Richiamate
Nessuna telefonata resta su un post-it
Il cliente chiede di essere richiamato e chiude. Da quel momento la richiesta è già davanti alle persone giuste, con nome e motivo in kVoice, e si vede chi la sta seguendo. Le urgenti vengono prima di tutto il resto.
Il problema non è la chiamata persa, è chi se ne occupa dopo
Alle 18:40 un cliente chiama l’Officina Ferrero per un preventivo: è chiuso. kVoice raccoglie nome e motivo, promette il ricontatto e lascia la richiesta. La mattina dopo Marco la apre, la prende in carico, e il collega che arriva alle nove vede che è già sua: una telefonata sola, fatta dalla persona giusta.
Come funziona
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L’assistente raccoglie
Chiede nome e motivo, capisce se è urgente e promette il ricontatto. Alla fine della chiamata la richiesta è già nella pagina Richiamate, collegata alla telefonata da cui nasce.
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Le persone giuste lo sanno subito
Parte un’email a ciascuno, compare nella campanella e, per le urgenti, arriva anche sul telefono di chi ha acceso le notifiche. Questo avviso non si può spegnere: una richiesta che nessuno vede è esattamente ciò che kVoice deve evitare.
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Uno la prende, gli altri lo vedono
Da Nuova passa a Presa in carico col nome di chi se ne occupa, poi a Fatta. Se serve si riapre. Dalla riga si apre la chiamata e si legge cosa è stato detto, e toccando il numero parte la telefonata.
Chi ha chiamato viene richiamato. Una volta sola.
Cosa puoi fare
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Le urgenti non aspettano
Segnate in evidenza nella pagina, prime nell’elenco dell’email, con l’oggetto che dice URGENTE e la notifica sul telefono. Le altre restano ordinate, senza far suonare nessuno.
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Un’email che non racconta i fatti di nessuno
Al telefono si dice di tutto: esami, cause, debiti. Per questo nell’email non ci sono né il numero né il motivo, solo il nome se l’ha detto, l’urgenza e il collegamento. Il resto si legge in kVoice, da chi ne ha il privilegio.
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Tu scegli chi riceve
Tutti quelli che gestiscono le richiamate, oppure solo alcune persone. Se qualcuno perde il privilegio smette di ricevere da solo, anche se il suo nome era in lista.
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Il riepilogo, quando lo vuoi
Una email a ogni chiamata, una sola alle 8 del mattino con le chiamate dal riepilogo precedente, oppure nessuna. Porta ora, durata ed esito, e se non c’è niente da dire non arriva.
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Sul telefono, senza far leggere a chi ti sta accanto
Le notifiche compaiono anche a schermo bloccato, quindi non mostrano il numero di chi ha chiamato: lo vedi aprendo kVoice. Si accendono dispositivo per dispositivo; su iPhone serve aggiungere kVoice alla schermata Home.
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Avvisami a ogni chiamata
Il titolare che vuole sapere quando il telefono squilla lo accende per sé: campanella ed email ogni volta che l’assistente risponde, anche di notte. Vale solo per chi lo sceglie, gli altri non si accorgono di niente.
Domande frequenti
Posso spegnere gli avvisi delle richiamate?
No, perché una richiesta che non arriva a nessuno è un cliente perso. Puoi però scegliere chi le riceve e spegnere il riepilogo delle chiamate, che è un’altra cosa.
Perché nell’email non c’è il motivo della chiamata?
Perché un’email si inoltra e compare nelle anteprime, e al telefono si possono dire cose delicate. Il motivo lo leggi in kVoice, e aprire kVoice serve anche a prendere in carico la richiesta, così due colleghi non richiamano la stessa persona.
Se una richiamata resta aperta a lungo, si perde la chiamata?
No: una richiamata aperta tiene la chiamata oltre il termine di conservazione, fino a tre mesi in più, così chi la deve fare ritrova il contesto.
Le notifiche arrivano anche di notte?
Solo se le accendi. L’avviso a ogni chiamata e le notifiche sul telefono sono scelte personali: chi le attiva le riceve a qualunque ora, chi non le attiva riceve solo l’email delle richiamate.
Le altre funzionalità di kVoice
Vuoi sentirlo al telefono?
Ti mostriamo kVoice con i tuoi orari, i tuoi servizi e il tuo saluto, e lo proviamo insieme come farebbe un cliente. Mezz’ora, senza impegno.
Alex