A recolha de documentos de clientes e fornecedores, guiada

O Flow transforma a recolha de documentos num percurso guiado: peça os ficheiros certos às pessoas externas, com prazos e lembretes, em servidores na Europa.

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Recolher documentos é uma caça infinita

E-mails para trás e para a frente, ficheiros errados ou no formato errado, lembretes à mão: sem um percurso guiado a recolha arrasta-se e nunca sabe em que ponto está.

O problema

  • E-mails infinitos para pedir e voltar a pedir os documentos.
  • Ficheiros em falta, errados ou no formato que não serve.
  • Lembretes à mão e nenhuma ideia de quem carregou o quê.

Com o Flow

  • Um pedido guiado: pede os ficheiros certos, com prazos e lembretes automáticos.
  • Formatos e obrigatoriedade controlados: só chega o que é preciso.
  • Estado em tempo real: sabe quem carregou, o que falta e o que validar.

Do pedido à pasta ordenada, num único fluxo

O Flow não é um simples formulário de carregamento: desenha o fluxo uma vez — que documentos pedir, em que ordem, com que regras — e cada cliente ou fornecedor segue o mesmo percurso guiado. Controla avanço, prazos e validação a partir de um único painel, e os ficheiros chegam já ordenados às pastas do Kamzan Files.

Os tipos de passo de carregamento

Um fluxo compõe-se de passos: escolha o tipo certo para cada pedido — ficheiros únicos, carregamento livre, entradas repetidas ou uma pergunta.

  • Carregamento único

    Uma ou mais caixas para carregar ficheiros únicos. Pode acrescentar várias caixas no mesmo passo.

  • Carregamento múltiplo

    Uma única caixa onde a pessoa pode carregar vários ficheiros de uma vez.

  • Carregamento repetível

    A pessoa acrescenta N entradas com etiqueta e ficheiro — por ex. um recibo de vencimento por colaborador.

  • Pergunta

    O participante responde a uma pergunta de escolha única, múltipla ou texto livre.

  • Preenchível

    A pessoa preenche um formulário com campos predefinidos, diretamente no fluxo.

  • Assinatura

    A pessoa assina um documento de forma digital, sem o imprimir nem digitalizar.

Construa o fluxo como quiser

Defina áreas, temas, passos e campos: para cada passo escolhe o tipo — carregamento único ou múltiplo, repetível, pergunta, preenchível ou assinatura — os formatos aceites e o que é obrigatório. Escolhe também como se apresenta a quem carrega, por passos ou em página única, com uma visão geral sempre à vista. Arrasta, duplica e reordena em poucos cliques, sem tocar numa linha de código.

Fluxo individual ou cofluxo

Escolha como se preenche o fluxo: uma só pessoa do início ao fim, ou várias pessoas em conjunto no mesmo fluxo.

Individual

Uma pessoa, do início ao fim

Uma só pessoa preenche todos os passos do fluxo, de forma autónoma.

Cofluxo

Várias pessoas, cada uma com a sua parte

Várias pessoas no mesmo fluxo. Para cada passo decide:

  • Atribui o passo à pessoa certa
  • Esconde os passos que não lhe dizem respeito
Do pedido à pasta ordenada, num único fluxo guiado: os documentos certos, das pessoas certas, sem andar atrás de ninguém.

Lógica condicional: o fluxo adapta-se

Com base nas respostas, os passos certos aparecem e os inúteis desaparecem. Cada pessoa vê só o que lhe diz respeito — nada de campos fora do lugar.

Validação

Cada documento é verificado antes de fechar a recolha

O Flow não se limita a recolher os ficheiros: faz com que verifique que são os certos. Cada documento passa pela validação — um validador aprova-o ou rejeita-o com uma justificação, e quem carregou recebe o pedido para o voltar a carregar.

  • Aprove ou rejeite com justificação Cada ficheiro passa a aprovado, rejeitado ou pendente. A rejeição parte com uma nota, também a partir de modelos prontos.
  • Vários validadores e prazos Atribui vários validadores a uma recolha, com um prazo para concluir as verificações.
  • Pedido de novo carregamento Quando um ficheiro é rejeitado, quem carregou recebe o pedido e volta a carregar só esse documento.
Validação ativada

Validação dos documentos, com os papéis certos

Quando é preciso, ativa a validação: cada documento carregado é verificado e aprovado ou rejeitado antes de fechar a recolha. Cada um tem o seu papel.

  • Carregadores

    Carregam os documentos pedidos — mesmo sem conta: basta o link.

  • Validadores

    Verificam cada ficheiro e aprovam-no ou rejeitam-no, com uma justificação.

  • Coordenadores

    Supervisionam os fluxos das empresas a que estão associados.

  • Responsáveis

    Têm acesso à recolha e podem gerir as recolhas.

O Flow fala com o resto do ecossistema

A recolha de documentos não fica isolada: o Flow integra-se com os outros produtos Kamzan, com um só acesso e os dados partilhados.

  • Kore CRM

    Clientes, empresas e contactos são partilhados com o CRM: envia os pedidos aos contactos certos sem voltar a inserir nada.

  • Ksign

    Os documentos recolhidos passam à assinatura digital com o Ksign, sem sair do ecossistema.

  • Files

    Os ficheiros validados chegam ordenados às pastas do Files, com as permissões que já gere.

Tudo o que é preciso para recolher documentos

  • Construtor de fluxos

    Desenha o fluxo com áreas, temas e passos: estrutura hierárquica, modo assistente passo a passo ou página única, rascunho e publicação.

  • Tipos de campo e de passo

    Campos para PDF, imagens, documentos e folhas — únicos ou múltiplos, obrigatórios ou opcionais — mais passos de formulário, pergunta e assinatura digital.

  • Lógica condicional e prazos

    Mostra ou esconde áreas e passos com base nas respostas e define prazos por fluxo, área, tema ou passo individual.

  • Portal de carregadores e link público

    Quem deve carregar acede pelo portal com login OTP por e-mail ou SMS, ou a partir de um simples link público sem conta — com o avanço sempre visível.

  • Coordenadores, validadores e carregadores

    Papéis dedicados para cada fase: o coordenador acompanha os seus clientes, o validador verifica os ficheiros e o carregador carrega também por conta de outros, externos ou internos à empresa.

  • Perguntas, respostas e comentários

    Quem carrega faz perguntas e recebe respostas; a equipa usa comentários internos e públicos para se coordenar em cada processo.

  • Lembretes e notificações

    Lembretes automáticos de prazo por e-mail e SMS, notificações de conclusão e centro de notificações na app, com e-mails com a marca da empresa.

  • Segurança e integração

    Ficheiros cifrados e isolamento multi-tenant: os documentos recolhidos chegam ordenados às pastas do Kamzan Files, partilhados com o resto do ecossistema.

Perguntas frequentes sobre o Flow

Quem carrega os documentos tem de ter uma conta?

Não: o Flow envia um link seguro, e os utilizadores externos carregam os ficheiros sem conta Kamzan.

Posso decidir que documentos pedir?

Sim: com o Flow constrói fluxos guiados que indicam exatamente que documentos carregar e em que ordem.

Posso definir prazos?

Sim: o Flow gere prazos e lembretes automáticos, reduzindo os lembretes manuais.

Onde ficam conservados os documentos recolhidos?

Os dados do Flow estão em servidores na Europa, cifrados e conformes o RGPD, integrados com o ecossistema Kamzan.