Am Telefon
Es meldet sich mit Ihrem Namen, zu Ihren Zeiten, wie Sie es sagen würden
Das Telefon klingelt, während Sie beim Kunden sind, in der Mittagspause, mitten im August. Anrufer sollen nicht ins Leere laufen: Sie treffen auf einen Assistenten, der sagt, wer Sie sind, Ihre Öffnungszeiten kennt und von der Werkstatt oder Kanzlei in den richtigen Worten spricht.
Ein verpasster Anruf ist oft ein Kunde, der den Nächsten anruft
In der Officina Ferrero klingelt das Telefon unter einem angehobenen Auto, und die Ansage des alten Anrufbeantworters hört sich niemand an. Mit kVoice sagen Sie einmal, wer Sie sind und was Sie tun: Stimme, Begrüßung, Zeiten, Urlaub. Ab dem nächsten Tag werden Anrufer immer gleich empfangen und wissen von Anfang an, dass der virtuelle Assistent der Werkstatt antwortet: Dieser Hinweis ist fest und lässt sich nicht entfernen.
So funktioniert es
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Sagen Sie, wer Sie sind
Branche, der am Telefon genannte Name, was Sie tun und wo Sie arbeiten. Der Assistent nennt das Unternehmen beim richtigen Wort – die Werkstatt, der Salon, die Kanzlei – und der Name kommt ohne „GmbH“.
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Wählen Sie Stimme und Begrüßung
Fünf italienische Stimmen, vier weibliche und eine männliche. Drücken Sie auf Play und hören Sie die Begrüßung so, wie Anrufer sie hören, noch bevor Sie speichern.
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Legen Sie fest, wann es antwortet
Immer, nur außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn niemand abnimmt. Zeitfenster für jeden Tag, dazu Urlaub und Feiertage, die von selbst gelten.
Sagen Sie einmal, wer Sie sind. Am Telefon wiederholt er es.
Was Sie tun können
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Die Branche prägt die Sprache
Sechzehn Branchen, vom Friseur bis zum Tierarzt. Ist Ihre gewählt, schlägt kVoice Funktionen, Anweisungen und Beispielleistungen vor: Sie nehmen sie an oder ignorieren sie, und nichts von dem, was Sie geschrieben haben, geht verloren.
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Die Begrüßung vorab anhören
Neben dem Formular sehen Sie immer, was am Telefon zu hören sein wird, und jede Stimme liest es mit dem echten Ton vor. Denselben Text erneut anzuhören verbraucht nichts.
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Urlaub mit den richtigen Worten
Tragen Sie den Zeitraum ein und auf Wunsch, was gesagt werden soll: „Wir haben bis 25. August geschlossen und öffnen wieder am 26.“ Der Assistent sagt es genau so, schlägt in dieser Zeit keine Termine vor und leitet keine Anrufe weiter.
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Feiertage und Schutzpatron schon eingeplant
Die italienischen Feiertage sind schon aktiv, Ostern und Ostermontag inklusive. Ergänzen Sie den Schutzpatron Ihrer Gemeinde und sehen Sie die nächsten Schließtage in einer Liste, so wie der Assistent sie sieht.
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Mit Klokka nur ein Schließkalender
Wenn Sie Klokka nutzen, übernimmt ein Schalter die dort eingestellten Schließtage, Feiertage und den Schutzpatron auch hier: Nichts muss doppelt eingetragen werden.
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Anweisungen, wie Sie sie einem Kollegen geben würden
Was gefragt, was nicht gesagt werden soll, wie man sich verhält: Ein paar Zeilen genügen. Das sind Regeln fürs Antworten; Preislisten und lange Informationen gehören in die Dokumente.
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie nicht mit einem Menschen sprechen?
Ja. Jedes Gespräch beginnt mit „Guten Tag, hier spricht der virtuelle Assistent von …“ und Ihrem Firmennamen. Dieser Satz steht außerhalb der von Ihnen geschriebenen Begrüßung: Er ist immer da und lässt sich nicht entfernen.
Kann ich die Begrüßung frei formulieren?
Ja, den Teil nach dem Hinweis. Die eigene Begrüßung am Telefon ist ab dem Pro-Tarif enthalten; im Base-Tarif hören Anrufer „Wie kann ich Ihnen helfen?“, und Ihr Text bleibt gespeichert, bis Sie den Tarif wechseln.
Sperrt in kVoice eingetragener Urlaub auch die Online-Buchungsseite?
Nein. Sie stoppen nur, was über das Telefon läuft: vom Assistenten gebuchte Termine und an Personen weitergeleitete Anrufe. Die Kalendo-Buchungsseite bleibt, wie sie ist, und wird bei Bedarf dort geschlossen.
Was hören Anrufer, wenn der Dienst ausgeschaltet ist?
Eine kurze Ansage, die Sie umformulieren können, gelesen mit der gewählten Stimme. Sie nennt keinen Grund: Anrufer hören nur, dass Sie gerade nicht antworten können und dass sie später zurückrufen können.
Die anderen Funktionen von kVoice
Möchten Sie es am Telefon hören?
Wir zeigen Ihnen kVoice mit Ihren Zeiten, Ihren Leistungen und Ihrer Begrüßung und probieren es gemeinsam aus, wie es ein Kunde tun würde. Eine halbe Stunde, unverbindlich.
Alex