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Informations au téléphone

Il répond avec ce que vous avez écrit, pas avec ce qu’il imagine

La même question revient dix fois par jour : combien ça coûte, que dois-je apporter, où vous trouver. Vous indiquez un dossier de documents et votre site, et kVoice répond à partir de là, en deux phrases. Ce qui n’est pas écrit, il ne le dit pas.

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Le tarif est déjà écrit : il suffit que le téléphone le connaisse

Au Studio Morelli, les questions sont toujours les mêmes : que faut-il pour la déclaration, combien coûte le premier rendez-vous, où se garer. Le tarif et la liste des pièces sont déjà dans un dossier Files, l’accès est sur le site. Rien à réécrire pour un assistant : quand le tarif change, vous changez le fichier, et kVoice le relit de lui-même.

Comment ça marche

  1. Vous choisissez d’où viennent les réponses

    Un dossier de l’entreprise dans Files, avec PDF, Word, Excel ou texte, et jusqu’à trois sites. Pas de Files ? Les sites suffisent.

  2. kVoice lit et se tient à jour

    Les documents sont relus automatiquement toutes les six heures, les sites chaque semaine, dans le respect du robots.txt. Vous voyez combien de pages ont été prises et ce qui est resté de côté, et vous pouvez exclure celles qui ne doivent pas finir au téléphone.

  3. Au téléphone, il répond ou propose un rappel

    Si la réponse est écrite, il la donne en deux phrases. S’il ne la trouve pas, il le reconnaît et propose un rappel. Si le document est utile, il demande s’il peut l’envoyer par SMS.

Si ce n’est pas écrit, il ne le dit pas.

Ce que vous pouvez faire

  • Des montants seulement s’ils sont écrits

    Un prix inventé au téléphone coûte cher. Avant que la phrase ne parte, le programme vérifie que le montant figure bien dans les documents : sinon, l’assistant ne le dit pas.

  • Le bon document, par SMS

    Le formulaire, le tarif, la liste des choses à apporter. Après le oui de l’appelant, un SMS part vers le numéro d’où il appelle, avec un lien valable sept jours. Le choix se fait d’après le nom et la note du fichier : une note claire aide.

  • Le lien de la page du site

    À « vous pouvez me l’envoyer ? », si l’information vient du site, l’assistant envoie par SMS le lien de cette page : l’accès, le formulaire, les horaires du magasin. Uniquement les pages que vous n’avez pas exclues.

  • Le texte du site reste une information

    D’un site, on ne garde que le texte, sans menus ni formulaires, et il ne devient jamais une instruction pour l’assistant. Seules les pages du site indiqué sont lues, sans partir vers d’autres adresses.

  • Ce qui va au coffre-fort sort aussitôt

    L’assistant n’utilise que les fichiers placés directement dans le dossier choisi, jamais les sous-dossiers ni d’autres dossiers. Un fichier déplacé dans le coffre-fort de Files cesse aussitôt d’être utilisé, sans attendre la relecture.

  • Recherche par le sens, si besoin

    Qui demande « combien coûte un détartrage ? » trouve aussi « Tarifs : hygiène dentaire », si vous activez l’extension. C’est une extension supplémentaire activée par Kamzan, qui requiert Files : les textes passent par Azure dans la zone UE. Sans elle, la recherche se fait par mots.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si la réponse n’est pas dans les documents ?

L’assistant le dit et propose un rappel. Pas de réponses inventées : s’il n’a rien trouvé, le programme ne le laisse pas donner d’information.

Files est-il indispensable ?

Pas pour répondre : sans Files, on utilise uniquement le site. Files sert aux réponses tirées des documents, à l’envoi de documents par SMS et à la recherche par le sens.

Lit-il aussi les documents numérisés ?

Non : il lui faut du texte. Un scan sans texte reste de côté, et la page vous le signale, pour que vous sachiez quels fichiers remplacer par l’original.

Peut-il envoyer un SMS à tous ceux qui appellent ?

Uniquement au numéro d’où l’on appelle et seulement après le oui de l’appelant. Depuis un numéro masqué, ce n’est pas possible, et une ligne fixe ne reçoit pas de SMS : l’assistant propose alors autre chose, par exemple un rappel.

Les autres fonctionnalités de kVoice

Vous voulez l’entendre au téléphone ?

Nous vous montrons kVoice avec vos horaires, vos services et votre message d’accueil, et nous l’essayons ensemble comme le ferait un client. Une demi-heure, sans engagement.

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