响应时限

承诺清晰的时限,并看清是否兑现

“我们在四个工作小时内回复,三天内关闭。”在 kDesk 中,这句话会在每个工单到达时变成写在工单上的期限,按照贵公司的工作时间和休息日计算。列表中可以看到还剩多少时间;完成后,可以看到承诺是否兑现。

只有用同一把尺子衡量,承诺才有意义

没有统一标准时,“当天回复”取决于谁打开邮箱、当时几点。kDesk 让时钟站在客服一边:周五 18:01 到达的邮件,在周一早上并不算迟,因为只有在营业时间内才计时。期限在工单创建时就已确定,即使明天有人修改了规则,也不会随之变化。

工作原理

  1. 写下您的承诺

    一条规则说明两件事:多久内首次回复、多久内关闭。如果紧急工单需要更短的时限,只需为该优先级单独设置。一条规则设为默认,其他规则绑定到类别:“账单”可以与“技术故障”采用不同的时限。

  2. 设定营业时间

    设置工作时间(可分段,如 9–13、14–18)、时区和休息日。如果使用 Klokka,“从 Klokka 获取”会用您在那里设置好的工作时间、节假日和休息日自动填写,您还可以修改:客服的时间可以与办公室不同。

  3. 每个工单创建时即带有期限

    请求一到达,kDesk 就会在工单上写明首次回复和关闭的截止时间。列表中的“期限”列显示剩余时间;回复发出或工单解决后,倒计时会变成结果:已达成或未达成。

承诺写在工单上,按您的工作时间衡量。

您能做什么

  • 首次回复与关闭

    两个独立的时限,因为这是两个不同的承诺:让客户知道有人在处理,以及真正解决问题。时限可按分钟、小时或天设置,在工单中显示为“首次回复截止”和“关闭截止”,并附日期和时间。

  • 按优先级设置不同时限

    低、普通、高、紧急:在同一条规则中只需填写例外情况。Rossi & Partner 的管理系统故障被标为“紧急”,就会获得更紧的期限;关于价目表的咨询则保持普通时限。

  • 计时跟随您的工作时间

    开启“只计算工作时间”后,只在营业时段内计时,使用贵公司的时区并自动考虑夏令时;夜间、周末和休息日不计入。对于提供全天候服务的团队,同一规则也可以设为始终计时。

  • 从 Klokka 获取时间与休息日

    “从 Klokka 获取”一键复制工作时间、法定节假日、主保圣人节和公司休息日。开启“与 Klokka 的休息日保持同步”后,在 Klokka 中新增的十二月调休日也会自动作用于工单期限,无需再次操作;在 kDesk 中手动填写的休息日会保留并叠加。

  • 期限不会事后改变

    期限在工单创建时写入,之后保持不变。修改或删除某条规则只影响新工单:已打开的工单保留当初的承诺。这样,每个工单的结果都以其到达当天的规则来衡量。

  • 剩余时间,一目了然

    “期限”列显示仍在进行中的承诺:先是回复,然后是关闭。“2 小时”“45 分钟”在不足两小时时变为琥珀色,超时后变红并显示“已超时”。之后显示结果——已达成或未达成——只写入一次,不可更改。

常见问题

工单快到期时 kDesk 会提醒我吗?

不会。时间到了,kDesk 不会发送提醒,也不会把工单升级给负责人。期限显示在列表和工单内:不足两小时为琥珀色,超时为红色,之后显示“已达成”或“未达成”。每天早上安排工作的人查看这一列即可;对于特别关注的工单,可以设置个人提醒。

等待客户回复时计时会暂停吗?

不会。期限在工单创建时计算,不受之后状态的影响:只有在规则设为“只计算工作时间”时,非营业时间才会让期限顺延。这是有意为之:承诺清晰易读、对所有人一致,无需再去计算工单等待了多少小时。

工单何时显示“已达成”?

如果客服发给客户的第一条消息在期限之前发出,首次回复即为达成;如果工单按时变为“已解决”或“已关闭”,关闭即为达成。结果只写入一次:后续消息不会改变它,几天后自动关闭归档工单也不会。

必须使用 SLA 吗?

不必。没有任何规则时,工单创建时就没有期限,列表中也不会出现“期限”列。您也可以先只为一个类别(例如故障)设置,其余类别不承诺时限。

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