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Présences et absences

Les heures dues naissent du contrat, un jour à la fois

Combien d’heures une personne doit le mardi 14, c’est le contrat valable ce mardi-là qui le dit : temps plein, temps partiel horizontal, vertical ou mixte, avec un horaire toujours identique ou un cycle de semaines. À partir de là, Klokka calcule les heures dues et le solde qui finissent dans la Feuille de présence. Changer de contrat à partir d’une date ne touche pas les mois qui précèdent.

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Un seul endroit décide combien d’heures sont dues

Dans la fiche de la personne, « Contrat et horaires », on choisit le type. Le temps plein doit l’horaire plein de l’entreprise, qui peut aussi se répartir avec des horaires différents selon les jours : sur six jours, ou avec des journées plus courtes. Le temps partiel a toujours ses propres plages : horizontal, ce sont moins d’heures tous les jours ouvrés ; vertical, des journées pleines certains jours seulement — le samedi aussi, s’il est dans le contrat — ; mixte, des plages différentes jour après jour. « Aucun contrat » est pour le collaborateur externe : pas d’horaire fixe, pas de rappels. Type et heures se contrôlent mutuellement avec l’« Horaire plein hebdomadaire » des Paramètres : un temps partiel qui atteint le plein ne s’enregistre pas, et Klokka propose le bon type. Au-dessus du contrat, il y a les « Jours avec un horaire différent », pour une seule date ; au-dessus de tout, les fermetures de l’entreprise, qui valent zéro heure pour tous.

Comment ça marche

  1. Choisissez le type et les plages

    Dans « Contrat et horaires » : type de contrat, plages des jours travaillés et, si l’horaire change d’une semaine à l’autre, un cycle de deux à quatre semaines qui se répète à partir du lundi choisi comme semaine 1.

  2. Changez à partir du bon jour

    « Changer de contrat à partir du… » ouvre une nouvelle période avec sa date, et l’« Historique du contrat » les liste toutes, celle en cours et celles programmées. Pour une faute de frappe, il y a « Corriger le contrat en cours », sans date.

  3. Le calcul se fait tout seul

    Chaque jour se calcule avec le contrat valable ce jour-là, de la date la plus tardive entre l’embauche et le premier enregistrement dans Klokka jusqu’à la date de fin. Heures dues et solde arrivent dans la Feuille de présence sans tableur entre les deux.

Le nouveau contrat vaut à partir d’une date. Les mois d’avant restent tels qu’ils étaient.

Ce que vous pouvez faire

  • Temps plein avec horaires par jour

    L’horaire plein se répartit comme il faut, même sur six jours ou avec des journées plus courtes : il suffit que la semaine corresponde au plein de l’entreprise.

  • Cycles de semaines

    Des rotations qui alternent : de deux à quatre semaines, chacune avec ses plages, qui se répètent l’une après l’autre. La fiche affiche la moyenne hebdomadaire.

  • Le jour différent

    « Jeudi 14, de 9 h à 13 h » : un horaire pour une seule date, ou un jour libre, avec une note. Il remplace le contrat ; les fermetures de l’entreprise restent fermées pour tous.

  • Le passé, seul l’administrateur y touche

    Une date dans le passé, ou la correction d’un contrat déjà commencé, recalcule les heures dues et le solde de mois déjà écoulés : seul un administrateur peut le faire, et Klokka le signale avant d’enregistrer.

  • Embauche et fin de contrat

    Dans « Contrat de travail », les heures dues comptent à partir de la date la plus tardive entre l’embauche et le premier enregistrement, et s’arrêtent à la date de fin. Qui utilise Klokka depuis mai n’a pas de dette depuis janvier.

Questions fréquentes

Qui définit le contrat d’une personne ?

Celui qui a le privilège « Gestion des membres », que la typologie Administrateur possède par défaut. Choisir une date dans le passé ou corriger un contrat déjà commencé reste toutefois réservé à un administrateur.

Et si un temps partiel atteint l’horaire plein ?

Il ne s’enregistre pas comme temps partiel : avec un total hebdomadaire égal au plein, c’est un temps plein, et Klokka propose de l’utiliser. L’inverse vaut aussi : un temps plein en dessous du plein est un temps partiel mixte.

Les fermetures de l’entreprise retirent-elles des heures dues ?

Oui : un jour de fermeture vaut zéro heure pour tous, même quand il se répète chaque année, et il l’emporte à la fois sur le contrat et sur le jour avec un horaire différent. Les fermetures se saisissent avec l’extension « Absences et jours fériés ».

Les contrats figurent-ils dans l’export des données ?

Oui : ils entrent dans l’archive contenant toutes les données de Klokka et dans la copie qu’une personne demande de ses propres données, à côté des enregistrements, des congés et des permissions.

Les autres fonctionnalités de Klokka

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