Anwesenheiten und Abwesenheiten
Pflichtstunden entstehen aus dem Vertrag, Tag für Tag
Wie viele Stunden eine Person am Dienstag, dem 14., schuldet, bestimmt der an diesem Dienstag gültige Vertrag: Vollzeit, horizontale, vertikale oder gemischte Teilzeit, mit immer gleicher Arbeitszeit oder einem Wochenzyklus. Daraus ermittelt Klokka die Pflichtstunden und den Saldo, die in der Anwesenheitsliste landen. Ein Vertragswechsel ab einem bestimmten Datum berührt die Monate davor nicht.
Ein einziger Ort entscheidet, wie viele Stunden geschuldet sind
Im Profil der Person, «Vertrag & Zeiten», wird der Typ gewählt. Vollzeit schuldet die volle Wochenarbeitszeit des Unternehmens, die sich auch mit unterschiedlichen Zeiten pro Tag verteilen lässt: auf sechs Tage oder mit kürzeren Tagen. Teilzeit hat immer eigene Zeitfenster: horizontal heißt weniger Stunden an allen Arbeitstagen, vertikal volle Tage nur an einigen Tagen — auch samstags, wenn es im Vertrag steht —, gemischt unterschiedliche Zeitfenster von Tag zu Tag. «Kein Vertrag» ist für externe Mitarbeitende: keine festen Zeiten, keine Erinnerungen. Typ und Stunden werden gegen die «Volle Wochenarbeitszeit» in den Einstellungen geprüft: Eine Teilzeit, die die volle Woche erreicht, wird nicht gespeichert, und Klokka schlägt den richtigen Typ vor. Über dem Vertrag stehen die «Tage mit anderen Arbeitszeiten» für ein einzelnes Datum; über allem die Betriebsschließungen, die für alle null Stunden zählen.
So funktioniert es
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Typ und Zeitfenster wählen
In «Vertrag & Zeiten»: Vertragstyp, Zeitfenster der Arbeitstage und, wenn sich die Zeiten von Woche zu Woche ändern, ein Zyklus von zwei bis vier Wochen, der sich ab dem als Woche 1 gewählten Montag wiederholt.
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Ab dem richtigen Tag ändern
«Vertrag ändern ab…» öffnet einen neuen Zeitraum mit eigenem Datum, und der «Vertragsverlauf» listet alle auf, den laufenden und die geplanten. Für einen Tippfehler gibt es «Laufenden Vertrag korrigieren», ohne Datum.
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Die Rechnung läuft von selbst
Jeder Tag wird mit dem an diesem Tag gültigen Vertrag berechnet, vom späteren Datum aus Einstellung und erster Erfassung in Klokka bis zum Austritt. Pflichtstunden und Saldo landen ohne Tabellenkalkulation dazwischen in der Anwesenheitsliste.
Der neue Vertrag gilt ab einem Datum. Die Monate davor bleiben, wie sie waren.
Was Sie tun können
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Vollzeit mit Zeiten pro Tag
Die volle Wochenarbeitszeit lässt sich nach Bedarf verteilen, auch auf sechs Tage oder mit kürzeren Tagen: Die Woche muss nur mit der vollen Arbeitszeit des Unternehmens aufgehen.
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Wochenzyklen
Wechselnde Schichten: zwei bis vier Wochen, jede mit eigenen Zeitfenstern, die sich nacheinander wiederholen. Das Profil zeigt den Wochendurchschnitt.
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Der abweichende Tag
«Donnerstag, der 14., arbeitet 9–13 Uhr»: Zeiten für ein einzelnes Datum oder ein freier Tag, mit Notiz. Sie gelten anstelle des Vertrags; Betriebsschließungen bleiben für alle geschlossen.
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Die Vergangenheit ändert nur der Administrator
Ein Datum in der Vergangenheit oder die Korrektur eines bereits begonnenen Vertrags berechnet Pflichtstunden und Saldo bereits vergangener Monate neu: Das darf nur ein Administrator, und Klokka sagt es vor dem Speichern.
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Einstellung und Austritt
Im «Arbeitsverhältnis» zählen die Pflichtstunden ab dem späteren Datum aus Einstellung und erster Erfassung und enden mit dem Austritt. Wer Klokka seit Mai nutzt, hat keine Schuld ab Januar.
Häufige Fragen
Wer legt den Vertrag einer Person fest?
Wer das Privileg «Mitgliederverwaltung» hat, das standardmäßig die Typologie Administrator besitzt. Ein Datum in der Vergangenheit zu wählen oder einen bereits begonnenen Vertrag zu korrigieren, bleibt dennoch einem Administrator vorbehalten.
Und wenn eine Teilzeit die volle Wochenarbeitszeit erreicht?
Sie wird nicht als Teilzeit gespeichert: Mit einer Wochensumme gleich der vollen Arbeitszeit ist es Vollzeit, und Klokka schlägt vor, diese zu verwenden. Umgekehrt gilt es auch: Eine Vollzeit unter der vollen Arbeitszeit ist eine gemischte Teilzeit.
Ziehen Betriebsschließungen Pflichtstunden ab?
Ja: Ein Schließtag zählt für alle null Stunden, auch wenn er sich jedes Jahr wiederholt, und hat Vorrang vor dem Vertrag und vor dem Tag mit anderen Arbeitszeiten. Schließungen werden mit der Erweiterung «Abwesenheiten und Feiertage» eingetragen.
Sind die Verträge im Datenexport enthalten?
Ja: Sie sind im Archiv mit allen Klokka-Daten enthalten und in der Kopie, die eine Person von ihren eigenen Daten anfordert, neben Erfassungen, Urlaub und Freistellungen.
Die anderen Funktionen von Klokka
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Alex