Le regole del progetto stanno nel progetto

Come funziona

1. 01

   Apri il workspace e mettici le regole

   Tre passaggi: nome e cliente collegato, membri (persone o gruppi, con chi è responsabile), policy. Le cartelle che ci porti dentro ereditano tutto.

2. 02

   Le richieste arrivano in una coda

   Chi vuole scaricare, caricare o cancellare dove serve approvazione lascia una richiesta con la motivazione. Il responsabile approva o nega dalla pagina Approvazioni, e chi ha chiesto riceve la risposta.

3. 03

   La presa visione resta scritta

   Su una cartella «Procedure» attivi la presa visione: chi ha accesso riceve l’avviso, apre, conferma. Il responsabile vede chi ha confermato e chi no, e può sollecitare.

Cosa puoi fare

• Panoramica del workspace

  File, cartelle, peso, membri con ruolo, ultimi file e attività. Un avviso se una cartella è arrivata da fuori o se qualcuno ci accede senza essere membro.

• Approvazioni con motivazione

  Ogni richiesta porta chi, cosa, perché e quando scade. Approvata, negata, scaduta o annullata: lo stato resta.

• Notifiche per cartella

  Quattro tipi — caricamento, presa visione, download, entrambi — a tutti, a persone scelte o a gruppi, in app o via email, ereditati dalle sottocartelle.

• Scadenze e reminder di caricamento

  Documenti che scadono — polizze, certificazioni — con l’avviso che parte prima. E reminder di caricamento una tantum, settimanali o mensili: «entro il 5 carica le presenze», senza che nessuno lo scriva a mano.

• Stato dei documenti e automazioni

  «Bozza», «In revisione», «Approvato»: uno stato per file e un’automazione che lo sposta o avvisa quando cambia.

• Feed delle attività

  Caricato, modificato, bloccato, condiviso, commentato: la storia di ogni cartella, filtrabile per persona e tipo di azione.

Approfondimenti

Lavorare insieme

• Workspace

  Il cliente Marino ha dieci cartelle sparse, tre colleghi che ci lavorano, uno studio esterno che deve solo leggere. Un workspace le tiene insieme: membri con un ruolo, regole che valgono su tutto quello che c’è dentro, una panoramica che dice cosa è successo. E quando la commessa finisce, si chiude.

• Notifiche cartella

  Il cliente carica il bilancio: il commercialista lo sa subito. L’azienda pubblica il regolamento: ogni dipendente conferma di averlo letto, e resta scritto. Il 5 del mese, chi non ha ancora caricato le presenze riceve il sollecito, con l’elenco di quello che manca. Tutto per cartella, senza email scritte a mano.

• Attività

  Torni dalle ferie e la cartella del cliente è cambiata: chi ha caricato cosa, chi ha spostato la bozza, chi ha condiviso con lo studio esterno, chi ha approvato. Il feed delle attività lo racconta in ordine, per cartella o per tutto l’archivio, con i filtri per persona e per tipo di azione — e un riepilogo via email se preferisci leggerlo la mattina.

Far girare i documenti

• Percorsi documento

  «Contratto_v3_DEF_approvato.docx» è un percorso di stati scritto male. Con i Percorsi documento ogni file ha uno stato vero — Bozza, In revisione, Approvato, Pubblicato — con un badge in elenco, la cronologia di chi lo ha cambiato e quando, e le regole: da dove si può andare dove, quale stato blocca le modifiche, quale chiude.

• Approvazione

  Il preventivo prima di uscire, la procedura prima di pubblicarla, il verbale prima di archiviarlo: «Richiedi approvazione» a un revisore — o a più, uno dopo l’altro. Nell’attesa il file è congelato; il revisore approva, o rifiuta scrivendo cosa manca; se nessuno risponde, la richiesta scade da sola dopo sette giorni.

• Richiesta file

  Le presenze da dodici persone, il documento d’identità dal nuovo assunto, la relazione dal consulente. Una richiesta file dice a chi, cosa, dove ed entro quando; chi riceve carica nella cartella giusta, e tu vedi in una dashboard chi ha consegnato, chi è in corso, chi manca — senza rincorrere nessuno via email.

• Regole automatiche

  Ogni PDF caricato in «Offerte» esce con la filigrana e l’etichetta «Da inviare», e Marco riceve una notifica. Ogni file che entra in «Approvato» viene copiato in «Pubblicati». Le regole automatiche lo fanno da sole, in ordine, e scrivono nel registro cosa hanno fatto.