Un produit

Construction du flux

Décrivez une fois ce qu’il vous faut, et réutilisez-le pour chaque client

Vous organisez la demande en zones, thèmes et étapes, et pour chaque étape vous choisissez quoi demander : un fichier, plusieurs fichiers, un formulaire à remplir, une signature ou une question. Le flux devient un modèle : vous l’activez pour autant de clients que vous voulez, sans réécrire la liste à chaque fois.

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La liste des documents ne peut pas vivre dans un e-mail

Quiconque collecte des documents par métier connaît le scénario : un e-mail avec la liste, des réponses aux pièces jointes éparpillées, des fichiers nommés « scan001.pdf » et la question « il manquait quelque chose ? ». Dans Flow, la liste devient une structure : chaque demande a sa place, ses formats et son nom. Le client sait quoi déposer, vous savez où le trouver.

Comment ça marche

  1. Donnez forme à la demande

    Un assistant en cinq étapes : Infos, Organisation, Affichage, Structure, Récapitulatif. Vous choisissez de présenter les étapes directement, de les regrouper en thèmes ou de les répartir en zones thématiques, comme « Documents sociaux » et « Documents fiscaux ».

  2. Choisissez quoi demander à chaque étape

    Dépôt unique, multiple ou répétable, remplissage de document, signature électronique ou question. Pour chaque champ, vous décidez s’il est obligatoire, quels formats il accepte et sous quel nom le fichier arrivera.

  3. Enregistrez-le et réutilisez-le

    Le flux enregistré est un modèle : vous l’activez pour chaque client ou fournisseur, le dupliquez pour en faire une variante, l’exportez en JSON et le réimportez au besoin. Les zones et thèmes déjà rédigés s’importent depuis d’autres flux.

La liste des documents devient un parcours.

Ce que vous pouvez faire

  • Six types d’étape

    Une case pour l’extrait du registre du commerce, deux cases Recto et Verso pour la carte d’identité, un dépôt multiple pour les factures du trimestre. Ou un formulaire à remplir, un PDF à signer avec kSign, une question. Chaque étape demande une seule chose, et le client comprend tout de suite ce qu’il faut.

  • Entrées répétables

    Les bulletins de paie de chaque salarié, les documents de chaque bien immobilier : avec le dépôt répétable, c’est le client qui ajoute les entrées, chacune avec son libellé. Un thème entier peut aussi être répétable, avec un jeu de fichiers par instance.

  • Des questions qui guident

    Choix unique, menu déroulant, oui/non, texte libre, nombre avec son unité de mesure, date. Vous pouvez demander de joindre un fichier à la réponse, facultatif ou obligatoire : « Avez-vous une adresse e-mail certifiée ? Joignez le justificatif. »

  • Des fichiers qui arrivent avec le bon nom

    Chaque fichier prend le nom de l’étape et du champ : fini les « scan001.pdf ». Avec « Nom par l’utilisateur », c’est le client qui le nomme, utile quand un même champ accueille des documents différents. Avec « Déposer un dossier entier », les sous-dossiers arrivent aussi, tels quels.

  • Des formats maîtrisés

    PDF, images, documents, tableurs, présentations, fichiers signés P7M, archives compressées : pour chaque champ vous choisissez ce qui est accepté, et un fichier à la mauvaise extension n’entre pas. La taille maximale des fichiers est fixée par l’entreprise.

  • Un catalogue bien rangé

    Des catégories avec leur couleur pour retrouver les flux, comme « Onboarding clients » ou « Déclaration de revenus », la duplication en un clic, l’import de zones et de thèmes depuis d’autres flux. Le constructeur est pensé pour l’écran d’ordinateur, où l’on travaille au calme.

Questions fréquentes

Dois-je reconstruire le flux pour chaque client ?

Non. Le flux est un modèle : vous le construisez une fois et l’activez autant de fois que nécessaire, pour Studio Morelli comme pour Ferrari Design. Chaque activation est une collecte à part, avec ses participants, ses échéances et ses fichiers.

Puis-je demander un formulaire à remplir plutôt qu’un fichier ?

Oui, avec l’étape Remplissage de document. Un PDF à champs remplissables se complète directement dans le navigateur ; Word et Excel se remplissent en ligne avec l’extension « Remplissage de documents en ligne ». Dans tous les cas, le client peut aussi télécharger le modèle, le remplir et le redéposer.

Flow vérifie-t-il le contenu des documents ?

Flow contrôle le format, d’après l’extension du fichier : si le champ n’accepte que des PDF, une photo n’entre pas. Le contenu est vérifié par une personne de votre équipe, lors de la revue des documents : valide ou refusé, avec le motif.

Si je modifie un flux déjà actif, qu’arrive-t-il aux collectes en cours ?

C’est vous qui choisissez. Vous pouvez appliquer les modifications aux collectes sélectionnées, et les participants sont prévenus ; ou, pour ne pas toucher celles déjà lancées, enregistrer les modifications comme nouveau modèle.

Puis-je construire un flux depuis mon téléphone ?

Les flux se construisent sur ordinateur : zones, thèmes et champs demandent un grand écran. Vos clients, eux, déposent sans souci depuis leur téléphone.

Les autres fonctionnalités de Flow

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