Os processos do pessoal, ordenados e conservados nos termos da lei

O Anagrafika reúne empresas, colaboradores e os seus documentos num único processo e envia-os para conservação legal.

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Dados de fichas dispersos entre Excel, ERP e pastas

As mesmas informações copiadas em três lugares diferentes, listas desalinhadas e documentos que não se encontram quando são precisos. Já ninguém sabe qual é a versão certa.

Sem o Anagrafika

  • Fichas em duplicado entre Excel, ERP e lista de contactos
  • Documentos em pastas anónimas, desligados da ficha
  • Nenhuma fonte de verdade: qual é o dado atualizado?

Com o Anagrafika

  • Uma única ficha para cada empresa e cada pessoa
  • Cada documento ligado à ficha a que pertence
  • Uma só fonte de verdade, sempre alinhada

Um processo para cada colaborador, da recolha à conservação

Para cada empresa e cada colaborador, o Anagrafika mantém juntos os documentos da relação de trabalho: carrega-os no processo, organiza-os por tipo, verifica que está tudo completo e envia-os para conservação legal. Sem mais pastas dispersas: um só registo, sempre atualizado e à prova de inspeção.

Entidades e pessoas, em relação entre si

Não listas planas e desligadas: o Anagrafika relaciona entidades jurídicas (empresas, pessoas coletivas) e pessoas singulares, para perceber de relance quem pertence a quê e que relação tem com a empresa.

Contexto sempre claro A partir de uma ficha de empresa vê as pessoas ligadas; a partir de uma pessoa, as entidades de referência.

Cada documento ligado à ficha certa

Contratos, certificados, certidões: cada documento vive no contexto a que pertence, classificado por tipo. Sem mais pastas anónimas onde não se encontra nada.

Tipos de documento configuráveis Defina os seus tipos (contratos, certificados, certidões…) e classifique tudo em conformidade.

Pessoas, empresas e documentos a partir de uma única pesquisa

Uma só barra de pesquisa para tudo: escreve um nome, uma denominação social ou um documento e encontra logo a ficha certa, com o seu contexto. Chega de saltar entre ferramentas diferentes.

Tudo a partir de um só ponto Pessoas, entidades e documentos no mesmo resultado, sem mudar de ecrã.

Tudo o que é preciso para os processos do pessoal

  • Fichas de empresas e colaboradores

    Regista as empresas com NIF e os colaboradores ligados, numa única lista centralizada.

  • Processo documental

    Cada colaborador tem o seu processo: carrega os documentos, transfere-os e encontra-os sempre no lugar certo.

  • Tipos e categorias

    Uma biblioteca de tipos de documento — carta de admissão, contrato coletivo, compensação — organizados em categorias, com os tipos obrigatórios em destaque.

  • Perfis e checklists de completude

    Defina por função os documentos esperados e obrigatórios: o processo mostra o que falta e quão completo está.

  • Importação em massa a partir de CSV

    Carrega os colaboradores a partir de um ficheiro CSV: o separador é reconhecido sozinho, com pré-visualização e erros assinalados.

  • Versões e histórico

    Cada documento conserva todas as suas versões, com quem as carregou e quando: nada de substituições às cegas.

  • Assinatura e partilha seguras

    Peça a assinatura eletrónica de um documento com o Ksign e partilhe-o com links protegidos por palavra-passe e validade.

  • Conservação legal

    Os documentos vão para conservação legal com perfis AgID, certificados digitais e recibos rastreados.

Conservação legal

Os documentos em conservação legal, nos termos da lei

O Anagrafika não se limita a arquivar os documentos: envia-os para conservação legal segundo as regras AgID, para que mantenham pleno valor legal ao longo do tempo e resistam a uma inspeção ou verificação.

  • Perfis de conservação AgID Cada tipo de documento está associado ao perfil de conservação AgID correto, sem ter de pensar nisso de cada vez.
  • Certificados e ambiente de teste Carrega os certificados digitais da organização e testa a submissão em staging antes de passar à produção.
  • Registo das submissões e recibos Acompanha cada documento de «pendente» a «conservado» e transfere os recibos PDF e XML emitidos pelo conservador.

Perguntas frequentes sobre o Anagrafika

O que é a conservação legal?

É a conservação digital nos termos da lei: os documentos são submetidos a um conservador segundo as regras AgID e mantêm valor legal ao longo do tempo, sem necessidade de papel.

Posso testar a conservação antes de a usar a sério?

Sim: há um ambiente de staging separado da produção, para verificar certificados e submissões antes de a conservação ter efeito real.

Como carrego muitos colaboradores de uma só vez?

Com a importação a partir de CSV: o Anagrafika reconhece o separador, mostra uma pré-visualização e assinala os erros antes de confirmar.

Onde ficam conservados os dados?

Os dados do Anagrafika estão em servidores na Europa, cifrados e conformes o RGPD, integrados com o ecossistema Kamzan.