Registre de formation des salariés : comment le tenir à jour, avec modèle
Le registre de formation est la liste des cours suivis par chaque salarié, avec dates, heures, attestations et échéances. Le tenir en ordre, c’est retrouver tout de suite qui a fait quoi et s’apercevoir à temps de ce qui doit être renouvelé. Il suffit d’une ligne par cours, toujours remplie de la même façon.
Que noter dans le registre
- Salarié : nom et prénom, toujours écrits de la même manière.
- Cours : un nom unique pour un même cours.
- Organisme : qui a organisé la formation.
- Format : présentiel, webinaire, e-learning ou mixte.
- Date et heures : quand elle a eu lieu et combien de temps elle a duré.
- Attestation : si elle a été reçue, et où elle se trouve.
- Échéance : quand il faut la renouveler, le cas échéant.
Comment l’organiser
- Choisissez un seul endroit : un fichier ou un outil, pas un par service.
- Utilisez des noms fixes : « Premiers secours » ne doit pas devenir « stage PS » à la ligne suivante.
- Enregistrez tout de suite : après chaque cours, pas en fin d’année.
- Conservez les attestations dans un dossier unique, au nom du cours.
- Décidez qui met à jour le registre et qui le contrôle.
Comment suivre les échéances
Une échéance n’est utile que si quelqu’un la regarde à temps. Fixez un préavis, par exemple 60 jours, et contrôlez le registre chaque mois. Dans notre modèle, le statut devient tout seul Valide, À renouveler ou Expiré.
Les cours nécessaires et leur fréquence de renouvellement dépendent de votre secteur et de votre rôle dans l’entreprise : renseignez-vous donc auprès de la personne qui s’occupe de la sécurité ou de la formation.
Les erreurs les plus courantes
- Le même cours sous trois noms différents : les comptes ne tombent pas juste.
- Des attestations dans la messagerie de quelqu’un : quand on en a besoin, personne ne les retrouve.
- Contrôler les échéances une fois par an : c’est déjà trop tard.
- Plusieurs fichiers à fusionner à la main : une seule mauvaise version suffit à perdre des données.
Par où commencer
Vous pouvez partir du modèle de registre de formation en Excel, gratuit et sans inscription. Quand les salariés et les cours se multiplient, Formatika garde cours et attestations au même endroit, montre qui est en retard grâce aux rappels automatiques et vous évite de refaire les calculs à la main.
Alex