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Außeneinsätze, direkt vor Ort dokumentiert
Ein Einsatzbericht, der abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, verliert Stunden und Details. Mit Klokka startet der Techniker den Timer beim Eintreffen auf dem Smartphone, füllt nach getaner Arbeit die Felder aus, die Ihr Unternehmen festgelegt hat, und macht die Fotos: Im Büro kommt ein vollständiger Eintrag an, bereit zur Genehmigung und für den Kunden.
Klokka für den technischen Außendienst
Wer unterwegs arbeitet, hat keinen Schreibtisch für den Stundenzettel
Installateure, Wartungs- und Servicetechniker fahren den ganzen Tag von Kunde zu Kunde. Die Stunden werden hinterher zusammengesucht, das Material wird halb erinnert, und wenn ein Kunde einen Einsatz beanstandet, bleibt nur das Wort des Technikers. Klokka läuft im Browser des Smartphones: eine Leiste unten mit dem Timer in der Mitte und ein Eintrag, der Kunde, Projekt, Tätigkeit und Ort mitführt.
Jedes Unternehmen legt fest, was abgefragt wird: welche Arbeitsorte es gibt und ob dort eine GPS-Position nötig ist, aus welchen Feldern die Tätigkeitsnotizen bestehen, wer Fotos anhängen und wer seine Stunden genehmigen lassen muss. Wer im Büro arbeitet, nutzt Klokka weiter wie bisher.
Was Mitarbeiter beim Kunden brauchen
Anforderungen, die Installations- und Wartungsbetriebe, Servicezentren und Unternehmen mit Außendiensttechnikern teilen.
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Vor Ort erfassen
Die Zeit beim Ankommen und Gehen per Smartphone starten und stoppen, statt den Tag abends zu rekonstruieren.
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Wissen, wo gearbeitet wurde
Der Ort jedes Einsatzes — im Büro, beim Kunden, bei einem Partner — und, wo nötig, die erfasste Position.
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Ein Bericht, gleich für alle
Dieselben Felder für jeden Techniker — Arbeitsstand, Probleme, Material, Ergebnis —, damit sich die Notizen lesen und vergleichen lassen.
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Ein Nachweis für den Kunden
Fotos der Arbeit, Adresse und genehmigte Stunden, wenn der Kunde fragt, was gemacht wurde.
Vom Termin zur Genehmigung: der Ablauf eines Einsatzes
Beispiel: wie ein Einsatz beim Kunden zu dokumentierten, genehmigten Stunden wird.
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1 Büro → Techniker Das Büro legt den Einsatz im Kalender von Kalendo fest; nach getaner Arbeit lassen sich die Stunden direkt aus dem Termin auf Projekt und Tätigkeit erfassen.
Kalendo -
2 Techniker → Büro Beim Kunden startet der Techniker den Timer auf dem Smartphone für Projekt und Tätigkeit; sein Standardort ist schon eingetragen und lässt sich im einzelnen Eintrag ändern.
Klokka -
3 Techniker → Büro Am Ende des Einsatzes vervollständigt er den Eintrag: Tätigkeitsnotizen, Fotos vom Ort und, wenn der Arbeitsort es verlangt, die GPS-Position.
Klokka -
4 Büro → Techniker Das Büro genehmigt oder schickt den Eintrag mit Begründung zurück; nur genehmigte Stunden gelangen in Abrechnung und Export.
Klokka
Was Sie erfassen
Was von jedem Einsatz festgehalten wird
Alles am selben Eintrag, damit es die genehmigende Person an einem Ort findet.
- Stunden jedes Einsatzes, nach Kunde, Projekt und Tätigkeit
- Arbeitsort: im Büro, beim Kunden, bei einem Partner
- GPS-Position mit Adresse und Genauigkeit, wo der Arbeitsort sie verlangt
- Tätigkeitsnotizen: Arbeitsstand, Probleme, Material, Ergebnis
- Vor Ort aufgenommene Fotos und angehängte Dokumente
- Ergebnis der Genehmigung, mit der Begründung einer Ablehnung
Weniger Nacharbeit für Techniker, weniger Streit für das Unternehmen
Die Arbeit wird einmal beschrieben, in dem Moment, in dem sie geschieht.
Für das Unternehmen
- Einträge kommen vollständig an: Stunden, Ort, Notizen und Fotos.
- Berichtsfelder, die Sie festlegen, und jedes Projekt fragt nur die ab, die es braucht.
- Stunden, die auf Genehmigung warten, bleiben aus Abrechnung und Export heraus.
- GPS nur, wo es sinnvoll ist: Ort für Ort aktiviert, optional oder verpflichtend.
- Der Kundenrapport zeigt abrechenbare Stunden und Beträge, nie interne Kosten oder Marge.
Für den Techniker
- Der Timer auf dem Smartphone, mit einer Taste in der Mitte der unteren Leiste.
- Der Standardort ist schon eingetragen, auf Wunsch je Wochentag verschieden.
- Fotos werden direkt im Eintrag aufgenommen, ohne Umweg über die Galerie.
- Wird ein Eintrag abgelehnt, steht der Grund dabei: korrigieren, und er ist wieder in der Warteschlange.
In Klokka
Die Funktionen für die Dokumentation im Außendienst
Bereits im Produkt: in den Einstellungen aktiviert und Person für Person angepasst.
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Arbeitsorte
Das Unternehmen legt seine Orte fest — Büro, beim Kunden, beim Partner — und den Standardort jeder Person, auch Tag für Tag.
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GPS-Position
Für jeden Ort: aus, optional oder verpflichtend. Sie wird einmal beim Speichern des Eintrags erfasst und in eine lesbare Adresse umgewandelt.
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Notizen mit eigenen Feldern
Text, Zahl, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Ja/Nein. Wo sie Pflicht sind, bleiben fehlende Notizen markiert, und es kommt eine Erinnerung.
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Fotos und Anhänge
Auf dem Smartphone wird das Foto direkt im Eintrag aufgenommen. Wer jeden Einsatz belegen muss, für den lässt sich der Anhang verpflichtend machen.
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Genehmigung der Stunden
Pro Eintrag oder für die ganze Woche, Person für Person gewählt. Wer genehmigt, sieht Notizen, Fotos und Anhänge vor der Entscheidung.
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Einsatz-PDF und Kundenrapport
Jeder Eintrag lässt sich als PDF mit Notizen, Adresse, Fotos und Ihrem Logo exportieren. Mit der Erweiterung Kundenrapporte erreichen die Stunden des Zeitraums den Kunden über einen geschützten Link.
Die Kamzan-Produkte für den technischen Außendienst
Klokka erfasst die Arbeit; die anderen Produkte planen die Einsätze und sammeln die Anfragen der Kunden.
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Klokka
Timer auf dem Smartphone, Arbeitsorte, GPS-Position, Tätigkeitsnotizen, Fotos und Genehmigung der Stunden.
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Kalendo
Die Termine beim Kunden im Kalender; aus dem Termin werden die Stunden in Klokka auf Projekt und Tätigkeit erfasst.
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Projekta
Der Auftragsplan: Mit der Team-Auslastung in Klokka sehen Sie, wer noch freie Stunden hat — mit Terminen, offenen Aufgaben, Urlaub und Schließtagen.
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kDesk
Die Supportanfragen der Kunden, mit demselben Kundenstamm wie Klokka; die Reaktionszeiten berücksichtigen die in Klokka eingetragenen Betriebsschließungen.
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Alex