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Auskunft am Telefon

Es antwortet mit dem, was Sie geschrieben haben, nicht mit dem, was es sich ausmalt

Dieselbe Frage kommt zehnmal am Tag: Was kostet es, was soll ich mitbringen, wo finde ich Sie. Sie geben einen Dokumentenordner und Ihre Website an, und kVoice antwortet von dort, in zwei Sätzen. Was nicht geschrieben steht, sagt es nicht.

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Die Preisliste gibt es schon: Das Telefon muss sie nur kennen

Im Studio Morelli sind die Fragen immer dieselben: Was braucht es für die Erklärung, was kostet der erste Termin, wo kann man parken. Preisliste und Unterlagenliste liegen schon in einem Files-Ordner, die Anfahrt steht auf der Website. Nichts muss für einen Assistenten neu geschrieben werden: Ändert sich die Preisliste, ändern Sie die Datei, und kVoice liest sie von selbst neu.

So funktioniert es

  1. Sie wählen die Quelle der Antworten

    Ein Firmenordner in Files mit PDF, Word, Excel oder Text und bis zu drei Websites. Kein Files? Die Websites reichen.

  2. kVoice liest und bleibt aktuell

    Dokumente werden alle sechs Stunden automatisch neu gelesen, Websites jede Woche, unter Beachtung der robots.txt. Sie sehen, wie viele Seiten übernommen wurden und was außen vor blieb, und können Seiten ausschließen, die nicht ans Telefon gehören.

  3. Am Telefon antwortet es oder bietet einen Rückruf an

    Steht die Antwort geschrieben, gibt es sie in zwei Sätzen. Findet es nichts, gibt es das zu und bietet einen Rückruf an. Wird das Dokument gebraucht, fragt es, ob es per SMS geschickt werden darf.

Was nicht dasteht, sagt es nicht.

Was Sie tun können

  • Beträge nur, wenn sie dastehen

    Ein erfundener Preis am Telefon kommt teuer. Bevor der Satz gesprochen wird, prüft das Programm, ob der Betrag wirklich in den Dokumenten steht: Wenn nicht, sagt der Assistent ihn nicht.

  • Das richtige Dokument per SMS

    Das Formular, die Preisliste, die Liste, was mitzubringen ist. Nach dem Ja des Anrufers geht eine SMS an die Nummer, von der er anruft, mit einem sieben Tage gültigen Link. Die Auswahl erfolgt nach Dateiname und Notiz: Eine klare Notiz hilft.

  • Der Link zur Website-Seite

    Auf „Können Sie mir das schicken?“ sendet der Assistent, wenn die Information von der Website stammt, den Link zu dieser Seite per SMS: Anfahrt, Formular, Öffnungszeiten. Nur Seiten, die Sie nicht ausgeschlossen haben.

  • Website-Text bleibt Information

    Von einer Website bleibt nur der Text, ohne Menüs und Formulare, und er wird nie zu einer Anweisung an den Assistenten. Gelesen wird nur die angegebene Website, ohne Abstecher zu anderen Adressen.

  • Was in den Tresor kommt, ist sofort draußen

    Der Assistent nutzt nur Dateien, die direkt im gewählten Ordner liegen, nie Unterordner oder andere Ordner. Eine in den Files-Tresor verschobene Datei wird sofort nicht mehr verwendet, ohne auf das nächste Einlesen zu warten.

  • Suche nach Bedeutung, wenn nötig

    Wer fragt „Was kostet eine Reinigung?“, findet auch „Tarife: Dentalhygiene“, wenn die Erweiterung aktiv ist. Es ist eine Zusatzerweiterung, die Kamzan aktiviert und die Files voraussetzt: Die Texte laufen über Azure in der EU-Zone. Ohne sie wird nach Wörtern gesucht.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Antwort nicht in den Dokumenten steht?

Der Assistent sagt es und bietet einen Rückruf an. Keine erfundenen Antworten: Wurde nichts gefunden, lässt das Programm ihn keine Auskunft geben.

Brauche ich unbedingt Files?

Für Antworten nicht: Ohne Files nutzen Sie nur die Website. Files braucht es für Antworten aus Dokumenten, für den Dokumentversand per SMS und für die Suche nach Bedeutung.

Liest es auch gescannte Dokumente?

Nein: Es braucht Text. Ein Scan ohne Text bleibt außen vor, und die Seite weist darauf hin, damit Sie wissen, welche Dateien Sie durch das Original ersetzen sollten.

Kann es jedem Anrufer eine SMS schicken?

Nur an die Nummer, von der angerufen wird, und nur nach dem Ja des Anrufers. Bei unterdrückter Nummer geht es nicht, und ein Festnetz empfängt keine SMS: Dann schlägt der Assistent etwas anderes vor, etwa einen Rückruf.

Die anderen Funktionen von kVoice

Möchten Sie es am Telefon hören?

Wir zeigen Ihnen kVoice mit Ihren Zeiten, Ihren Leistungen und Ihrer Begrüßung und probieren es gemeinsam aus, wie es ein Kunde tun würde. Eine halbe Stunde, unverbindlich.

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