Um produto

Painel e resumos

Quem entregou e quem não, num relance

Nada de folhas de Excel cheias de cruzes nem caixas de correio para reler. O Flow mostra-lhe que recolhas estão paradas, quais esperam uma revisão e quais estão perto do prazo, e para cada cliente a lista exata do que falta.

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Saber em que ponto está não devia exigir uma reunião

Quando os clientes são trinta e os documentos de cada um uma dúzia, a pergunta «quem nos falta?» come as manhãs. O Flow responde sozinho. O painel divide as recolhas por estado; o resumo de cada recolha mostra, participante a participante, o que está carregado, o que está por validar e o que foi rejeitado. As perguntas dos clientes estão junto ao passo a que se referem, e cada ação, do primeiro carregamento ao último lembrete, fica no registo de atividade. Se trabalham muitos, cada coordenador vê as suas empresas clientes e nada mais.

Como funciona

  1. Olha para o painel

    Seis contadores dizem-lhe logo para onde olhar: Não iniciadas, Em curso, Por validar, Concluídas, Perto do prazo, Expiradas. Um clique e vê as recolhas desse grupo.

  2. Abre o resumo

    Cada recolha tem os seus separadores: Carregamento, Validação, P&R, Prazos, Atividade. Filtra os ficheiros por Todos, Carregados, Em falta ou Rejeitados e encontra logo o que procura.

  3. Age onde é preciso

    A partir daí lembra quem está atrasado, responde a uma pergunta, descarrega o CSV de resumo ou o ZIP dos documentos. Quando a recolha termina, põe-na em pausa ou arquiva-a.

Quem nos falta? O Flow sabe antes de perguntar.

O que pode fazer

  • Cada coordenador, os seus clientes

    Com a Coordenação atribui as empresas clientes aos colegas: cada um acompanha as suas recolhas, em cartões ou em tabela, sem se perder nas dos outros. Se um cliente muda de responsável, a visibilidade acompanha.

  • Perguntas junto ao passo

    Quando um cliente pergunta «que certidão precisam?», a pergunta chega ao separador P&R ligado ao passo certo. Responde a partir daí, e acrescenta comentários internos que o cliente não vê, ou públicos que lê.

  • O registo de cada passo

    Carregamentos, validações, lembretes, alterações de prazo, participantes acrescentados ou removidos: mais de 35 tipos de evento ficam no separador Atividade, com quem fez o quê e quando. O Registo de auditoria indica quem criou ou alterou fluxos, recolhas e pedidos, e quando.

  • CSV e ZIP com um clique

    Descarregue o CSV de resumo da recolha, ou receba-o por e-mail, e o ZIP de todos os documentos com pastas por participante. Com a extensão Analytics vê a evolução dos carregamentos e das validações.

  • Notificações a quem deve saber

    Um ficheiro carregado, uma recolha concluída, uma pergunta, uma assinatura recebida, uma validação atrasada: o Flow avisa na app e por e-mail as pessoas com o papel certo, não o escritório inteiro.

  • Pausa, arquivo e lixo

    Ponha uma recolha em pausa e os participantes não carregam até a reativar; arquive-a quando terminar e os ficheiros continuam consultáveis. Uma recolha apagada por engano recupera-se do lixo.

Perguntas frequentes

Posso ver só os clientes que acompanho?

Sim, com a Coordenação, uma extensão ativa por predefinição: o administrador atribui a cada coordenador as suas empresas clientes, e cada um vê as recolhas desses clientes em cartões ou em tabela.

Posso exportar o estado de uma recolha?

Sim: o resumo descarrega-se em CSV ou chega por e-mail, e os documentos descarregam-se num único ZIP com a estrutura de pastas. Para o arquivo da empresa existe também «Arquivar no Files».

Vê-se quem fez o quê?

Sim. Cada recolha tem o seu registo de atividade com mais de 35 tipos de evento, do ficheiro carregado ao lembrete enviado, com autor e hora. O Registo de auditoria indica quem criou ou alterou fluxos, recolhas e pedidos, e quando.

O painel também funciona no telemóvel?

Sim, para ver em que ponto está: painel, resumos e coordenação em cartões leem-se também no telemóvel. A vista em tabela da coordenação e a construção dos fluxos estão pensadas para o computador.

As outras funcionalidades do Flow

Simplifique a recolha de documentos com o Flow

Peça uma demo: mostramos-lhe como o Flow guia clientes e fornecedores a carregar os ficheiros certos.

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