Un archivio in cui si ritrova, non solo si mette

Come funziona

1. 01

   Crea la struttura una volta

   Cartelle su quanti livelli vuoi, con icona e colore. Una struttura che funziona — «Cliente / Contratti / Fatture / Corrispondenza» — si salva come template e si applica al cliente successivo con un clic.

2. 02

   Raggruppa in un workspace

   Un workspace tiene insieme le cartelle di un cliente o di una commessa, i suoi membri e le sue regole. Chi entra vede il quadro: quanti file, quante cartelle, chi è responsabile.

3. 03

   Ritrova con la ricerca o con la galleria

   La ricerca filtra per nome, tipo, etichetta, autore e data, anche dentro il cestino. Le immagini si sfogliano in galleria, con le copertine delle cartelle e i tag che l’AI ha messo da sola.

Cosa puoi fare

• Chi ha accesso, sempre in vista

  Avatar accanto a ogni cartella e banner «Chi ha accesso» in basso: persone, gruppi e ruoli, con i marcatori di quello che è ereditato.

• Template di struttura

  Salva una cartella come modello e applicalo altrove: solo cartelle, niente file, niente errori di battitura al terzo cliente.

• Etichette, note e bacheca

  Etichette colorate su file e cartelle, una nota appuntata dove serve, e la bacheca per quello che tutti devono vedere questa settimana.

• Galleria con copertine

  Le cartelle con immagini diventano album con la copertina generata da sole; da lì si sceglie e si manda un PDF al cliente.

• Indice cartella in Excel

  Un XLSX con percorso, tipo, dimensione, autore, date, hash SHA-256, versioni e condivisioni di ogni file: l’inventario che il revisore chiede.

• Dashboard e cestino

  Widget per preferiti, recenti, spazio personale, condivisioni e scadenze. Il cestino tiene i file 30 giorni e li rimette dov’erano.

Approfondimenti

Dare una forma

• Template struttura cartelle

  «01 Contratto, 02 Documenti, 03 Corrispondenza, 04 Fatture» — e sotto Fatture «2025, 2026». Al terzo cliente qualcuno scrive «Fatturre». Un template di struttura salva l’albero e lo riapplica identico: cartelle e sottocartelle, senza file, senza errori di battitura.

• Clona struttura

  La cartella «2025» ha dodici mesi, ognuno con «Entrate», «Uscite», «Banca». Per il 2026 non la ricostruisci: tasto destro → Clona struttura → destinazione. Le cartelle ci sono tutte, vuote, in dieci secondi.

• Riorganizzazione automatica

  L’archivio ereditato da un server o da un vecchio gestionale: cartelle per data di scansione, nomi come «doc_0231». La riorganizzazione automatica legge i file, capisce cosa sono e propone due o tre modi di ordinarli — per cliente e anno, per tipologia, per pratica. Vedi le proposte affiancate, ne scegli una, e per trenta giorni puoi ripensarci.

Descrivere e ritrovare

• Etichette

  Le cartelle dicono dove sta un file; le etichette dicono cos’è, per chi, in che stato — e un file può averne più d’una. Le etichette dell’azienda le vedono tutti; le tue personali solo tu; e le regole per parola chiave etichettano da sole quello che arriva: «fattura» nel testo, etichetta «Fattura» sul file.

• Campi per ricerca

  Un’etichetta dice «fattura». Un campo dice «importo: 7.400 €», «cliente: Marino», «data documento: 12/03/2026» — e la ricerca lo capisce: maggiore di, fra, prima di. I campi si definiscono una volta per tutta l’azienda e si compilano sui file, in un pannello o in blocco su una selezione.

• Galleria

  IMG_4021.jpg non dice niente. La Galleria mostra le immagini e i video dell’archivio come immagini: una copertina per cartella, l’albero dei sopralluoghi, delle fiere, dei prodotti. Cerchi «la foto del cantiere con la gru» e la trovi, anche se nessuno l’ha mai rinominata.

• Indice cartella XLSX

  Consegni la documentazione di una pratica e vuoi che resti scritto cosa c’era dentro: nome, percorso, dimensione, chi l’ha caricato, quando, quante versioni, con chi era condiviso — e l’impronta SHA-256 di ogni file, che dimostra che quello era il file. Un XLSX, generato dal tasto destro.

Spazi e raccolte

• Spazio personale

  Le bozze che non sono pronte, gli appunti, i documenti personali che servono per lavoro: lo spazio personale è la parte di Files che è tua e basta. Ha una quota dedicata, non compare a nessun altro — amministratori compresi — e quello che vuoi far vedere lo condividi tu, a chi decidi tu.

• Bacheca

  L’archivio ha migliaia di file; tu, questa settimana, ne usi sette, più due cartelle, il link al gestionale e un promemoria. La Bacheca li tiene insieme: contenitori che chiami come vuoi, pin che trascini, note che scrivi lì. È tua, e un contenitore lo puoi condividere con chi lavora con te.

• Archivio allegati email

  Ogni allegato che entra nella tua casella kMail viene salvato da solo nel tuo spazio personale di Files, dentro un albero che si costruisce da sé: casella, mittente, conversazione. Il preventivo del fornitore lo ritrovi per fornitore, non scorrendo la posta di marzo.