Um produto

Construção do fluxo

Descreva uma vez o que precisa e reutilize-o para cada cliente

Organiza o pedido em áreas, temas e passos, e em cada passo escolhe o que pedir: um ficheiro, vários ficheiros, um formulário para preencher, uma assinatura ou uma pergunta. O fluxo torna-se um modelo: ativa-o para todos os clientes que quiser, sem reescrever a lista de cada vez.

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A lista de documentos não pode viver num e-mail

Quem recolhe documentos por profissão conhece o guião: um e-mail com a lista, respostas com anexos dispersos, ficheiros chamados «digitalizacao001.pdf» e a pergunta «faltava alguma coisa?». No Flow a lista torna-se uma estrutura: cada pedido tem o seu lugar, os seus formatos e o seu nome. O cliente sabe o que carregar, e a sua equipa sabe onde o encontrar.

Como funciona

  1. Dê forma ao pedido

    Um assistente em cinco passos: Informações, Organização, Visualização, Estrutura, Resumo. Escolhe se apresenta os passos diretamente, os agrupa em temas ou os divide em áreas temáticas, como «Documentação societária» e «Documentação fiscal».

  2. Escolha o que pedir em cada passo

    Carregamento único, múltiplo ou repetível, preenchimento de documento, assinatura eletrónica ou pergunta. Em cada campo decide se é obrigatório, que formatos aceita e com que nome vai chegar o ficheiro.

  3. Guarde-o e reutilize-o

    O fluxo guardado é um modelo: ativa-o para cada cliente ou fornecedor, duplica-o para criar uma variante, exporta-o em JSON e volta a importá-lo quando precisar. As áreas e os temas já escritos importam-se de outros fluxos.

A lista de documentos torna-se um percurso.

O que pode fazer

  • Seis tipos de passo

    Uma caixa para a certidão comercial, duas caixas Frente e Verso para o cartão de cidadão, um carregamento múltiplo para as faturas do trimestre. Ou um formulário para preencher, um PDF para assinar com o kSign, uma pergunta. Cada passo pede uma só coisa, e o cliente percebe logo o que é preciso.

  • Entradas repetíveis

    Os recibos de vencimento de cada colaborador, os documentos de cada imóvel: com o carregamento repetível é o cliente que acrescenta as entradas, cada uma com a sua etiqueta. Também um tema inteiro pode ser repetível, com um conjunto de ficheiros para cada instância.

  • Perguntas que orientam

    Escolha única, menu pendente, sim/não, texto livre, número com a respetiva unidade de medida, data. Pode pedir que se anexe um ficheiro à resposta, opcional ou obrigatório: «Tem endereço de correio eletrónico certificado? Anexe o comprovativo.»

  • Ficheiros que chegam com o nome certo

    Cada ficheiro recebe o nome do passo e do campo: acabou-se o «digitalizacao001.pdf». Com «Nome do utilizador» é o cliente que lhe dá nome, útil quando o mesmo campo recebe documentos diferentes. Com «Carregar pasta inteira» chegam também as subpastas, tal como estão.

  • Formatos sob controlo

    PDF, imagens, documentos, folhas de cálculo, apresentações, ficheiros assinados P7M, arquivos comprimidos: em cada campo escolhe o que aceitar, e um ficheiro com a extensão errada não entra. O tamanho máximo dos ficheiros é definido pela empresa.

  • Um catálogo arrumado

    Categorias com a sua cor para reencontrar os fluxos, como «Integração de clientes» ou «Declaração de IRS», duplicação com um clique, importação de áreas e temas de outros fluxos. O construtor foi pensado para o ecrã do computador, onde se trabalha com calma.

Perguntas frequentes

Tenho de reconstruir o fluxo para cada cliente?

Não. O fluxo é um modelo: constrói-o uma vez e ativa-o sempre que for preciso, para o Studio Morelli como para a Ferrari Design. Cada ativação é uma recolha à parte, com os seus participantes, prazos e ficheiros.

Posso pedir um formulário para preencher em vez de um ficheiro?

Sim, com o passo Preenchimento de documento. Um PDF com campos preenchíveis completa-se diretamente no navegador; Word e Excel preenchem-se online com a extensão «Preenchimento de documentos online». Em qualquer caso, o cliente pode também transferir o modelo, preenchê-lo e voltar a carregá-lo.

O Flow verifica o conteúdo dos documentos?

O Flow verifica o formato, pela extensão do ficheiro: se o campo só aceita PDF, uma fotografia não entra. O conteúdo é verificado por uma pessoa da sua equipa, na revisão de documentos: válido ou rejeitado, com o motivo.

Se alterar um fluxo já ativo, o que acontece às recolhas em curso?

A decisão é sua. Pode aplicar as alterações às recolhas que selecionar, e os participantes são avisados; ou, para não mexer nas que já arrancaram, guarda as alterações como um novo modelo.

Posso construir um fluxo a partir do telemóvel?

Os fluxos constroem-se no computador: áreas, temas e campos pedem um ecrã amplo. Os seus clientes, pelo contrário, carregam sem problemas também a partir do telemóvel.

As outras funcionalidades do Flow

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