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Anrufprotokoll

Sie wissen, wer angerufen hat und was er wollte, ohne etwas nachzuhören

Nach einem Vormittag voller Anrufe öffnen Sie kVoice und haben in einer Minute den Überblick: wer angerufen hat, wie es ausging, was noch zu tun ist. Und was Anrufende sagen, bleibt unter Kontrolle: Es lesen die Richtigen, und nach einer Frist ist es weg.

Demo anfragen Überblick über kVoice

Eine Zeile pro Anruf, und das Telefon wird lesbar

Bei Officina Ferrero klingelt montags ununterbrochen das Telefon, und die Zettel gehen verloren. Mit kVoice hinterlässt jeder Anruf eine Zeile mit Uhrzeit, Dauer, Ergebnis und Zusammenfassung: gebucht, Rückruf, Ticket, Auskunft. Die Übersicht zeigt, wie viel der Assistent arbeitet und wie viele Anrufe mit einem Termin enden. Transkripte mit den Daten der Anrufenden öffnen nur Berechtigte; allen anderen genügt die Zusammenfassung.

So funktioniert es

  1. Der Assistent beendet den Anruf

    Im Protokoll erscheint die Zeile mit Nummer, Dauer, Ergebnis und einer kurzen Zusammenfassung. Ist ein Termin, Ticket oder Rückruf entstanden, sehen Sie es dort.

  2. Das Team kümmert sich

    Jeder hat seine eigenen ungelesenen Anrufe, „Zu erledigen“ sammelt, was noch offen ist. Sie filtern nach Ergebnis und Zeitraum, suchen nach Nummer, Name oder Zusammenfassung und archivieren Erledigtes.

  3. Die Frist erledigt den Rest

    Transkripte werden nach 90 Tagen gelöscht, bei Arztpraxen und Kanzleien nach 30. Anrufe nach 6, 12 oder 24 Monaten, wie Sie wählen: Nur die Zählwerte bleiben.

Alles, was Sie für den Rückruf brauchen, und nicht mehr als nötig.

Was Sie tun können

  • Der Tag auf einem Bildschirm

    Anrufe heute und im Monat, durchschnittliche Dauer, offene Rückrufe, verbrauchte Minuten, Verlauf und Ergebnisse: Sie sehen sofort, wie viel Arbeit Ihnen das Telefon abgenommen hat.

  • Gelesen von Ihnen, nicht von allen

    In einem Büro zu fünft bleibt der Anruf, den ich gelesen habe, für Sie ungelesen. Das Archivieren gilt für alle und läuft auf Wunsch von selbst, nie bei noch Offenem.

  • Das Transkript für die, die es brauchen

    Der Gesprächstext liegt hinter einem eigenen Recht. Wer es nicht hat, sieht ihn auch im Export nicht: Ihm bleiben Ergebnis und Zusammenfassung.

  • Transkripte nur, wenn Sie sie wollen

    Mit einem Schalter bewahren Sie sie ab dem nächsten Anruf nicht mehr auf: Ergebnis und Zusammenfassung bleiben. Bereits gespeicherte löschen Sie auf einmal.

  • Anruf löschen, wenn jemand darum bittet

    Bittet ein Anrufer um Löschung seiner Daten, entfernen Sie Nummer, Zusammenfassung, Transkript und Rückrufe sofort, ohne die Frist abzuwarten. Nur der Verbrauchszähler bleibt.

  • Das Protokoll in Excel

    In den Tarifen, die das enthalten, exportieren Sie das Angezeigte mit den gesetzten Filtern als .xlsx: praktisch für die Steuerberatung oder um Anrufe über die Frist hinaus aufzubewahren.

Häufige Fragen

Zeichnet kVoice die Stimme der Anrufenden auf?

Nein. Der Ton dient dazu, das Gesagte zu verstehen, und bleibt nicht als Aufnahme erhalten: Im Protokoll stehen Text, Zusammenfassung und Ergebnis. Auch der an eine Person weitergegebene Gesprächsteil wird weder aufgezeichnet noch transkribiert.

Wie lange bleiben die Anrufdaten erhalten?

Sie wählen 6, 12 oder 24 Monate; ohne Wahl sind es 12. „Für immer“ gibt es nicht. Transkripte bleiben kürzer: 90 Tage, bei Arztpraxen und Kanzleien 30. Ein Anruf mit offenem Rückruf wartet auf dessen Abschluss, höchstens 3 Monate länger.

Verschwindet nach der Frist alles aus den Statistiken?

Nein. Nummer, Zusammenfassung, Transkript und Rückrufe werden gelöscht; Tag, Dauer, Ergebnis und Kosten bleiben ohne Bezug zur Person. So ändern sich weder der Verbrauch vergangener Monate noch die Übersicht.

Wo werden die Anrufe verarbeitet?

Hören und Stimme laufen auf Microsoft Azure in Europa, das Modell, das versteht und antwortet, auf Azure in der Europäischen Union. Die Zusammenfassung kann personenbezogene Daten enthalten, deshalb legt das Unternehmen Fristen und Rechte fest.

Die anderen Funktionen von kVoice

Möchten Sie es am Telefon hören?

Wir zeigen Ihnen kVoice mit Ihren Zeiten, Ihren Leistungen und Ihrer Begrüßung und probieren es gemeinsam aus, wie es ein Kunde tun würde. Eine halbe Stunde, unverbindlich.

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