Journal des appels
Vous savez qui a appelé et ce qu’il voulait, sans rien réécouter
Après une matinée d’appels, vous ouvrez kVoice et en une minute vous avez le tableau : qui a appelé, comment cela s’est terminé, ce qu’il reste à faire. Et ce que disent les appelants reste sous contrôle : seules les bonnes personnes le lisent et, passé un délai, cela disparaît.
Une ligne par appel, et le téléphone devient lisible
Chez Officina Ferrero, le lundi, le téléphone n’arrête pas et les papiers se perdent. Avec kVoice, chaque appel laisse une ligne avec l’heure, la durée, le résultat et le résumé : réservé, rappel, ticket, information. La vue d’ensemble montre combien l’assistant travaille et combien d’appels finissent par un rendez-vous. Les transcriptions, qui contiennent les données de l’appelant, ne s’ouvrent que pour les personnes habilitées ; aux autres, le résumé suffit.
Comment ça marche
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L’assistant termine l’appel
La ligne apparaît dans le journal avec le numéro, la durée, le résultat et un bref résumé. Si un rendez-vous, un ticket ou un rappel en est né, vous le voyez là.
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L’équipe s’en occupe
Chacun a ses appels non lus, « À traiter » rassemble ce qui reste ouvert. Vous filtrez par résultat et période, cherchez par numéro, nom ou résumé et archivez ce qui est clos.
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Le délai fait le reste
Les transcriptions sont supprimées après 90 jours, 30 pour les cabinets médicaux et professionnels. Les appels après 6, 12 ou 24 mois, selon votre choix : seuls les décomptes restent.
Tout ce qu’il faut pour rappeler, et rien de plus que nécessaire.
Ce que vous pouvez faire
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La journée sur un écran
Appels du jour et du mois, durée moyenne, rappels ouverts, minutes utilisées, évolution et résultats : vous voyez tout de suite combien de travail le téléphone vous a épargné.
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Lu par vous, pas par tous
Dans un bureau de cinq, ce que j’ai lu reste non lu pour vous. L’archivage vaut pour tous et peut être automatique, jamais sur ce qui reste à traiter.
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La transcription pour qui en a besoin
Le texte de la conversation est derrière un privilège à part. Qui ne l’a pas ne le voit pas non plus dans l’export : il garde le résultat et le résumé.
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Des transcriptions seulement si vous en voulez
Un interrupteur suffit pour ne plus les conserver dès le prochain appel : le résultat et le résumé restent. Et celles déjà enregistrées se suppriment d’un coup.
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Supprimer un appel quand on vous le demande
Si un appelant demande la suppression de ses données, vous retirez aussitôt numéro, résumé, transcription et rappels, sans attendre l’échéance. Seul le décompte de consommation reste.
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Le journal dans Excel
Avec les formules qui l’incluent, vous exportez en .xlsx ce que vous regardez, filtres appliqués : pratique pour le comptable, ou pour garder les appels au-delà du délai.
Questions fréquentes
kVoice enregistre-t-il la voix des appelants ?
Non. L’audio sert à comprendre ce que dit l’appelant et n’est pas conservé comme enregistrement : le journal contient le texte, le résumé et le résultat. La partie de l’appel transférée à une personne n’est ni enregistrée ni transcrite.
Combien de temps les données d’appel sont-elles conservées ?
Vous choisissez 6, 12 ou 24 mois ; sans choix, c’est 12. « Pour toujours » n’existe pas. Les transcriptions durent moins : 90 jours, 30 pour les cabinets médicaux et professionnels. Un appel avec un rappel ouvert attend sa clôture, 3 mois de plus au maximum.
Après l’échéance, tout disparaît-il des statistiques ?
Non. Le numéro, le résumé, la transcription et les rappels sont supprimés ; le jour, la durée, le résultat et les coûts restent, sans lien avec la personne. Ainsi, la consommation des mois passés et la vue d’ensemble ne changent pas.
Où les appels sont-ils traités ?
L’écoute et la voix tournent sur Microsoft Azure en Europe, le modèle qui comprend et répond sur Azure dans l’Union européenne. Le résumé peut contenir des données personnelles de l’appelant : c’est pourquoi l’entreprise choisit les délais et les privilèges.
Les autres fonctionnalités de kVoice
Vous voulez l’entendre au téléphone ?
Nous vous montrons kVoice avec vos horaires, vos services et votre message d’accueil, et nous l’essayons ensemble comme le ferait un client. Une demi-heure, sans engagement.
Alex