Interventi sul campo, rendicontati sul posto
Il foglio d’intervento compilato a sera, a memoria, perde ore e dettagli. Con Klokka il tecnico avvia il timer dal telefono quando arriva dal cliente, a fine lavoro compila i campi che l’azienda ha deciso e scatta le foto: in ufficio arriva una registrazione completa, da approvare e da mostrare al cliente.
Klokka per l’assistenza tecnica
Chi lavora fuori sede non ha una scrivania su cui compilare il foglio ore
Installatori, manutentori e tecnici passano la giornata da un cliente all’altro. Le ore si ricostruiscono dopo, i materiali si ricordano a metà, e quando il cliente contesta un intervento resta solo la parola del tecnico. Klokka si usa dal browser del telefono: una barra in basso con il timer al centro, e una registrazione che porta con sé cliente, progetto, attività e luogo.
Ogni azienda decide cosa chiedere: quali luoghi di lavoro esistono e se per ciascuno serve la posizione GPS, quali campi compongono le note di rendicontazione, chi deve allegare foto e chi deve far approvare le proprie ore. Chi lavora in ufficio continua a usare Klokka come prima.
Cosa serve a chi lavora presso i clienti
Esigenze comuni a imprese di installazione e manutenzione, centri di assistenza e aziende con tecnici esterni.
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Registrare sul posto
Avviare e fermare il tempo dal telefono, all’arrivo e alla partenza, invece di ricostruire la giornata a sera.
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Sapere dove si è lavorato
Il luogo di ogni intervento — in sede, presso il cliente, presso un partner — e, dove serve, la posizione rilevata.
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Un resoconto uguale per tutti
Gli stessi campi per ogni tecnico — stato dei lavori, criticità, materiali, esito — così le note si leggono e si confrontano.
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Una prova per il cliente
Foto del lavoro, indirizzo e ore approvate da mostrare quando il cliente chiede cosa è stato fatto.
Dall’appuntamento all’approvazione: il flusso di un intervento
Esempio: come un intervento presso un cliente diventa ore documentate e approvate.
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1 Ufficio → Tecnico L’ufficio fissa l’intervento nel calendario di Kalendo; a lavoro fatto, le ore si possono registrare partendo dall’evento, su progetto e attività.
Kalendo -
2 Tecnico → Ufficio Dal cliente il tecnico avvia il timer dal telefono su progetto e attività; il suo luogo predefinito è già compilato e si cambia sulla singola voce.
Klokka -
3 Tecnico → Ufficio A fine intervento completa la registrazione: note di rendicontazione, foto scattate sul posto e, se il luogo la chiede, la posizione GPS.
Klokka -
4 Ufficio → Tecnico L’ufficio approva o rimanda indietro con la motivazione; solo le ore approvate entrano in fatturazione ed export.
Klokka
Cosa registri
Quello che resta scritto di ogni intervento
Tutto sulla stessa registrazione, così chi approva lo trova in un posto solo.
- Ore di ogni intervento, per cliente, progetto e attività
- Luogo di lavoro: in sede, presso il cliente, presso un partner
- Posizione GPS con indirizzo e precisione, dove il luogo la richiede
- Note di rendicontazione: stato dei lavori, criticità, materiali, esito
- Foto scattate sul posto e documenti allegati
- Esito dell’approvazione, con la motivazione di un eventuale rifiuto
Meno ricostruzioni per il tecnico, meno contestazioni per l’azienda
Il lavoro si descrive una volta, nel momento in cui si fa.
Per l’azienda
- Registrazioni che arrivano complete: ore, luogo, note e foto.
- Campi di rendicontazione decisi da voi, e ogni progetto chiede solo quelli che servono.
- Le ore in attesa di approvazione restano fuori da fatturazione ed export.
- Posizione GPS solo dove ha senso: si attiva luogo per luogo, facoltativa o obbligatoria.
- Il rapportino al cliente mostra ore e importi fatturabili, mai costi interni o margine.
Per il tecnico
- Il timer sul telefono, con un pulsante al centro della barra in basso.
- Il luogo predefinito già compilato, anche diverso per giorno della settimana.
- Le foto si scattano direttamente dalla registrazione, senza passare dalla galleria.
- Se una registrazione viene rifiutata il motivo è scritto: si corregge e torna in coda.
Dentro Klokka
Le funzioni per rendicontare il lavoro sul campo
Già nel prodotto: si accendono nelle impostazioni e si regolano persona per persona.
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Luoghi di lavoro
L’azienda definisce i suoi luoghi — in sede, presso cliente, presso partner — e il luogo predefinito di ogni persona, anche giorno per giorno.
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Posizione GPS
Per ogni luogo: disattivata, facoltativa o obbligatoria. Si rileva una volta, al salvataggio della registrazione, e diventa un indirizzo leggibile.
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Note a campi vostri
Testo, numero, tendina, scelta multipla, sì/no. Dove sono obbligatorie, le note mancanti restano segnalate e arriva un promemoria.
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Foto e allegati
Dal telefono la foto si scatta dentro la registrazione. Per chi deve documentare ogni intervento, l’allegato si rende obbligatorio.
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Approvazione delle ore
Per ogni registrazione o per settimana intera, scelta persona per persona. Chi approva vede note, foto e allegati prima di decidere.
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PDF dell’intervento e rapportino
Ogni registrazione si esporta in PDF con note, indirizzo, foto e il vostro logo. Con l’estensione Rapportini cliente le ore del periodo arrivano al cliente con un link protetto.
I prodotti Kamzan per l’assistenza tecnica
Klokka registra il lavoro; gli altri prodotti pianificano gli interventi e raccolgono le richieste dei clienti.
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Klokka
Timer dal telefono, luoghi di lavoro, posizione GPS, note di rendicontazione, foto e approvazione delle ore.
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Kalendo
Gli appuntamenti presso i clienti in calendario; dall’evento le ore si registrano in Klokka su progetto e attività.
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Il piano delle commesse: con Carico del team, in Klokka, si vede chi ha ancora ore libere contando appuntamenti, compiti aperti, ferie e chiusure.
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Le richieste di assistenza dei clienti, con la stessa anagrafica clienti di Klokka; i tempi di risposta tengono conto delle chiusure aziendali scritte in Klokka.
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Alex