Pessoas e departamentos
Quando é preciso uma pessoa, a chamada chega à certa
O assistente não tem de ficar com todas as chamadas. Se quem liga quer falar com alguém, avisa-o e passa-lhe a chamada, para o departamento que corresponde ao que pede. E se aí ninguém atender, a chamada não cai no vazio.
Um filtro simpático, não um muro
Na Officina Ferrero uma cliente liga por causa de uma fatura. Não tem de ouvir um menu: di-lo, e o kVoice passa-a à Administração, marcando até a extensão na central da oficina. Se ao fim dos segundos que escolheu ninguém atender, o assistente volta a ela e deixa o pedido de retorno. O menu só aparece se não se chegar ao assunto.
Como funciona
-
Escreve os seus departamentos
Até nove, cada um com nome, número e extensão se houver, mais quando passar: «faturas, pagamentos». Com um só número é simplesmente a pessoa do escritório.
-
Decide quando
Só no horário de abertura ou também fora dele, e quantos segundos deve tocar. Em férias e feriados não passa a chamada a ninguém: deixa um pedido de retorno.
-
O assistente acompanha
Avisa quem liga e passa a chamada. Se não se percebe a quem, propõe o menu: «diga 1 para…», por voz ou com a tecla. Se ninguém atender, volta ao telefone e regista o pedido.
Passa a chamada. E, se for preciso, retoma-a.
O que pode fazer
-
A extensão real da sua central
Já tem central? Indique a extensão do escritório: marca-se sozinha assim que a central atende, e continua a funcionar mesmo que um dia reorganize o menu dela.
-
Se ninguém atender, não se perde
A chamada volta ao assistente, que deixa um pedido de retorno. Quem ligou não fica a ouvir tocar em vão, e encontra o pedido com tudo o que é preciso.
-
Os VIP à frente de todos
O cliente importante é saudado pelo nome, quem recebe os retornos é logo avisado e, se a passagem estiver ligada, o assistente oferece-lhe primeiro falar com uma pessoa.
-
Fora de horas, só se quiser
Pode deixar passar os VIP mesmo quando está fechado. Por omissão está desligado: o número de quem liga pode ser falsificado, e ninguém deve fazer tocar o escritório de noite. Férias e feriados continuam fechados.
-
Quem incomoda fica de fora
Um número bloqueado é recusado antes de atender, sem gastar minutos, e a tentativa fica no registo. Pode bloquear também os números ocultos, sabendo que hospitais e centrais costumam ligar assim.
-
A conversa com a pessoa continua a ser vossa
A partir do momento em que o colega atende, o kVoice deixa de ouvir: essa parte não é gravada nem transcrita. No registo fica apenas a quem foi passada.
Perguntas frequentes
Para que números se pode passar a chamada?
Fixos e telemóveis italianos. Não são admitidos números estrangeiros, curtos ou de valor acrescentado.
Quem recebe a chamada vê o número do cliente?
Não, vê um número da Kamzan. O número de quem liga fica no registo do kVoice, para quem tem o privilégio de o consultar.
É preciso mudar de central?
Não. O kVoice liga para o número público do escritório e marca a extensão: as duas centrais não têm de estar ligadas. Se a extensão não atender, a partir daí decide a sua central.
Um número bloqueado ouve alguma coisa?
O assistente não atende: a chamada é recusada. Atenção, porém: se as chamadas chegarem ao kVoice desviadas do seu telefone, uma chamada recusada pode acabar no atendedor do seu operador.
As outras funcionalidades do kVoice
Quer ouvi-lo ao telefone?
Mostramos-lhe o kVoice com os seus horários, os seus serviços e a sua saudação, e experimentamos juntos como faria um cliente. Meia hora, sem compromisso.
Alex