Registo de chamadas
Sabe quem ligou e o que queria, sem voltar a ouvir nada
Depois de uma manhã de chamadas abre o kVoice e num minuto tem o quadro: quem ligou, como terminou, o que falta fazer. E o que diz quem liga fica sob controlo: lê quem deve e, passado um prazo, desaparece.
Uma linha por chamada, e o telefone passa a ser algo que se lê
Na Officina Ferrero à segunda-feira o telefone não para e os papéis perdem-se. Com o kVoice cada chamada deixa uma linha com hora, duração, resultado e resumo: marcado, retorno, ticket, informação. No Resumo vê-se quanto trabalha o assistente e quantas chamadas acabam numa marcação. As transcrições, que contêm os dados de quem liga, só as abre quem tem o privilégio; aos outros basta o resumo.
Como funciona
-
O assistente termina a chamada
No registo aparece a linha com número, duração, resultado e um breve resumo. Se daí nasceu uma marcação, um ticket ou um retorno, vê-o aí.
-
A equipa trata dela
Cada um tem as suas não lidas, e «A tratar» reúne o que continua aberto. Filtra por resultado e período, pesquisa por número, nome ou resumo e arquiva o que está fechado.
-
O prazo faz o resto
As transcrições apagam-se ao fim de 90 dias, 30 nos consultórios médicos e escritórios profissionais. As chamadas ao fim de 6, 12 ou 24 meses, como escolher: ficam só as contagens.
Tudo o que precisa para ligar de volta, e nada mais do que o necessário.
O que pode fazer
-
O dia num ecrã
Chamadas de hoje e do mês, duração média, retornos em aberto, minutos usados, evolução e resultados: vê logo quanto trabalho o telefone lhe poupou.
-
Lida por si, não por todos
Num escritório de cinco, a que eu li continua por ler para si. O arquivo vale para todos e pode ser automático, nunca sobre o que ainda está por tratar.
-
A transcrição para quem precisa
O texto da conversa está atrás de um privilégio à parte. Quem não o tem também não o vê na exportação: fica-lhe o resultado e o resumo.
-
Transcrições só se as quiser
Com um interruptor deixa de as conservar a partir da próxima chamada: ficam o resultado e o resumo. E as já guardadas apagam-se de uma vez.
-
Eliminar uma chamada quando lho pedem
Se quem ligou pedir para apagar os seus dados, retira número, resumo, transcrição e retornos de imediato, sem esperar pelo prazo. Fica só a contagem de consumos.
-
O registo em Excel
Nos planos que a incluem, exporta para .xlsx o que está a ver, com os filtros aplicados: útil para o contabilista, ou para guardar chamadas para além do prazo.
Perguntas frequentes
O kVoice grava a voz de quem liga?
Não. O áudio serve para perceber o que diz quem liga e não fica como gravação: no registo há texto, resumo e resultado. A parte da chamada passada a uma pessoa também não é gravada nem transcrita.
Durante quanto tempo ficam os dados das chamadas?
Escolhe 6, 12 ou 24 meses; se não escolher, são 12. «Para sempre» não existe. As transcrições duram menos: 90 dias, 30 nos consultórios médicos e escritórios profissionais. Uma chamada com um retorno em aberto espera que seja fechado, no máximo mais 3 meses.
Depois do prazo desaparece tudo das estatísticas?
Não. Apagam-se número, resumo, transcrição e retornos; ficam dia, duração, resultado e custos, sem ligação à pessoa. Assim, os consumos dos meses passados e o Resumo não mudam.
Onde são tratadas as chamadas?
A escuta e a voz funcionam no Microsoft Azure na Europa, o modelo que percebe e responde no Azure na União Europeia. No resumo podem surgir dados pessoais de quem liga: por isso a empresa escolhe prazos e privilégios.
As outras funcionalidades do kVoice
Quer ouvi-lo ao telefone?
Mostramos-lhe o kVoice com os seus horários, os seus serviços e a sua saudação, e experimentamos juntos como faria um cliente. Meia hora, sem compromisso.
Alex