Inviti
Un invito, un link personale: il cliente non deve creare nessun account
Scegli l’azienda, il flusso e le persone: ognuna riceve un’email con il suo link e carica senza password e senza registrazione. Se serve più sicurezza, aggiungi la verifica con un codice inviato alla sua email.
Il cliente non vuole un altro account
Ogni password in più è un motivo in più per rimandare. L’amministrazione del cliente, l’ufficio acquisti del fornitore, il nuovo collaboratore: tutti hanno un’email, pochi hanno voglia di registrarsi a un portale per mandarti tre PDF. Con Flow l’invito è già la porta d’ingresso: un link personale, legato a quella persona e a quella raccolta.
Come funziona
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Scegli azienda e flusso
L’attivazione segue cinque schede: Azienda, Flusso, Impostazioni, Modalità, Partecipanti. Parti dall’azienda destinataria, per esempio Ferrari Design, e dal flusso da attivare; poi dai un nome alla raccolta e imposti scadenze, revisione e verifica.
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Aggiungi le persone
Una per una, o tutte insieme da un file CSV con email, nome, cognome, azienda, telefono e lingua. Poi scegli: ognuno compila il suo flusso, oppure lavorano tutti sullo stesso fascicolo.
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Parte l’invito
Ogni partecipante riceve un’email con il suo link personale, nella sua lingua fra le sette disponibili. Da lì carica, risponde e invia: niente account, niente password da ricordare.
Un link, nessuna password: la strada più corta per avere un documento.
Cosa puoi fare
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Un link per ogni persona
Il link è personale: Flow sa chi sta caricando, e ogni file, risposta e domanda resta legato a quella persona. Nel registro della raccolta vedi chi ha fatto cosa, senza chiederlo.
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Verifica con codice via email
Se un link venisse inoltrato, la «Verifica OTP» chiede un codice inviato all’email del partecipante. Scegli quando: a ogni accesso, solo la prima volta o ogni 24 ore.
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Individuale o co-flusso
Venti candidati, venti copie dello stesso flusso: è la modalità individuale. I tre soci di Rossi & Partner che preparano un solo fascicolo: è il co-flusso. E nel co-flusso decidi se i file sono condivisi e modificabili da tutti, condivisi in sola lettura o isolati per persona.
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Cento partecipanti con un CSV
Incolli o carichi il file e Flow controlla ogni riga prima di procedere: email non valide e doppioni vengono segnalati con il numero di riga, così li correggi subito. I contatti nuovi finiscono anche nella rubrica di Kontacts.
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Portale partecipanti
Per chi ti manda documenti tutto l’anno c’è l’estensione Portale partecipanti: si entra con email e codice e si trovano tutti i flussi assegnati, con le card Da iniziare, In corso, Completato, Da ricaricare e Scaduto come filtri.
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Caricatore interno
A volte i documenti li ha un collega: l’ufficio del personale, la sede di Milano. Con il caricatore interno i flussi si assegnano anche ai colleghi, che caricano dall’app con il loro account Kamzan. È un’estensione già attiva quando inizi.
Domande frequenti
Il cliente deve registrarsi?
No. Apre il link che riceve per email e carica. Se attivi la verifica, inserisce in più un codice che gli arriva sulla stessa email. Solo chi usa il Portale partecipanti entra con email e codice, sempre senza password.
Posso invitare più persone sulla stessa pratica?
Sì, con il co-flusso: tutti contribuiscono allo stesso fascicolo e un documento caricato da uno vale per tutti. Puoi anche limitare ciascuno alle aree o agli argomenti che gli competono.
In che lingua arriva l’invito?
Nella lingua che indichi per il partecipante, anche dalla colonna «lingua» del CSV: italiano, inglese, spagnolo, tedesco, francese, cinese o portoghese. Lo stesso vale per promemoria e solleciti.
Posso chiedere documenti anche ai miei colleghi?
Sì, con il caricatore interno: assegni i flussi ai colleghi, che li trovano nell’app e caricano con il loro account Kamzan.
Le altre funzionalità di Flow
Semplifica la raccolta documenti con Flow
Richiedi una demo: ti mostriamo come Flow guida clienti e fornitori a caricare i file giusti.
Alex