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Invitations

Une invitation, un lien personnel : le client n’a aucun compte à créer

Choisissez l’entreprise, le flux et les personnes : chacune reçoit un e-mail avec son lien et dépose sans mot de passe ni inscription. S’il faut plus de sécurité, ajoutez la vérification par un code envoyé à son adresse e-mail.

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Le client ne veut pas d’un compte de plus

Chaque mot de passe en plus est une raison de plus de remettre à plus tard. La comptabilité du client, le service achats du fournisseur, le nouveau collaborateur : tous ont un e-mail, peu ont envie de s’inscrire sur un portail pour vous envoyer trois PDF. Avec Flow, l’invitation est déjà la porte d’entrée : un lien personnel, lié à cette personne et à cette collecte.

Comment ça marche

  1. Choisissez entreprise et flux

    L’activation suit cinq onglets : Entreprise, Flux, Paramètres, Mode, Participants. Vous partez de l’entreprise destinataire, par exemple Ferrari Design, et du flux à activer ; puis vous nommez la collecte et réglez échéances, revue et vérification.

  2. Ajoutez les personnes

    Une par une, ou toutes ensemble depuis un fichier CSV avec e-mail, prénom, nom, entreprise, téléphone et langue. Puis vous choisissez : chacun remplit son propre flux, ou tous travaillent sur le même dossier.

  3. L’invitation part

    Chaque participant reçoit un e-mail avec son lien personnel, dans sa langue parmi les sept disponibles. De là, il dépose, répond et envoie : pas de compte, pas de mot de passe à retenir.

Un lien, aucun mot de passe : le plus court chemin vers un document.

Ce que vous pouvez faire

  • Un lien par personne

    Le lien est personnel : Flow sait qui dépose, et chaque fichier, réponse et question reste lié à cette personne. Dans le journal de la collecte, vous voyez qui a fait quoi, sans avoir à demander.

  • Vérification par code e-mail

    Au cas où un lien serait transféré, la « Vérification OTP » demande un code envoyé à l’adresse e-mail du participant. Vous choisissez quand : à chaque accès, la première fois seulement ou toutes les 24 heures.

  • Individuel ou co-flux

    Vingt candidats, vingt copies du même flux : c’est le mode individuel. Les trois associés de Rossi & Partner qui préparent un seul dossier : c’est le co-flux. Et dans le co-flux, vous décidez si les fichiers sont partagés et modifiables par tous, partagés en lecture seule ou isolés par personne.

  • Cent participants avec un CSV

    Vous collez ou chargez le fichier et Flow vérifie chaque ligne avant de continuer : adresses e-mail invalides et doublons sont signalés avec leur numéro de ligne, pour les corriger tout de suite. Les nouveaux contacts arrivent aussi dans le carnet d’adresses de Kontacts.

  • Portail des participants

    Pour ceux qui vous envoient des documents toute l’année, il y a l’extension Portail des participants : on se connecte avec e-mail et code et on retrouve tous les flux attribués, avec les cartes À commencer, En cours, Terminé, À redéposer et Expiré comme filtres.

  • Déposant interne

    Parfois, c’est un collègue qui a les documents : le service du personnel, l’agence de Milan. Avec le déposant interne, les flux s’attribuent aussi aux collègues, qui déposent depuis l’application avec leur compte Kamzan. C’est une extension déjà active au départ.

Questions fréquentes

Le client doit-il s’inscrire ?

Non. Il ouvre le lien reçu par e-mail et dépose. Si vous activez la vérification, il saisit en plus un code envoyé à la même adresse. Seuls les utilisateurs du Portail des participants se connectent avec e-mail et code, toujours sans mot de passe.

Puis-je inviter plusieurs personnes sur le même dossier ?

Oui, avec le co-flux : tous contribuent au même dossier et un document déposé par l’un vaut pour tous. Vous pouvez aussi limiter chacun aux zones ou thèmes qui le concernent.

Dans quelle langue arrive l’invitation ?

Dans la langue que vous indiquez pour le participant, y compris via la colonne « langue » du CSV : italien, anglais, espagnol, allemand, français, chinois ou portugais. Il en va de même pour les rappels et relances.

Puis-je aussi demander des documents à mes collègues ?

Oui, avec le déposant interne : vous attribuez les flux à vos collègues, qui les retrouvent dans l’application et déposent avec leur compte Kamzan.

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