Fallstudie · Librika

Librika: Das Buch entsteht digital, vom Entwurf bis zur Aufbewahrung

Librika ist die Umgebung für die vorbereitende Erstellung und digitale Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Gesellschaftsbücher: mit Zeitstempel kristallisierte Versionen, getrennte Rollen, digitale Signatur und gesetzeskonforme Aufbewahrung. Voller Beweiswert, kein Papier.

Sprechen wir über Ihr Projekt

Das Problem

Gesellschafterbuch, Versammlungen, Vorstandsprotokolle: Die Führung der Gesellschaftsbücher läuft noch über Entwürfe, die per E-Mail kursieren, sich überlagernde Versionen und notarielle Beglaubigungen. Ein bereits geschriebenes Buch zu dematerialisieren reicht nicht: Es fehlt der Nachweis, wer was geändert hat, und wann.

Was wir gemacht haben

Wir haben eine Umgebung gebaut, in der das Buch schon in der Entwurfsphase digital entsteht. Wer zur Bearbeitung übernimmt, sperrt das Protokoll und die anderen werden benachrichtigt; am Ende erstellt er einen zeitgestempelten Meilenstein. Wenn alle genehmigen, wird die endgültige Version signiert und in PDF/A in die Aufbewahrung gegeben, mit Quittung. Der Ablauf ist vollständig und einzigartig in Italien: vom Entwurf zur Rechtswirkung, ohne über den Notar zu gehen.

Was enthalten ist

  • Übernahme zur Bearbeitung und Meilensteine

    Eine echte Versionierungsumgebung: Wer bearbeitet, sperrt das Dokument, die anderen warten benachrichtigt; jede endgültige Version ist ein Meilenstein.

  • Zeitstempel auf jeder Version

    Jeder Meilenstein ist zu einem sicheren Datum kristallisiert: Die Abfolge der Änderungen ist bewiesen und unanfechtbar.

  • Drei Rollen mit präzisen Berechtigungen

    Sekretariatsoperator, Sekretär und Mitglied des Verwaltungsorgans: wer verwaltet, wer verfasst, wer einsieht.

  • Beitragsordner als Datenraum

    Gesellschafter und Berater laden die vorbereitenden Dokumente in einen Ordner mit den Regeln eines Datenraums: nur lesen, Wasserzeichen, Nachverfolgung.

  • Integrierte digitale Signatur

    Die von allen genehmigte Version wird auf derselben Plattform signiert: Authentizität und Integrität des Buchs über die Zeit.

  • Gesetzeskonforme Aufbewahrung in PDF/A

    Automatische Übergabe in die Aufbewahrung mit Quittung: Bücher immer auffindbar und vorzeigbar, sicher vor Verlust oder Entwendung.