctionnalités de Flow

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