Les dossiers du personnel, ordonnés et conservés conformément

Anagrafika rassemble entreprises, employés et leurs documents dans un seul dossier et les envoie en archivage à valeur probante conforme à la loi.

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Des données de référence éparpillées entre Excel, logiciels de gestion et dossiers

Les mêmes informations copiées à trois endroits différents, des carnets désalignés et des documents introuvables quand on en a besoin. Personne ne sait plus quelle est la bonne version.

Sans Anagrafika

  • Des fiches en double entre Excel, logiciel de gestion et carnet d’adresses
  • Des documents dans des dossiers anonymes, déconnectés de la fiche
  • Aucune source de vérité : quelle donnée est la bonne ?

Avec Anagrafika

  • Une seule fiche pour chaque entreprise et chaque personne
  • Chaque document relié à la fiche à laquelle il appartient
  • Une seule source de vérité, toujours alignée

Un dossier pour chaque employé, de la collecte à la conservation

Pour chaque entreprise et chaque employé, Anagrafika réunit les documents de la relation de travail : vous les chargez dans le dossier, les organisez par type, vérifiez que tout est complet et les envoyez en archivage à valeur probante conforme. Plus de dossiers éparpillés : un seul registre, toujours à jour et à l’épreuve des contrôles.

Entités et personnes, en relation entre elles

Pas de listes plates et déconnectées : Anagrafika met en relation les entités juridiques (entreprises, personnes morales) et les personnes physiques, vous comprenez donc en un coup d’œil qui appartient à quoi et quel rapport il a avec l’entreprise.

Contexte toujours clair Depuis une fiche entreprise, vous voyez les personnes reliées ; depuis une personne, les entités de référence.

Chaque document rattaché à la bonne fiche

Contrats, certificats, extraits : chaque document vit dans le contexte auquel il appartient, classé par type. Plus de dossiers anonymes où l’on ne retrouve rien.

Types de documents configurables Définissez vos types (contrats, certificats, extraits…) et classez tout en conséquence.

Personnes, entreprises et documents depuis une seule recherche

Une seule barre de recherche pour tout : vous tapez un nom, une raison sociale ou un document et trouvez tout de suite la bonne fiche, avec son contexte. Fini de sauter entre différents outils.

Tout depuis un seul point Personnes, entités et documents dans le même résultat, sans changer d’écran.

Tout ce qu’il faut pour les dossiers du personnel

  • Données des entreprises et des employés

    Vous enregistrez les entreprises avec n° TVA et code fiscal et les employés associés, dans une seule liste centralisée.

  • Dossier documentaire

    Chaque employé a son dossier : vous chargez les documents, les téléchargez et les retrouvez toujours à la bonne place.

  • Types et catégories

    Une bibliothèque de types de documents — lettre d’embauche, convention collective, indemnité de fin de contrat — organisés en catégories, avec les types obligatoires mis en évidence.

  • Profils et checklists de complétude

    Définissez par rôle les documents attendus et obligatoires : le dossier montre ce qui manque et à quel point il est complet.

  • Import massif depuis CSV

    Vous chargez les employés depuis un fichier CSV : le séparateur est reconnu tout seul, avec aperçu et erreurs signalées.

  • Versions et historique

    Chaque document conserve toutes ses versions, avec qui les a chargées et quand : pas d’écrasement à l’aveugle.

  • Signature et partage sécurisés

    Demandez la signature électronique d’un document avec Ksign et partagez-le avec des liens protégés par mot de passe et expiration.

  • Conservation conforme

    Les documents partent en archivage à valeur probante avec profils AgID, certificats numériques et reçus tracés.

Conservation conforme

Les documents en archivage à valeur probante, conformément à la loi

Anagrafika ne se contente pas d’archiver les documents : il les envoie en archivage à valeur probante selon les règles AgID, ils gardent ainsi pleine valeur légale dans le temps et résistent à un contrôle ou à une vérification.

  • Profils de conservation AgID Chaque type de document est associé au bon profil de conservation AgID, sans avoir à y penser à chaque fois.
  • Certificats et environnement de test Vous chargez les certificats numériques de l’organisation et testez le versement en staging avant de passer en production.
  • Registre des versements et reçus Suivez chaque document de « en attente » à « conservé » et téléchargez les reçus PDF et XML délivrés par le tiers archiveur.

Questions fréquentes sur Anagrafika

Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

C’est la conservation numérique conforme à la loi : les documents sont versés à un tiers archiveur selon les règles AgID et gardent leur valeur légale dans le temps, sans besoin de papier.

Puis-je tester la conservation avant de l’utiliser pour de bon ?

Oui : il y a un environnement de staging séparé de la production, vous vérifiez donc certificats et versements avant que la conservation ait un effet réel.

Comment charger beaucoup d’employés en une seule fois ?

Avec l’import depuis CSV : Anagrafika reconnaît le séparateur, affiche un aperçu et signale les erreurs avant de confirmer.

Où sont conservées les données ?

Les données d’Anagrafika sont sur des serveurs en Europe, chiffrées et conformes au RGPD, intégrées à l’écosystème Kamzan.