Cifrato per la tua azienda, non per il cloud

Come funziona

1. 01

   Metti in cassaforte quello che scotta

   La cassaforte è uno spazio a parte: niente link pubblici, niente anteprime fuori, accesso a chi decidi tu e una seconda copia con revisione. Se un amministratore prova a entrarci per conto di un altro, non ci riesce.

2. 02

   Blocca quello che non si deve toccare

   Legal hold su una cartella: nessuna cancellazione, nessuna modifica, finché il contenzioso non è chiuso. Il blocco manuale su un file protegge la versione firmata; la conservazione sostitutiva la porta a norma.

3. 03

   Leggi cosa è successo, quando vuoi

   Il log di audit dice chi ha fatto cosa e quando; il registro delle condivisioni dice chi ha aperto cosa da dove. La copia su storage write-once c’è anche se qualcuno cancella dal database.

Cosa puoi fare

• Una chiave per azienda

  AES-256-GCM con chiave derivata per tenant e verifica dell’impronta della chiave madre; backup cifrato con passphrase di recupero.

• Cassaforte

  Spazio chiuso senza superficie pubblica: niente link, niente derivati fuori, cestino separato, seconda copia con revisione e procedura d’emergenza.

• Legal hold e conservazione

  Blocco legale per cartella, regole di conservazione nel tempo, conservazione sostitutiva per i documenti che devono valere tra dieci anni.

• Versioni e blocco file

  Ogni sovrascrittura tiene la versione precedente per 90 giorni. Il blocco di modifica dal desktop evita che due persone salvino sopra lo stesso file.

• Filigrana su PDF, immagini e video

  Testo o email di chi guarda, in diagonale o in testata, con l’opacità che scegli: incisa su PDF e immagini, in sovraimpressione sui video in anteprima — con il download del file pulito bloccato.

• Blocchi di sicurezza

  Stampa, screenshot, tasto destro e copia ostacolati; quando la finestra perde il fuoco o il puntatore va verso i menu del browser, lo schermo si copre con «Riservato» o con l’email di chi guarda. Chi ne è esente lo decidi per tipologia di utente.

Approfondimenti

Proteggere i documenti

• Cassaforte

  Con il tasto destro metti un file in cassaforte e scegli un codice numerico. Il file resta visibile in elenco, ma il contenuto si apre solo con quel codice, che decidi tu a chi dire. Serve dove il documento riguarda proprio chi ha le chiavi del sistema: buste paga, provvedimenti disciplinari, verbali, segnalazioni.

• Watermark

  Una filigrana sui PDF e sulle immagini: un testo tuo — RISERVATO, BOZZA, CONFIDENZIALE — oppure l’email di chi visualizza o scarica. Diagonale, in testa, a piè di pagina o al centro, con l’opacità e il colore che scegli tu.

• Anonimizzatore

  Maschera i dati personali di atti, contratti, sentenze, referti tenendo intatto il contenuto giuridico o clinico. Il rilevamento avviene interamente sui nostri server: nessun dato viene inviato a servizi esterni.

• Cartella riservata

  La cartella della trattativa, del contenzioso, della riorganizzazione: per qualche settimana deve sparire dalla vista di tutti. «Rendi riservata» la nasconde a chiunque non sia amministratore di Files, sottocartelle comprese. Quando la riapri, chi aveva accesso ce l’ha di nuovo, senza rifare niente.

• Cartella in sola lettura

  La pratica chiusa che non deve più cambiare, o la cartella su cui devono scrivere due persone e basta. «Archivia» la mette in sola lettura per tutti, amministratori inclusi; «Proteggi» per tutti tranne chi scegli. Con una scadenza se serve, a cascata su sottocartelle e file.

• Retention e legal hold

  Fatture, buste paga, contratti, cartelle cliniche: documenti che la legge chiede di tenere per un periodo preciso. La retention li blocca fino a quella data: non si cestinano, non si sovrascrivono, non si eliminano — nemmeno dall’amministratore. E quando il periodo finisce, la distruzione è tracciata.

Provare e conservare

• Marca temporale blockchain

  Files calcola l’impronta SHA-256 del contenuto e la ancora alla blockchain Bitcoin tramite OpenTimestamps. Ne esce una prova immutabile che quel file, così com’è, esisteva in quel momento — verificabile da chiunque, anche senza Kamzan.

• Conservazione sostitutiva

  Invio in conservazione a norma AgID tramite Intesi Group, conservatore accreditato: versamento del file con i suoi metadati, registro delle ricevute, integrità certificata nel tempo. Per buste paga, contratti, fatture, verbali: tutto ciò che la legge chiede di conservare, non solo di tenere.

• Firma elettronica con kSign

  Il contratto è in Files, i firmatari sono in kSign. «Invia a firma» dal tasto destro apre la richiesta di firma sul documento che hai davanti: scegli chi firma e come, e kSign fa il suo lavoro. Richiede il prodotto kSign attivo nella tua azienda.

• Traccia aperture

  Attivala su una cartella e ogni apertura dei file viene registrata: persona, data, indirizzo IP, modalità. Un badge sul file dice quante persone lo hanno aperto; il dettaglio è a un click. Vale per il commercialista che manda il bilancio, il CAF che consegna il 730, chiunque debba sapere che il cliente ha letto.

• Scadenza file

  Ogni documento che ha una data di fine — polizza, certificazione, contratto, autorizzazione — porta la sua scadenza in Files. Un promemoria arriva prima, alla scadenza succede quello che hai deciso per quella cartella, e la raccolta «In scadenza» mostra cosa sta per finire, in ordine di urgenza.

Controllare chi accede

• Auditor

  L’auditor vede tutte le condivisioni, gli accessi e i login di ogni utente di Files; può indagare, chiedere spiegazioni e revocare. E ogni sua azione — ispezione, report, domanda, indagine — è registrata e visibile agli amministratori. Per il DPO, il responsabile compliance, il revisore che deve rispondere «chi aveva accesso a questo, e quando».

• Motivazione cambio accesso

  Ogni volta che qualcuno assegna, modifica o revoca un livello di accesso, Files chiede una motivazione e non procede senza. Il registro conserva chi ha fatto la modifica, a chi, su quale cartella o file, da quale livello a quale, e perché. Amministratori e auditor ricevono un’email.

• Vedi come utente

  «Perché Marco non vede la cartella Fornitori?» Invece di chiamare Marco, la apri come la vede lui: cartelle, file e permessi effettivi, in sola lettura, con un banner che ricorda sempre di chi è la vista. Lo spazio personale è escluso e ogni sessione è registrata.

• Controlli archivio

  Ogni settimana o ogni mese Files segnala i file inattivi: quelli condivisi ma che nessun destinatario ha mai aperto, e quelli che nessuno condivide o assegna più da tempo. Il report arriva via email e nel Centro di controllo. Nessun file viene eliminato o spostato: solo segnalato.

• Scadenza utenze

  Lo stagista di marzo, il consulente del progetto, il revisore dell’audit: utenze che hanno una fine, e che nessuno si ricorda di chiudere. Con la scadenza utenze ogni utenza può avere una data di fine — o sospendersi dopo un periodo di inattività. Alla scadenza l’accesso si blocca; dati e account restano, e si rinnova in un click.