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Documenti

Il documento si lavora dov’è, senza scaricarlo

Apri il contratto in Word dentro il browser, annota il PDF del cliente, lascia un commento con la menzione al collega. Se qualcuno ha già il file aperto lo vedi, e non lo sovrascrivi.

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Meno copie in giro, meno «quale versione è quella buona?»

Il file scaricato, modificato e rimandato per email è la fonte di tutte le versioni sbagliate. In Files i documenti Office si aprono in OnlyOffice nel browser, e ogni salvataggio è una versione; i PDF si annotano con penna, evidenziatore, testo e forme; i file di testo e di codice hanno il loro editor con la sintassi colorata. Intorno al file: commenti con risposte, menzioni e reazioni, una chat per cartella, e la bacheca per quello che tutti devono vedere.

Come funziona

  1. Apri nell’editor

    Dall’anteprima, «Apri nell’editor»: Word, Excel, PowerPoint e i formati aperti si modificano in OnlyOffice. Il file resta cifrato in archivio; la versione precedente resta 90 giorni.

  2. Annota, commenta, menziona

    Otto strumenti sul PDF, dal tratto libero alla freccia. Nel pannello commenti scrivi @Giulia e lei riceve la notifica; le reazioni chiudono la discussione senza un altro messaggio.

  3. Chi ha il file aperto lo vedi

    Quando un collega apre il file dal desktop, l’icona del lucchetto compare in tempo reale a tutti gli altri. Il blocco scade da solo se il computer si spegne.

Una versione sola, con sopra i nomi di chi l’ha toccata.

Cosa puoi fare

  • OnlyOffice integrato

    Documenti, fogli e presentazioni nel browser, con anteprima in PDF di qualsiasi file Office anche senza aprirlo.

  • Annotatore PDF

    Penna, evidenziatore, testo, rettangolo, cerchio, freccia, linea, gomma. Il PDF annotato è una nuova versione, l’originale resta.

  • Editor di testo e codice

    Oltre quaranta estensioni — .md, .json, .csv, .sql, .py — con numeri di riga e sintassi colorata, direttamente sul file in archivio.

  • Commenti con menzioni e reazioni

    Discussioni con risposte su file e cartelle, menzioni con autocompletamento, letto/non letto. Gli autori esterni si anonimizzano se serve.

  • Chat e bacheca

    Una chat legata alla cartella o al workspace, con chi ne è membro. Sulla bacheca si appuntano file, cartelle e avvisi per tutti.

  • Modelli di documento

    Il preventivo, la lettera d’incarico, il verbale: modelli pronti da cui nasce il nuovo file, già nella cartella giusta.

Approfondimenti

Scrivere e commentare

  • Editor collaborativo

    Niente «scarica, modifica, ricarica come v2». Il Word, l’Excel o il PowerPoint si apre nel browser, dentro Files, con OnlyOffice. Se un collega lo apre anche lui, scrivete insieme nella stessa sessione, e il badge sul file dice «Marco + 1 altro ci stanno lavorando».

  • Editor di testo

    Un appunto .txt, la configurazione .yaml, il .json esportato dal gestionale, il .md della procedura: si aprono e si correggono dentro Files, con un editor che capisce il formato. Senza scaricare, senza il Blocco Note, senza ricaricare.

  • Documenti aziendali

    In ogni azienda c’è una «Carta intestata_v3_FINALE_ok.docx» che gira per email. Con Documenti aziendali i modelli vivono in un posto solo: chi deve scrivere una lettera fa «Nuovo da modello» nella cartella del cliente, e il documento nasce già impaginato, pronto nell’editor online.

  • Commenti

    «Ma la clausola 4 l’abbiamo cambiata?» — chiesto in chat, si perde; scritto come commento sul contratto, resta lì con la risposta, la reazione e chi lo ha letto. I commenti stanno sul file o sulla cartella, con menzioni che avvisano, thread che tengono l’ordine e un contatore dei non letti.

Lavorare sui PDF

  • Annotazione PDF

    La bozza del contratto da rivedere, la tavola con l’errore da segnare, il preventivo da timbrare «Approvato»: si apre il PDF in Files e si disegna sopra — penna, evidenziatore, testo, frecce, forme, timbri, note. Poi si salva: sull’originale, come versione nuova, oppure su una copia.

  • Compilazione moduli PDF

    L’autocertificazione, il modulo della banca, la richiesta di ferie: PDF con i campi già pronti. In Files li compili dove stanno — testo, caselle, tendine, scelte, firma — e salvi il modulo compilato come versione nuova o come copia. Niente stampa, niente scansione storta.

  • Modifica PDF

    Il Word originale non c’è più, il PDF ha un refuso a pagina 3 e manca l’allegato. Modifica PDF apre il file nell’editor OnlyOffice: riscrivi il testo, aggiungi o togli pagine, salvi. La versione di prima resta nello storico; se preferisci, lavori su una copia.

Tornare indietro

  • Versioni

    Qualcuno ha salvato sopra il preventivo buono. Il listino ricaricato aveva la colonna sbagliata. Il contratto corretto in OnlyOffice ha perso un articolo. In Files nessuno di questi è un problema: ogni volta che il contenuto di un file cambia, quello di prima resta nello storico, con numero, data e peso. Si scarica, si rimette al suo posto.

Domande frequenti

Serve Microsoft Office?

No. OnlyOffice apre e salva i formati Office e OpenDocument nel browser. Se preferisci Word sul computer, «Apri in locale» dal desktop lo fa, con il blocco di modifica attivo.

Due persone possono modificare lo stesso documento insieme?

In OnlyOffice nel browser sì, con le modifiche visibili in tempo reale. Dal desktop il file è bloccato per chi lo apre: gli altri lo vedono in sola lettura finché non viene chiuso.

Il cliente esterno può commentare?

Sì, se il suo profilo o il suo livello di accesso lo permette. Puoi anche anonimizzare gli autori esterni nei commenti che escono dall’azienda.

Le altre funzionalità di Files

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