Costruzione del flusso
Descrivi una volta cosa ti serve, e riusalo per ogni cliente
Organizzi la richiesta in aree, argomenti e step, e per ogni step scegli cosa chiedere: un file, più file, un modulo da compilare, una firma o una domanda. Il flusso diventa un modello: lo attivi per tutti i clienti che vuoi, senza riscrivere l’elenco ogni volta.
L’elenco dei documenti non può vivere in un’email
Chi raccoglie documenti per lavoro conosce il copione: un’email con l’elenco, risposte con allegati sparsi, file chiamati «scansione001.pdf» e la domanda «mancava qualcosa?». In Flow l’elenco diventa una struttura: ogni richiesta ha il suo posto, i suoi formati e il suo nome. Il cliente sa cosa caricare, tu sai dove trovarlo.
Come funziona
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Dai forma alla richiesta
Una procedura guidata in cinque passaggi: Info, Organizzazione, Visualizzazione, Struttura, Riepilogo. Scegli se presentare gli step direttamente, raggrupparli in argomenti o dividerli in aree tematiche, come «Documentazione societaria» e «Documentazione fiscale».
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Scegli cosa chiedere in ogni step
Caricamento singolo, multiplo o ripetibile, compilazione di un documento, firma elettronica o domanda. Per ogni campo decidi se è obbligatorio, quali formati accetta e con che nome arriverà il file.
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Salvalo e riusalo
Il flusso salvato è un template: lo attivi per ogni cliente o fornitore, lo duplichi per farne una variante, lo esporti in JSON e lo reimporti quando serve. Aree e argomenti già scritti si importano da altri flussi.
L’elenco dei documenti diventa un percorso.
Cosa puoi fare
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Sei tipi di step
Un box per la visura, due box Fronte e Retro per la carta d’identità, un caricamento multiplo per le fatture del trimestre. Oppure un modulo da compilare, un PDF da firmare con kSign, una domanda. Ogni step chiede una cosa sola, e il cliente capisce subito cosa gli serve.
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Voci ripetibili
Le buste paga di ogni dipendente, i documenti di ogni immobile: con il caricamento ripetibile è il cliente ad aggiungere le voci, ognuna con la sua etichetta. Anche un intero argomento può essere ripetibile, con un set di file per ogni istanza.
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Domande che fanno da guida
Scelta singola, menu a tendina, sì/no, testo libero, numero con la sua unità di misura, data. Alla risposta puoi chiedere di allegare un file, facoltativo o obbligatorio: «Hai una PEC? Allega la ricevuta».
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File che arrivano con il nome giusto
Ogni file prende il nome dello step e del campo: niente più «scansione001.pdf». Con «Nome da utente» è il cliente a dargli un nome, utile quando lo stesso campo accoglie documenti diversi. Con «Carica intera cartella» arrivano anche le sottocartelle, così come sono.
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Formati sotto controllo
PDF, immagini, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, file firmati P7M, archivi compressi: per ogni campo scegli cosa accettare, e un file con l’estensione sbagliata non entra. La dimensione massima dei file la decide l’azienda.
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Un catalogo in ordine
Categorie con il loro colore per ritrovare i flussi, come «Onboarding clienti» o «Dichiarazione dei redditi», duplicazione con un clic, import di aree e argomenti da altri flussi. Il builder è pensato per lo schermo del computer, dove si lavora con calma.
Domande frequenti
Devo ricostruire il flusso per ogni cliente?
No. Il flusso è un template: lo costruisci una volta e lo attivi tutte le volte che serve, per Studio Morelli come per Ferrari Design. Ogni attivazione è una raccolta a sé, con i suoi partecipanti, le sue scadenze e i suoi file.
Posso chiedere un modulo da compilare invece di un file?
Sì, con lo step Compilazione documento. Un PDF con campi compilabili si compila direttamente nel browser; Word ed Excel si compilano online con l’estensione «Compilazione documenti online». In ogni caso il cliente può anche scaricare il modello, compilarlo e ricaricarlo.
Flow controlla il contenuto dei documenti?
Flow controlla il formato, dall’estensione del file: se il campo accetta solo PDF, una foto non entra. Il contenuto lo verifica una persona del tuo team, con la revisione dei documenti: valido o rifiutato, con la motivazione.
Se modifico un flusso già attivo, cosa succede alle raccolte in corso?
Scegli tu. Puoi applicare le modifiche alle raccolte che selezioni, e i partecipanti vengono avvisati; oppure, per non toccare quelle già partite, salvi le modifiche come nuovo template.
Posso costruire un flusso dal telefono?
La costruzione dei flussi si fa da computer: aree, argomenti e campi chiedono uno schermo ampio. I tuoi clienti, invece, caricano tranquillamente anche dal telefono.
Le altre funzionalità di Flow
Semplifica la raccolta documenti con Flow
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Alex