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Rückrufe

Kein Anruf bleibt auf einem Klebezettel liegen

Der Kunde bittet um Rückruf und legt auf. Ab diesem Moment liegt das Anliegen schon bei den richtigen Personen, mit Name und Grund in kVoice, und man sieht, wer sich darum kümmert. Dringendes kommt vor allem anderen.

Demo anfragen Überblick über kVoice

Das Problem ist nicht der verpasste Anruf, sondern wer sich danach kümmert

Um 18:40 Uhr ruft ein Kunde bei der Officina Ferrero wegen eines Angebots an: geschlossen. kVoice nimmt Name und Grund auf, verspricht den Rückruf und hinterlegt das Anliegen. Am nächsten Morgen öffnet Marco es und übernimmt, und der Kollege, der um neun kommt, sieht, dass es schon vergeben ist: ein einziger Anruf, von der richtigen Person.

So funktioniert es

  1. Der Assistent nimmt es auf

    Er fragt nach Name und Grund, erkennt, ob es dringend ist, und verspricht den Rückruf. Am Ende des Gesprächs steht das Anliegen schon auf der Seite Rückrufe, verknüpft mit dem Anruf, aus dem es stammt.

  2. Die Richtigen erfahren es sofort

    Jede Person erhält eine E-Mail, die Glocke zeigt es an, und Dringendes erreicht auch das Telefon aller, die Benachrichtigungen aktiviert haben. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten: Ein Anliegen, das niemand sieht, ist genau das, was kVoice verhindern soll.

  3. Einer übernimmt, die anderen sehen es

    Es wechselt von Neu zu In Bearbeitung mit dem Namen der zuständigen Person, dann zu Erledigt. Bei Bedarf wird es wieder geöffnet. Aus der Zeile öffnen Sie den Anruf und lesen, was gesagt wurde, und ein Tipp auf die Nummer startet den Anruf.

Wer angerufen hat, wird zurückgerufen. Genau einmal.

Was Sie tun können

  • Dringendes wartet nicht

    Hervorgehoben auf der Seite, zuerst in der E-Mail-Liste, mit DRINGEND im Betreff und einer Benachrichtigung aufs Telefon. Die übrigen bleiben geordnet, ohne dass ein Telefon klingelt.

  • Eine E-Mail, die nichts preisgibt

    Am Telefon wird vieles gesagt: Befunde, Rechtsstreitigkeiten, Schulden. Deshalb stehen in der E-Mail weder Nummer noch Grund, nur der Name, falls genannt, die Dringlichkeit und der Link. Den Rest liest in kVoice, wer die Berechtigung hat.

  • Sie wählen die Empfänger

    Alle, die Rückrufe bearbeiten, oder nur einige Personen. Wer die Berechtigung verliert, erhält automatisch nichts mehr, auch wenn der Name auf der Liste stand.

  • Die Übersicht, wann Sie wollen

    Eine E-Mail pro Anruf, eine einzige um 8 Uhr mit den Anrufen seit der letzten Übersicht oder gar keine. Sie enthält Uhrzeit, Dauer und Ergebnis, und gibt es nichts zu berichten, kommt sie nicht.

  • Aufs Telefon, ohne dass jemand mitliest

    Benachrichtigungen erscheinen auch auf dem Sperrbildschirm, daher zeigen sie die Nummer des Anrufers nicht: Sie sehen sie beim Öffnen von kVoice. Sie werden je Gerät aktiviert; auf dem iPhone muss kVoice zum Home-Bildschirm hinzugefügt werden.

  • Bei jedem Anruf benachrichtigen

    Wer als Inhaber wissen will, wann das Telefon klingelt, aktiviert es für sich: Glocke und E-Mail bei jeder Annahme durch den Assistenten, auch nachts. Es gilt nur für diese Person, die anderen bemerken nichts.

Häufige Fragen

Kann ich die Rückruf-Hinweise abschalten?

Nein, denn ein Anliegen, das niemanden erreicht, ist ein verlorener Kunde. Sie können aber wählen, wer sie erhält, und die Anrufübersicht abschalten, die etwas anderes ist.

Warum steht der Anrufgrund nicht in der E-Mail?

Weil eine E-Mail weitergeleitet werden kann und in Vorschauen erscheint, und am Telefon heikle Dinge gesagt werden können. Den Grund lesen Sie in kVoice, und dort übernehmen Sie auch das Anliegen, damit nicht zwei Kollegen dieselbe Person anrufen.

Geht der Anruf verloren, wenn ein Rückruf lange offen bleibt?

Nein: Ein offener Rückruf hält den Anruf über die Aufbewahrungsfrist hinaus, bis zu drei Monate länger, damit die zuständige Person den Zusammenhang wiederfindet.

Kommen Benachrichtigungen auch nachts?

Nur wenn Sie sie aktivieren. Der Hinweis bei jedem Anruf und die Telefon-Benachrichtigungen sind persönliche Entscheidungen: Wer sie aktiviert, erhält sie zu jeder Stunde, alle anderen nur die Rückruf-E-Mail.

Die anderen Funktionen von kVoice

Möchten Sie es am Telefon hören?

Wir zeigen Ihnen kVoice mit Ihren Zeiten, Ihren Leistungen und Ihrer Begrüßung und probieren es gemeinsam aus, wie es ein Kunde tun würde. Eine halbe Stunde, unverbindlich.

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