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Dashboard e riepiloghi

Chi ha consegnato e chi no, a colpo d’occhio

Niente fogli Excel con le crocette, niente caselle email da rileggere. Flow ti mostra quali raccolte sono ferme, quali aspettano una revisione e quali stanno per scadere, e per ogni cliente l’elenco esatto di cosa manca.

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Sapere a che punto sei non dovrebbe richiedere una riunione

Quando i clienti sono trenta e i documenti per ognuno una dozzina, la domanda «chi ci manca?» si mangia le mattine. Flow risponde da solo. La dashboard divide le raccolte per stato; il riepilogo di ogni raccolta mostra, partecipante per partecipante, cosa è caricato, cosa è da validare e cosa è stato rifiutato. Le domande dei clienti stanno accanto allo step a cui si riferiscono, e ogni passaggio, dal primo caricamento all’ultimo sollecito, finisce nel registro attività. Se lavorate in tanti, ogni coordinatore vede le sue aziende clienti e nient’altro.

Come funziona

  1. Guardi la dashboard

    Sei contatori ti dicono subito dove guardare: Non iniziate, In corso, Da validare, Completate, In scadenza, Scadute. Un clic e vedi le raccolte di quel gruppo.

  2. Apri il riepilogo

    Ogni raccolta ha le sue linguette: Caricamento, Validazione, D&R, Scadenze, Attività. Filtri i file in Tutti, Caricati, Mancanti o Rifiutati e trovi subito quello che cerchi.

  3. Agisci dove serve

    Da lì sollecito chi è indietro, rispondi a una domanda, scarichi il CSV di riepilogo o lo ZIP dei documenti. Quando la raccolta è chiusa la metti in pausa o la archivi.

Chi ci manca? Flow lo sa prima che tu lo chieda.

Cosa puoi fare

  • Ogni coordinatore, i suoi clienti

    Con il Coordinamento assegni le aziende clienti ai colleghi: ognuno segue le sue raccolte, in card o in tabella, senza perdersi in quelle degli altri. Se un cliente cambia referente, la visibilità segue.

  • Domande accanto allo step

    Quando un cliente chiede «quale visura vi serve?», la domanda arriva nella linguetta D&R legata allo step giusto. Rispondi da lì, e aggiungi commenti interni che il cliente non vede, o pubblici che legge.

  • Il registro di ogni passaggio

    Caricamenti, validazioni, solleciti, cambi di scadenza, partecipanti aggiunti o tolti: più di 35 tipi di evento finiscono nella linguetta Attività, con chi ha fatto cosa e quando. Il Log di audit dice chi ha creato o modificato flussi, raccolte e richieste, e quando.

  • CSV e ZIP con un clic

    Scarica il CSV di riepilogo della raccolta, o fattelo mandare per email, e lo ZIP di tutti i documenti con le cartelle per partecipante. Con l’estensione Analytics vedi l’andamento di caricamenti e validazioni.

  • Notifiche a chi deve saperlo

    Un file caricato, una raccolta completata, una domanda, una firma arrivata, una validazione in ritardo: Flow avvisa nell’app e per email le persone col ruolo giusto, non tutto l’ufficio.

  • Pausa, archivio e cestino

    Metti in pausa una raccolta e i partecipanti non caricano finché non la riattivi; archiviala quando è chiusa e i file restano consultabili. Una raccolta eliminata per errore si recupera dal cestino.

Domande frequenti

Posso vedere solo i clienti che seguo io?

Sì, con il Coordinamento, un’estensione attiva di default: l’amministratore assegna a ogni coordinatore le sue aziende clienti, e ognuno vede le raccolte di quei clienti in card o in tabella.

Posso esportare lo stato di una raccolta?

Sì: il riepilogo si scarica in CSV o arriva per email, e i documenti si scaricano in un unico ZIP con la struttura delle cartelle. Per l’archivio aziendale c’è anche «Archivia su Files».

Si vede chi ha fatto cosa?

Sì. Ogni raccolta ha il suo registro attività con più di 35 tipi di evento, dal file caricato al promemoria inviato, con autore e orario. Il Log di audit dice chi ha creato o modificato flussi, raccolte e richieste, e quando.

La dashboard funziona anche dal telefono?

Sì, per dare un’occhiata a che punto sei: dashboard, riepiloghi e coordinamento in card si leggono anche da mobile. La vista a tabella del coordinamento e la costruzione dei flussi sono pensate per il computer.

Le altre funzionalità di Flow

Semplifica la raccolta documenti con Flow

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