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Page de dépôt

Le client ouvre le lien et sait tout de suite ce qui manque

Une seule page, avec votre logo et vos couleurs : l’avancement en haut, l’échéance en vue, une étape à la fois. On glisse le fichier, on remplit le formulaire dans le navigateur, on signe, et à la fin « Envoyer pour validation ». Cela fonctionne aussi sur téléphone.

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Si déposer est compliqué, le document n’arrive pas

Chaque obstacle sur la page du client devient une relance sur votre bureau : le fichier trop lourd pour l’e-mail, le formulaire à imprimer, le doute sur le document attendu. La page de Flow lève les obstacles un à un : elle dit ce qu’il faut, dans quel format, pour quand, et permet de poser la question là où elle se pose, sur l’étape.

Comment ça marche

  1. Il ouvre le lien

    Si vous avez activé la vérification, « Accès protégé » s’affiche et un code arrive par e-mail. Viennent ensuite le nom de la collecte, la description, l’échéance et le bouton « Commencer le dépôt ».

  2. Déposer, remplir, signer

    « Étape 2 sur 8 » : chaque étape indique ce qu’il faut et quels formats sont acceptés. On glisse le fichier ou on le choisit sur le téléphone, on remplit en ligne ou on télécharge le modèle, on signe avec « Signer le document ».

  3. Envoyer

    Quand tout est prêt, « Envoyer pour validation ». La page confirme « Documentation envoyée ! » et prévient qu’une notification suivra s’il faut corriger quelque chose.

Le client voit ce qui manque. Vous cessez de le lui rappeler.

Ce que vous pouvez faire

  • L’avancement toujours en vue

    « Avancement global », « Échéance : » et le numéro de l’étape indiquent au client ce qu’il reste. Chaque fichier déposé reste enregistré : il peut fermer la page et reprendre plus tard depuis le même lien.

  • Des formulaires remplis en ligne

    Un PDF à champs remplissables se complète dans le navigateur et s’enregistre en un clic. Word et Excel s’ouvrent dans l’éditeur en ligne avec l’extension « Remplissage de documents en ligne ». Et qui préfère le stylo télécharge le modèle, le remplit et le redépose.

  • Signer sans quitter la page

    L’étape de signature envoie le document dans kSign avec « Signer le document ». Dès la signature, la page se met à jour d’elle-même et le PDF signé est déjà dans la collecte.

  • Des questions sur l’étape même

    « Poser une question sur cette étape » : le doute arrive à votre équipe déjà relié au bon document, et la réponse revient sur la page. Les « Notes de l’équipe » accueillent des indications comme « il nous faut l’extrait du registre de cette année ».

  • Dossiers entiers et entrées répétables

    Là où vous l’avez prévu, le client sélectionne un dossier sur son ordinateur et il arrive entier, sous-dossiers compris. Dans les entrées répétables, il utilise « Ajouter un dépôt » pour chaque salarié, bien ou contrat.

  • Des corrections en ordre

    Tant qu’un fichier n’est pas validé, le client peut le remplacer ; s’il est refusé, il voit le motif et le redépose. Un document validé, en revanche, est verrouillé : pour changer une réponse qui le concerne, le client envoie une demande de modification et votre équipe décide.

  • Votre marque, pas la nôtre

    Le logo et les couleurs de votre entreprise accompagnent le client du premier au dernier écran. Il reconnaît qui lui écrit, et dépose en confiance.

Questions fréquentes

Le client doit-il installer quelque chose ?

Non. Un navigateur suffit, sur ordinateur ou sur téléphone : la page s’adapte à l’écran, et depuis le téléphone on peut aussi déposer des photos prises sur le moment.

Quelle taille peut avoir un fichier ?

Des fichiers jusqu’à la limite fixée par l’entreprise, 200 Mo au maximum : bien au-delà de la limite d’une pièce jointe. Pour de nombreux documents à la fois, il y a le dépôt multiple et, là où vous le prévoyez, le dossier entier.

Que se passe-t-il après l’échéance ?

L’échéance déclenche les rappels et vous montre qui est en retard ; elle ne ferme pas la page : le client peut encore déposer. C’est vous qui décidez quand suspendre ou clôturer la collecte.

Le client peut-il corriger un fichier déjà envoyé ?

Oui, tant qu’il n’a pas été validé : il dépose le nouveau fichier à la place de l’ancien, et votre équipe peut toujours consulter la version précédente. Si le document est déjà validé, il est verrouillé, et le modifier demande le feu vert de l’équipe.

Les autres fonctionnalités de Flow

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