5 Tipps, um Dateien und Ordner sinnvoll zu strukturieren

Eine durchdachte Dokumentenverwaltung ist entscheidend für Produktivität und Tempo im Tagesgeschäft. Ein Dokument zu finden, kann zur echten Herausforderung werden – vor allem, wenn es keine klare Ordnungsstruktur gibt.

Hier sind 5 praktische Tipps, mit denen Sie Ihre Ordner und Dateien besser organisieren und schlanker arbeiten.

1. Einfache, intuitive Struktur

Legen Sie eine klare, einheitliche Ordnerstruktur an, etwa nach Projekten, Abteilungen oder Funktionen. So navigieren Sie schnell und finden Dokumente ohne Durcheinander.

2. Einheitliche Namen für Dateien und Ordner

Definieren Sie einen Benennungsstandard: ein einheitliches Format mit zentralen Elementen wie Datum und Projekt- oder Kundenname.

3. Aussagekräftige, aber nicht zu lange Namen

Vermeiden Sie allgemeine oder überlange Namen. „Vertrag 1“ sagt nichts Nützliches aus. Verwenden Sie stattdessen beschreibende Namen mit den wichtigsten Angaben, damit der Inhalt auf einen Blick erkennbar ist. Verzichten Sie auf Sonderzeichen.

4. Archivordner

Projekt abgeschlossen? Verschieben Sie es in einen Ordner „Archiv“. So bleibt Ihr Arbeitsbereich übersichtlich und frei von visuellem Ballast.

5. Überprüfen und aktualisieren

Prüfen Sie Ihre Ordnerstruktur regelmäßig und entfernen Sie Duplikate und veraltete Dateien.

Und wenn der Kunde Dateien ungeordnet hochlädt?

Dann helfen geführte Upload-Flows für Unterlagen: Fordern Sie beliebige Dokumentensätze per geführtem Upload an und erhalten Sie Dateien und Ordner strukturiert und geordnet – genau nach Ihren Vorgaben.

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