Pagina di caricamento
Il cliente apre il link e sa subito cosa manca
Una pagina sola, con il tuo logo e i tuoi colori: l’avanzamento in alto, la scadenza in vista, uno step alla volta. Si trascina il file, si compila il modulo nel browser, si firma, e alla fine «Invia per validazione». Funziona anche dal telefono.
Se caricare è difficile, il documento non arriva
Ogni ostacolo sulla pagina del cliente diventa un sollecito sulla tua scrivania: il file troppo pesante per l’email, il modulo da stampare, il dubbio su quale documento intendevi. La pagina di Flow toglie gli ostacoli uno per uno: dice cosa serve, in che formato, entro quando, e lascia fare la domanda proprio lì, sullo step.
Come funziona
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Apre il link
Se hai attivato la verifica, compare «Accesso protetto» e arriva un codice via email. Poi il nome della raccolta, la descrizione, la scadenza e il pulsante «Inizia il caricamento».
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Carica, compila, firma
«Step 2 di 8»: ogni step dice cosa serve e quali formati accetta. Si trascina il file o lo si sceglie dal telefono, si compila online o si scarica il modello, si firma con «Firma documento».
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Invia
Quando è tutto pronto, «Invia per validazione». La pagina conferma «Documentazione inviata!» e avvisa che arriverà una notifica se servirà correggere qualcosa.
Il cliente vede cosa manca. Tu smetti di ricordarglielo.
Cosa puoi fare
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Avanzamento sempre in vista
«Avanzamento globale», «Scadenza:» e il numero dello step dicono al cliente quanto manca. Ogni file caricato resta salvato: può chiudere la pagina e riprendere più tardi dallo stesso link.
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Moduli compilati online
Un PDF con campi compilabili si riempie nel browser e si salva con un clic. Word ed Excel si aprono nell’editor online con l’estensione «Compilazione documenti online». E chi preferisce la penna scarica il modello, lo compila e lo ricarica.
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Firma senza uscire dalla pagina
Lo step di firma porta il documento in kSign con «Firma documento». Appena firmato, la pagina si aggiorna da sola e il PDF firmato è già nella raccolta.
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Domande proprio sullo step
«Fai una domanda su questo step»: il dubbio arriva al tuo team già legato al documento giusto, e la risposta torna sulla pagina. Nelle «Note dal team» trovi lo spazio per indicazioni come «serve la visura aggiornata a quest’anno».
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Cartelle intere e voci ripetibili
Dove lo hai previsto, il cliente seleziona una cartella dal computer e arriva tutta, con le sottocartelle. Nelle voci ripetibili usa «Aggiungi caricamento» per ogni dipendente, immobile o contratto.
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Correzioni ordinate
Finché un file non è validato, il cliente può sostituirlo; se viene rifiutato, vede il motivo e lo ricarica. Un documento validato invece è bloccato: per cambiare una risposta che lo riguarda, il cliente invia una richiesta di modifica e il tuo team decide.
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Il tuo marchio, non il nostro
Logo e colori della tua azienda accompagnano il cliente dalla prima schermata all’ultima. Riconosce chi gli scrive, e si fida a caricare.
Domande frequenti
Il cliente deve installare qualcosa?
No. Basta un browser, sul computer o sul telefono: la pagina si adatta allo schermo, e dal telefono si possono caricare anche le foto scattate al momento.
Quanto può essere grande un file?
File fino al limite scelto dall’azienda, al massimo 200 MB: ben oltre il limite di un allegato email. Per tanti documenti insieme ci sono il caricamento multiplo e, dove lo prevedi, la cartella intera.
Cosa succede dopo la scadenza?
La scadenza serve a far partire i promemoria e a mostrarti chi è in ritardo, non chiude la pagina: il cliente può ancora caricare. Sei tu a decidere quando sospendere o chiudere la raccolta.
Il cliente può correggere un file già inviato?
Sì, finché non è stato validato: carica il nuovo file al posto del vecchio, e la versione precedente resta consultabile dal tuo team. Se il documento è già validato è bloccato, e per cambiarlo serve il via libera del team.
Le altre funzionalità di Flow
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Alex