Rendez-vous
L’agenda se remplit même quand personne n’est au téléphone
Celui qui veut un rendez-vous se décide en général sur le moment : si personne ne répond, il essaie ailleurs. kVoice propose les créneaux libres, réserve, et le lendemain tout est dans l’agenda sans que vous ayez décroché.
Un seul agenda, pour le site et le téléphone
kVoice n’a pas d’agenda à lui : il réserve sur les pages de réservation Kalendo, les mêmes qu’en ligne. Durée, pauses, horaires et personne viennent de là, et un engagement pris ailleurs retire le créneau au téléphone aussi. À l’Officina Ferrero, l’appelant dit « révision » et l’assistant propose la première place libre ; le client confirme, le rendez-vous est dans l’agenda.
Comment ça marche
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Dites ce qui peut être réservé
Des services sous le nom qu’utilisent les clients, chacun lié à une ou plusieurs pages Kalendo par ordre de préférence. Ou simplement les personnes qui reçoivent.
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Le client demande, l’assistant propose
Il lit les créneaux libres à cet instant, retire ceux qui touchent une fermeture et en propose un. S’il faut deux services, il essaie de les enchaîner.
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Confirmation et agenda
Il réserve seulement après la confirmation de l’appelant. Le rendez-vous est dans Kalendo et reste dans le journal de l’appel, avec service et horaire.
Si ce n’est pas libre dans l’agenda, ça n’existe pas au téléphone.
Ce que vous pouvez faire
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Déplacer et annuler sans opérateur
Qui appelle depuis le numéro de la réservation peut déplacer ou annuler seul. Avec un numéro masqué, non : l’assistant propose un rappel, car n’importe qui pourrait dicter le numéro d’un autre.
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Deux services, un appel
Coupe et couleur, révision et pneus : l’assistant cherche d’abord des créneaux consécutifs le même jour, puis séparés, même sur des jours différents, avec une seule confirmation.
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Des tarifs dits comme vous le voulez
Fixe, de…à, sur devis ou à ne pas dire au téléphone. L’assistant donne le tarif seulement si on le lui demande et n’en invente jamais.
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Le tarif entre en quelques minutes
Un modèle Excel, CSV ou JSON à remplir, ou votre tarif tel quel si l’entreprise a connecté un modèle d’IA. Avant d’enregistrer, vous voyez ligne par ligne ce qui entre et ce qui change.
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Les noms du personnel restent dans l’entreprise
L’assistant n’énumère pas les personnes : il réserve la première place libre, ou une personne si l’appelant la nomme. Si vous écrivez comment l’appeler au téléphone, « la docteure », il le dit une fois la réservation faite.
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Si l’agenda n’est pas fiable, il s’arrête
Si la synchronisation avec Google ou Outlook échoue, kVoice ne propose pas de créneaux calculés sur une vieille copie : il prévient qui doit la reconnecter, pour éviter les doubles rendez-vous.
Questions fréquentes
Faut-il Kalendo pour prendre des rendez-vous ?
Oui : les rendez-vous naissent sur les pages de réservation Kalendo, et qui reçoit doit en avoir au moins une. Sinon, kVoice laisse une demande de rappel.
Si une personne a plusieurs pages de réservation, laquelle est utilisée ?
Celle que l’administrateur choisit dans kVoice. Tant qu’elle n’est pas choisie, cette personne n’est pas réservable : kVoice n’en prend pas une au hasard. Qui n’a qu’une page active l’utilise sans rien régler.
Peut-on annuler depuis un autre numéro que celui de la réservation ?
Seulement si vous le décidez. Avec « Reconnaît l’appelant » activé, un numéro lié dans le carnet suffit. Il existe aussi une option, désactivée par défaut, avec prénom, nom et jour. Attention : qui connaît ces données peut annuler le rendez-vous d’un client. Chaque annulation de ce type vous parvient en alerte et reste au journal ; avec un numéro masqué, cela ne fonctionne pas.
Les tarifs lus dans une liste passent-ils directement au téléphone ?
Non. kVoice propose, vous vérifiez noms et tarifs ligne par ligne et choisissez quoi créer. Les services lus dans un document ne sont réservables qu’après le choix de leur page de réservation.
Les autres fonctionnalités de kVoice
Vous voulez l’entendre au téléphone ?
Nous vous montrons kVoice avec vos horaires, vos services et votre message d’accueil, et nous l’essayons ensemble comme le ferait un client. Une demi-heure, sans engagement.
Alex