Personnes et services
Quand il faut une personne, l’appel arrive à la bonne
L’assistant n’a pas à garder tous les appels. Si l’appelant veut parler à quelqu’un, il le prévient et lui transfère l’appel, vers le service qui correspond à sa demande. Et si personne n’y répond, l’appel ne tombe pas dans le vide.
Un filtre courtois, pas un mur
À l’Officina Ferrero, une cliente appelle pour une facture. Pas de menu à écouter : elle le dit, et kVoice la transfère à la comptabilité, en composant même le poste sur le standard de l’atelier. Si personne ne décroche après le délai choisi, l’assistant revient vers elle et laisse une demande de rappel. Le menu n’apparaît que si l’on n’arrive pas au but.
Comment ça marche
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Vous listez vos services
Jusqu’à neuf, chacun avec son nom, son numéro et son poste s’il y en a un, plus quand y passer : « factures, paiements ». Avec un seul numéro, c’est simplement la personne du cabinet.
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Vous décidez quand
Uniquement aux heures d’ouverture ou aussi en dehors, et combien de secondes ça doit sonner. Pendant les congés et jours fériés, il ne transfère à personne : il laisse un rappel.
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L’assistant accompagne
Il prévient l’appelant et transfère l’appel. Si l’on ne comprend pas vers qui, il propose le menu : « dites 1 pour… », à la voix ou au clavier. Si personne ne répond, il revient en ligne et recueille la demande.
Il transfère l’appel. Et le reprend s’il le faut.
Ce que vous pouvez faire
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Le vrai poste de votre standard
Vous avez déjà un standard ? Indiquez le poste du bureau : il se compose tout seul dès que le standard répond, et tient même si vous réorganisez un jour son menu.
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Si personne ne répond, rien n’est perdu
L’appel revient à l’assistant, qui laisse une demande de rappel. L’appelant n’écoute pas sonner dans le vide, et vous retrouvez la demande avec tout le nécessaire.
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Les VIP devant tout le monde
Le client important est salué par son nom, ceux qui reçoivent les rappels sont aussitôt avertis et, si le transfert est actif, l’assistant lui propose d’abord de parler à une personne.
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Hors horaires, seulement si vous le voulez
Vous pouvez laisser passer les VIP même quand c’est fermé. Par défaut c’est désactivé : le numéro de l’appelant peut être falsifié, et personne ne doit pouvoir faire sonner le cabinet la nuit. Congés et jours fériés restent fermés.
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Les importuns restent dehors
Un numéro bloqué est refusé avant de répondre, sans consommer de minutes, et la tentative reste dans le journal. Vous pouvez aussi bloquer les numéros masqués, sachant que les hôpitaux et les standards appellent souvent ainsi.
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La conversation avec la personne reste la vôtre
Dès que le collègue répond, kVoice n’écoute plus : cette partie n’est ni enregistrée ni transcrite. Le journal indique seulement à qui l’appel a été transféré.
Questions fréquentes
Vers quels numéros peut-on transférer l’appel ?
Les fixes et mobiles italiens. Les numéros étrangers, courts ou surtaxés ne sont pas admis.
La personne qui reçoit l’appel voit-elle le numéro du client ?
Non, elle voit un numéro Kamzan. Le numéro de l’appelant reste dans le journal de kVoice, pour ceux qui ont le privilège de le consulter.
Faut-il changer de standard ?
Non. kVoice appelle le numéro public du bureau et compose le poste : les deux standards n’ont pas besoin d’être reliés. Si le poste ne répond pas, c’est ensuite votre standard qui décide.
Un numéro bloqué entend-il quelque chose ?
L’assistant ne répond pas : l’appel est refusé. Attention toutefois : si les appels arrivent à kVoice renvoyés depuis votre téléphone, un appel refusé peut finir sur la messagerie de votre opérateur.
Les autres fonctionnalités de kVoice
Vous voulez l’entendre au téléphone ?
Nous vous montrons kVoice avec vos horaires, vos services et votre message d’accueil, et nous l’essayons ensemble comme le ferait un client. Une demi-heure, sans engagement.
Alex