Un produit

Rappels

Aucun appel ne finit sur un post-it

Le client demande à être rappelé et raccroche. Dès cet instant, la demande est sous les yeux des bonnes personnes, avec le nom et le motif dans kVoice, et on voit qui s’en occupe. Les urgences passent avant tout le reste.

Demander une démo Vue d’ensemble de kVoice

Le problème n’est pas l’appel manqué, mais qui s’en occupe ensuite

À 18 h 40, un client appelle l’Officina Ferrero pour un devis : c’est fermé. kVoice note le nom et le motif, promet le rappel et dépose la demande. Le lendemain matin, Marco l’ouvre et la prend en charge, et le collègue qui arrive à neuf heures voit qu’elle est déjà attribuée : un seul appel, passé par la bonne personne.

Comment ça marche

  1. L’assistant recueille

    Il demande le nom et le motif, comprend si c’est urgent et promet le rappel. À la fin de l’appel, la demande figure déjà sur la page Rappels, liée à l’appel d’origine.

  2. Les bonnes personnes le savent aussitôt

    Un e-mail part pour chacun, la cloche s’allume et, pour les urgences, l’alerte arrive aussi sur le téléphone de ceux qui ont activé les notifications. Cette alerte ne se désactive pas : une demande que personne ne voit, c’est précisément ce que kVoice doit éviter.

  3. L’un la prend, les autres le voient

    Elle passe de Nouvelle à Prise en charge avec le nom de la personne, puis à Terminée. Au besoin, on la rouvre. Depuis la ligne, on ouvre l’appel, on lit ce qui a été dit, et un appui sur le numéro lance l’appel.

Qui a appelé est rappelé. Une seule fois.

Ce que vous pouvez faire

  • Les urgences n’attendent pas

    Mises en évidence sur la page, en tête de la liste de l’e-mail, avec URGENT dans l’objet et une notification sur le téléphone. Les autres restent en ordre, sans faire vibrer personne.

  • Un e-mail qui ne raconte rien

    Au téléphone, on dit de tout : examens, procès, dettes. C’est pourquoi l’e-mail ne contient ni le numéro ni le motif, seulement le nom s’il a été donné, l’urgence et le lien. Le reste se lit dans kVoice, par ceux qui en ont le privilège.

  • Vous choisissez qui reçoit

    Tous ceux qui gèrent les rappels, ou seulement quelques personnes. Qui perd le privilège cesse de recevoir de lui-même, même si son nom figurait sur la liste.

  • Le récapitulatif, quand vous le voulez

    Un e-mail par appel, un seul à 8 heures avec les appels depuis le récapitulatif précédent, ou aucun. Il indique l’heure, la durée et le résultat, et s’il n’y a rien à dire, il n’arrive pas.

  • Sur le téléphone, sans que votre voisin le lise

    Les notifications s’affichent aussi sur l’écran verrouillé, elles ne montrent donc pas le numéro de l’appelant : vous le voyez en ouvrant kVoice. Elles s’activent appareil par appareil ; sur iPhone, il faut ajouter kVoice à l’écran d’accueil.

  • M’avertir à chaque appel

    Le dirigeant qui veut savoir quand le téléphone sonne l’active pour lui-même : cloche et e-mail chaque fois que l’assistant répond, même la nuit. Cela ne vaut que pour qui le choisit, les autres ne s’aperçoivent de rien.

Questions fréquentes

Puis-je désactiver les alertes de rappel ?

Non, car une demande qui n’arrive à personne est un client perdu. Vous pouvez en revanche choisir qui les reçoit et désactiver le récapitulatif des appels, qui est autre chose.

Pourquoi le motif de l’appel n’est-il pas dans l’e-mail ?

Parce qu’un e-mail se transfère et s’affiche dans les aperçus, et qu’on peut dire des choses délicates au téléphone. Le motif se lit dans kVoice, et c’est aussi là qu’on prend la demande en charge, pour que deux collègues n’appellent pas la même personne.

Si un rappel reste longtemps ouvert, l’appel est-il perdu ?

Non : un rappel ouvert conserve l’appel au-delà du délai de conservation, jusqu’à trois mois de plus, pour que la personne concernée en retrouve le contexte.

Les notifications arrivent-elles aussi la nuit ?

Seulement si vous les activez. L’alerte à chaque appel et les notifications sur le téléphone sont des choix personnels : ceux qui les activent les reçoivent à toute heure, les autres ne reçoivent que l’e-mail des rappels.

Les autres fonctionnalités de kVoice

Vous voulez l’entendre au téléphone ?

Nous vous montrons kVoice avec vos horaires, vos services et votre message d’accueil, et nous l’essayons ensemble comme le ferait un client. Une demi-heure, sans engagement.

Demander une démo