La collecte de documents auprès des clients et fournisseurs, guidée

Flow transforme la collecte de documents en un parcours guidé : demandez les bons fichiers aux personnes externes, avec échéances et rappels, sur des serveurs en Europe.

Demander une démo

Collecter des documents est une chasse sans fin

Des e-mails dans tous les sens, des fichiers erronés ou au mauvais format, des relances à la main : sans parcours guidé, la collecte traîne et vous ne savez jamais où vous en êtes.

Le problème

  • Des e-mails sans fin pour demander et redemander les documents.
  • Des fichiers manquants, erronés ou au format qui ne va pas.
  • Des relances à la main et aucune idée de qui a déposé quoi.

Avec Flow

  • Une demande guidée : vous demandez les bons fichiers, avec échéances et rappels automatiques.
  • Formats et caractère obligatoire contrôlés : seul ce qui est nécessaire arrive.
  • État en temps réel : vous savez qui a déposé, ce qui manque et ce qu’il faut valider.

De la demande au dossier ordonné, en un seul flux

Flow n’est pas un simple formulaire de dépôt : vous concevez le flux une fois — quels documents demander, dans quel ordre, avec quelles règles — et chaque client ou fournisseur suit le même parcours guidé. Vous contrôlez l’avancement, les échéances et la validation depuis un seul tableau de bord, et les fichiers arrivent déjà classés dans les dossiers de Kamzan Files.

Les types d’étapes de dépôt

Un flux se compose d’étapes : choisissez le bon type pour chaque demande — fichiers simples, dépôt libre, entrées répétées ou une question.

  • Dépôt simple

    Une ou plusieurs cases pour déposer des fichiers simples. Vous pouvez ajouter plusieurs cases dans la même étape.

  • Dépôt multiple

    Une seule case où la personne peut déposer plusieurs fichiers ensemble.

  • Dépôt répétable

    La personne ajoute N entrées avec étiquette et fichier — ex. un bulletin de paie par employé.

  • Question

    Le participant répond à une question à choix unique, multiple ou en texte libre.

  • À remplir

    La personne remplit un formulaire avec des champs prédéfinis, directement dans le flux.

  • Signature

    La personne signe un document numériquement, sans l’imprimer ni le numériser.

Construisez le flux comme vous voulez

Définissez zones, sujets, étapes et champs : pour chaque étape, choisissez le type — dépôt simple ou multiple, répétable, question, à remplir ou signature — les formats acceptés et ce qui est obligatoire. Choisissez aussi comment il se présente à celui qui dépose, par étapes ou en page unique, avec une vue d’ensemble toujours sous les yeux. Glissez, dupliquez et réordonnez en quelques clics, sans toucher une ligne de code.

Flux individuel ou co-flux

Choisissez comment le flux est rempli : une seule personne du début à la fin, ou plusieurs personnes ensemble sur le même flux.

Individuel

Une personne, du début à la fin

Une seule personne remplit toutes les étapes du flux, en autonomie.

Co-flux

Plusieurs personnes, chacune sa partie

Plusieurs personnes sur le même flux. Pour chaque étape, vous décidez :

  • Vous attribuez l’étape à la bonne personne
  • Vous masquez les étapes qui ne la concernent pas
De la demande au dossier ordonné, en un seul flux guidé : les bons documents, des bonnes personnes, sans courir après qui que ce soit.

Logique conditionnelle : le flux s’adapte

Selon les réponses, les bonnes étapes apparaissent et les inutiles disparaissent. Chaque personne ne voit que ce qui la concerne — pas de champs hors de propos.

Validation

Chaque document est contrôlé avant de clôturer la collecte

Flow ne se contente pas de collecter les fichiers : il vous fait vérifier que ce sont les bons. Chaque document passe par la validation — un validateur l’approuve ou le refuse avec un motif, et celui qui a déposé reçoit la demande de le recharger.

