Accessi
Ognuno vede le sue cartelle, e nessun’altra
Un dipendente, un collaboratore esterno, un ospite e un revisore non hanno bisogno delle stesse cose. In Files hanno tipologie diverse, livelli di accesso diversi sulle cartelle, gruppi diversi e, dove serve, un accesso che scade da solo.
Tre domande, tre strumenti: chi sei, cosa vedi, con chi
La tipologia di utente dice chi sei per Files — Amministratore, Gestore, Dipendente, Collaboratore, Guest o una tua — e quali privilegi hai in generale: quali sezioni vedi, se hai uno spazio personale, se puoi usare il desktop o la chat documentale. Il livello di accesso dice cosa puoi fare su una cartella: Manager, Editor, Viewer, Guest o uno tuo, permesso per permesso. Il gruppo dice con chi lo condividi: chi entra nel gruppo eredita le sue cartelle, chi esce le perde. Si assegna in alto, vale in basso.
Come funziona
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Dai una tipologia alla persona
La tipologia dice cosa può fare in generale: se amministra membri e livelli, se ha uno spazio personale, se usa il desktop o la chat documentale, quali sezioni vede. Un Collaboratore esterno lavora nei workspace; un Guest vede una home semplificata con i suoi accessi diretti.
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Assegna le cartelle, con un livello
«Fornisci accesso» su una cartella: scegli la persona o il gruppo, il livello, e se vuoi una scadenza. Il pannello mostra accanto gli accessi diretti e quelli ereditati dalle cartelle sopra.
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Lascia che i gruppi facciano il resto
Amministrazione dentro Direzione, Cantiere Nord dentro Cantieri. Chi entra nel gruppo eredita le sue cartelle; chi esce le perde. Nessuna lista di persone da aggiornare a mano.
Il permesso in più è quello che si scopre dopo la fuga.
Cosa puoi fare
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Cinque tipologie, più le tue
Amministratore, Gestore, Dipendente, Collaboratore, Guest: privilegi raggruppati per attività amministrative, uso, sezioni visibili. La tipologia «Studio esterno» si fa in due minuti.
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Permessi granulari per cartella
Contenuti, controllo file, classificazione, stato documento, approvazioni, note, collaborazione, condivisione, amministrazione, estensioni: ogni livello di accesso è una combinazione che decidi tu.
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Accesso che scade
Il consulente per la due diligence ha accesso fino al 30 giugno. Il primo luglio non serve ricordarsi di toglierlo.
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Gruppi su due livelli
Gruppo padre e sottogruppi, con un responsabile e un colore. Le cartelle assegnate al gruppo arrivano a tutti, anche a chi entra domani.
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Auditor: vede, non tocca
Un ruolo per il revisore o il DPO: legge le condivisioni, il registro degli accessi e i log, senza poter modificare né scaricare.
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Chi ha accesso senza essere membro
Il workspace segnala le persone che arrivano alle sue cartelle da un’assegnazione vecchia o da una cartella spostata. Decidi tu se lasciarle o staccarle.
Approfondimenti
Il modello
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Spazio aziendale, non personale
Nei servizi nati per il consumo personale ogni persona ha il suo spazio e condivide qualche cartella con i colleghi: quando cambia lavoro, le cartelle vanno via con lei. Files parte dal verso opposto. L’archivio è uno, dell’azienda; le cartelle di primo livello le decide chi amministra; le persone ricevono un accesso, con un livello, su una parte dell’albero. Nessuno «possiede» la cartella di un cliente.
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Un solo accesso all’ecosistema
Chi entra in Files è la stessa persona che manda un contratto in firma con kSign, scrive con kMail, apre una data room in kVDR e riceve documenti con Flow. Non perché le password sono uguali: perché l’account è uno. Files prende le persone da Kamzan Account e aggiunge solo quello che gli serve — la tipologia, i livelli, i gruppi.
Chi può fare cosa
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Tipologie di utente
La tipologia decide i privilegi generali di una persona: se amministra, se ha uno spazio personale, quali sezioni vede, se è interna o esterna all’azienda. Cinque pronte, le tue quante ne servono.
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Livelli di accesso e permessi
Un livello di accesso è un elenco di permessi con un nome. Manager, Editor, Viewer e Guest sono pronti; i tuoi li componi spuntando quello che serve, permesso per permesso, e li assegni a persone o gruppi su ogni cartella.
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Gruppi, assegnazioni e auditor
Un gruppo ha un responsabile, un colore, dei sottogruppi e delle cartelle. Chi ne fa parte eredita le cartelle e i livelli; chi esce li perde. Il consulente ha un accesso con la data di fine, e il revisore un ruolo che vede tutto e non modifica niente.
Domande frequenti
Cosa succede quando una persona esce dall’azienda?
Si disattiva l’utente in Kamzan Account e perde ogni accesso in tutti i prodotti. I suoi file restano nelle cartelle dell’azienda, con il nome del creatore ancora leggibile su ogni riga; lo spazio personale si chiude verso la persona, in un archivio protetto.
Posso vedere Files «come» un utente per controllare cosa vede?
Sì, chi amministra può impersonare un utente in sola lettura per verificare i permessi. L’operazione finisce nel log di audit.
I permessi valgono anche dall’app desktop?
Sì. L’app desktop e il browser passano dalla stessa verifica: se non puoi cancellare dal browser, non puoi cancellare dal computer.
Le altre funzionalità di Files
Porta i file della tua azienda nel cloud
Richiedi una demo: ti mostriamo come Files rende l’archiviazione e la condivisione semplici e sicure.
Alex