Erweiterung von Klokka
Jede Mehrstunde hat ein Ziel, und jemanden, der es entschieden hat.
Früher oder später bleibt jemand länger. Klokka zählt diese Stunden, indem es die Erfassungen mit der Sollzeit vergleicht, und nach Monatsabschluss entscheidet die Person mit dem Privileg, wohin sie gehen: aufs Konto, als Freizeitausgleich zu nehmen, auf die Gehaltsabrechnung als Überstunden, oder aufgeteilt.
Keine Stunde kommt von selbst hinein
Unter Einstellungen → «Mehrstunden» wählt das Unternehmen, was damit geschieht: «Nichts», «Freizeitausgleich», «Bezahlte Überstunden» oder «Beides». Bei «Nichts», dem Ausgangswert, bleiben die Stunden erfasst und abrechenbar, werden aber kein Guthaben, und es erscheint keine Zählung. In den anderen Fällen bestätigt nach Monatsabschluss die Person mit dem Privileg «Verwaltung der Stundenkontingente» die Stunden jeder Person — nie die eigenen — und entscheidet, wie viele in den Ausgleich und wie viele auf die Abrechnung gehen: Die Summe muss den Gesamtwert ergeben, damit dieselbe Stunde nicht bezahlt und zugleich zurückgegeben wird. Das Privileg ist von dem der Abwesenheiten getrennt: Mehrstunden anzuerkennen betrifft die Personalkosten und wird oft von einer anderen Abteilung entschieden.
So funktioniert es
-
Regel wählen
Was damit geschieht, die Obergrenze des Kontos und nach wie vielen Monaten Stunden verfallen, die Grenzen pro Woche, Monat und Jahr. Den gesetzlichen Bezugswert tragen Sie aus Ihrem Tarifvertrag ein: Klokka gibt ihn nicht vor.
-
Monat bestätigen
Zu Monatsbeginn kommt nur dann ein Hinweis, wenn etwas zu entscheiden ist. Unter «Mehrstunden» → «Wartet auf Entscheidung» öffnen Sie den Monat einer Person: alle aufs Konto, halb und halb, alle auf die Abrechnung oder die Zahlen von Hand.
-
Ausgleich nehmen
Angesparte Stunden werden als «Stundenausgleich» beantragt, und es wird immer zuerst das älteste Guthaben verbraucht. Die Anwesenheitsliste zeigt Ausgleich und Überstunden des Monats.
Eine nicht bestätigte Mehrstunde wird weder bezahlt noch zurückgegeben. Sie wird nur vergessen.
Was Sie tun können
-
Konto mit Obergrenze und Verfall
Bei vollem Konto kommen überschüssige Stunden nicht hinein, bleiben aber erfasst. Der Verfall zählt ab dem Monat, auf den sich die Stunden beziehen, und was innerhalb von drei Monaten verfällt, wird markiert.
-
Grenzen, die warnen
Woche, Monat, Jahr, auf alle Mehrstunden, bezahlt oder angespart. Wer bestätigt, sieht schriftlich, dass die Grenze überschritten wird, kann aber bestätigen: Die Stunden sind bereits gearbeitet.
-
Die Team-Übersicht
Je Person: mehr gearbeitet, in den Ausgleich, genommen, auf dem Konto, verfallend, Überstunden, und eine Spalte mit Dingen, die zu prüfen sind.
-
Ungedeckter Ausgleich, später gedeckt
Hat jemand mehr Ausgleich genommen, als er angespart hatte, wird es sichtbar. Später angesparte Stunden decken auch die bereits genommenen.
-
Fehlende Stunden
Abgeschlossene Monate unter der Sollzeit, Person für Person: Meist fehlt eine Abwesenheit. Monate ganz ohne Erfassung erscheinen nicht, denn sie sind keine Schuld.
Häufige Fragen
Was passiert ohne diese Erweiterung?
Die Abwesenheit «Stundenausgleich» gibt es nicht, weil es kein Konto gibt, von dem abgezogen werden könnte, und die Anwesenheitsliste hat keine Spalten für Mehrstunden. Die Erfassungen bleiben, wie sie sind.
Und wenn ein Unternehmen Mehrstunden nicht anerkennt?
Es lässt die Regel auf «Nichts», dem Ausgangswert: keine Zählung, keine Spalte, kein Ausgleich. Die Erweiterung ist enthalten und aktiv, aber so ist sie nicht zu sehen.
Und wenn das Konto für den beantragten Ausgleich nicht reicht?
Ist auch «Zählung von Urlaub und Freistellung» aktiv, schlägt Klokka vor, den Rest im selben Antrag mit Urlaub zu decken. Sonst bleibt der ungedeckte Teil für die Kontoverwaltung sichtbar.
Kann ich meine eigenen Mehrstunden bestätigen?
Nein. Wer das Privileg hat, bestätigt die Stunden anderer, nie die eigenen.
Die anderen Funktionen von Klokka
Testen Sie Klokka in Ihrem Unternehmen
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.
Alex