Personen und Abteilungen
Wird eine Person gebraucht, erreicht der Anruf die richtige
Der Assistent muss nicht jedes Gespräch behalten. Will der Anrufer mit jemandem sprechen, kündigt er das an und gibt den Anruf an die passende Abteilung weiter. Und antwortet dort niemand, läuft der Anruf nicht ins Leere.
Ein freundlicher Filter, keine Mauer
Bei der Officina Ferrero ruft eine Kundin wegen einer Rechnung an. Sie muss kein Menü anhören: Sie sagt es, und kVoice verbindet sie mit der Buchhaltung und wählt sogar die Durchwahl an der Telefonanlage der Werkstatt. Nimmt nach den von Ihnen gewählten Sekunden niemand ab, kehrt der Assistent zu ihr zurück und hinterlegt einen Rückrufwunsch. Das Menü erscheint nur, wenn man nicht zum Punkt kommt.
So funktioniert es
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Sie tragen Ihre Abteilungen ein
Bis zu neun, jede mit Name, Nummer und gegebenenfalls Durchwahl, dazu wann weitergegeben wird: „Rechnungen, Zahlungen“. Mit nur einer Nummer ist es einfach die Person im Büro.
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Sie entscheiden, wann
Nur während der Öffnungszeiten oder auch außerhalb, und wie viele Sekunden es klingeln soll. An Urlaubs- und Feiertagen gibt es niemanden weiter: Es hinterlegt einen Rückruf.
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Der Assistent begleitet
Er informiert den Anrufer und gibt den Anruf weiter. Ist unklar, an wen, bietet er das Menü an: „Sagen Sie 1 für …“, per Stimme oder Taste. Antwortet niemand, kommt er zurück in die Leitung und nimmt das Anliegen auf.
Es gibt den Anruf weiter. Und holt ihn bei Bedarf zurück.
Was Sie tun können
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Die echte Durchwahl Ihrer Anlage
Sie haben schon eine Telefonanlage? Geben Sie die Durchwahl des Büros an: Sie wird automatisch gewählt, sobald die Anlage antwortet, und funktioniert auch, wenn Sie deren Menü eines Tages umstellen.
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Antwortet niemand, ist nichts verloren
Der Anruf geht zurück an den Assistenten, der einen Rückrufwunsch hinterlegt. Der Anrufer hört nicht endlos das Freizeichen, und Sie finden das Anliegen mit allem, was Sie brauchen.
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VIPs vor allen anderen
Der wichtige Kunde wird mit Namen begrüßt, die Rückruf-Empfänger werden sofort informiert, und ist die Weitergabe aktiv, bietet der Assistent als Erstes das Gespräch mit einer Person an.
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Außerhalb der Zeiten nur auf Wunsch
Sie können VIPs auch außerhalb der Öffnungszeiten durchstellen. Standardmäßig ist das aus: Die Anrufernummer lässt sich fälschen, und niemand soll nachts das Büro klingeln lassen. Urlaub und Feiertage bleiben in jedem Fall geschlossen.
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Störer bleiben draußen
Eine gesperrte Nummer wird vor der Annahme abgewiesen, ohne Minuten zu verbrauchen, und der Versuch bleibt im Protokoll. Sie können auch unterdrückte Nummern sperren, wobei Krankenhäuser und Telefonzentralen oft so anrufen.
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Das Gespräch mit der Person bleibt Ihres
Sobald die Kollegin oder der Kollege abnimmt, hört kVoice nicht mehr zu: Dieser Teil wird weder aufgezeichnet noch transkribiert. Im Protokoll steht nur, an wen weitergegeben wurde.
Häufige Fragen
An welche Nummern kann weitergegeben werden?
Italienische Festnetz- und Mobilnummern. Ausländische, Kurz- und Mehrwertnummern sind nicht zulässig.
Sieht die annehmende Person die Nummer des Kunden?
Nein, sie sieht eine Kamzan-Nummer. Die Nummer des Anrufers bleibt im kVoice-Protokoll, für alle mit der entsprechenden Berechtigung.
Muss ich die Telefonanlage wechseln?
Nein. kVoice ruft die öffentliche Nummer des Büros an und wählt die Durchwahl: Die beiden Anlagen müssen nicht verbunden sein. Antwortet die Durchwahl nicht, entscheidet ab dann Ihre Anlage.
Hört eine gesperrte Nummer etwas?
Der Assistent nimmt nicht ab: Der Anruf wird abgewiesen. Beachten Sie aber: Kommen die Anrufe per Weiterleitung von Ihrem Telefon zu kVoice, kann ein abgewiesener Anruf in der Mailbox Ihres Anbieters landen.
Die anderen Funktionen von kVoice
Möchten Sie es am Telefon hören?
Wir zeigen Ihnen kVoice mit Ihren Zeiten, Ihren Leistungen und Ihrer Begrüßung und probieren es gemeinsam aus, wie es ein Kunde tun würde. Eine halbe Stunde, unverbindlich.
Alex