  • Approuvez ou refusez avec motif Chaque fichier devient approuvé, refusé ou en attente. Le refus part avec une note, même à partir de modèles prêts.
  • Plusieurs validateurs et échéances Vous attribuez plusieurs validateurs à une collecte, avec une échéance avant laquelle terminer les contrôles.
  • Demande de rechargement Quand un fichier est refusé, celui qui a déposé reçoit la demande et recharge seulement ce document.
Validation activée

Validation des documents, avec les bons rôles

Quand c’est nécessaire, vous activez la validation : chaque document déposé est contrôlé et approuvé ou refusé avant de clôturer la collecte. Chacun a son rôle.

  • Déposants

    Déposent les documents demandés — même sans compte : le lien suffit.

  • Validateurs

    Contrôlent chaque fichier et l’approuvent ou le refusent, avec un motif.

  • Coordinateurs

    Supervisent les flux pour les entreprises auxquelles ils sont associés.

  • Responsables

    Ont accès à la collecte et peuvent gérer les collectes.

Flow dialogue avec le reste de l’écosystème

La collecte de documents ne reste pas isolée : Flow s’intègre aux autres produits Kamzan, avec un seul accès et des données partagées.

  • Kore CRM

    Clients, entreprises et contacts sont partagés avec le CRM : vous envoyez les demandes aux bons contacts sans rien ressaisir.

  • Ksign

    Les documents collectés passent à la signature numérique avec Ksign, sans quitter l’écosystème.

  • Files

    Les fichiers validés arrivent classés dans les dossiers de Files, avec les permissions que vous gérez déjà.

Tout ce qu’il faut pour collecter des documents

  • Constructeur de flux

    Vous concevez le flux avec des zones, des sujets et des étapes : structure hiérarchique, mode assistant pas à pas ou page unique, brouillon et publication.

  • Types de champ et d’étape

    Champs pour PDF, images, documents et feuilles — simples ou multiples, obligatoires ou facultatifs — plus des étapes formulaire, question et signature numérique.

  • Logique conditionnelle et échéances

    Vous affichez ou masquez zones et étapes selon les réponses et fixez des échéances par flux, zone, sujet ou étape individuelle.

  • Portail des déposants et lien public

    Ceux qui doivent déposer accèdent depuis le portail avec connexion OTP par e-mail ou SMS, ou depuis un simple lien public sans compte — avec l’avancement toujours visible.

  • Coordinateurs, validateurs et déposants

    Des rôles dédiés pour chaque phase : le coordinateur suit ses clients, le validateur contrôle les fichiers et le déposant charge aussi pour le compte d’autres, externes ou internes à l’entreprise.

  • Questions, réponses et commentaires

    Celui qui dépose pose des questions et reçoit des réponses ; l’équipe utilise des commentaires internes et publics pour se coordonner sur chaque dossier.

  • Rappels et notifications

    Rappels automatiques d’échéance par e-mail et SMS, notifications d’achèvement et centre de notifications dans l’application, avec des e-mails à la marque de l’entreprise.

  • Sécurité et intégration

    Fichiers chiffrés et isolation multi-tenant : les documents collectés arrivent classés dans les dossiers de Kamzan Files, partagés avec le reste de l’écosystème.

Questions fréquentes sur Flow

Celui qui dépose les documents doit-il avoir un compte ?

Non : Flow envoie un lien sécurisé, les utilisateurs externes déposent donc les fichiers sans compte Kamzan.

Puis-je décider quels documents demander ?

Oui : avec Flow, vous construisez des workflows guidés qui indiquent exactement quels documents déposer et dans quel ordre.

Puis-je fixer des échéances ?

Oui : Flow gère échéances et rappels automatiques, en réduisant les relances manuelles.

Où sont conservés les documents collectés ?

Les données de Flow sont sur des serveurs en Europe, chiffrées et conformes au RGPD, intégrées à l’écosystème Kamzan.