5 consejos para organizar y estructurar archivos y carpetas

Para incrementar la productividad y la velocidad operativa es importante contar con una buena gestión de la documentación. Encontrar un documento puede convertirse en un reto, sobre todo si no hay una estructura organizativa clara.

He aquí 5 consejos prácticos para mejorar la organización de tus carpetas y archivos, en pos de un flujo de trabajo más ágil.

1. Estructura sencilla e intuitiva

Crea una estructura de carpetas clara y coherente, basada en criterios como proyectos, departamentos o funciones: te ayudará a navegar con rapidez y a encontrar los documentos sin confusión.

2. Archivos y carpetas con nombres coherentes

Define un estándar de nombres para tus elementos: un formato uniforme que incluya elementos clave como la fecha y el nombre del proyecto o del cliente.

3. Nombres específicos y no demasiado largos

No utilices nombres genéricos ni demasiado largos. «Contrato 1» no es un nombre que aporte información útil. Usa, en cambio, nombres descriptivos que incluyan la información esencial para entender enseguida de qué se trata. Evita los caracteres especiales.

4. Carpetas de archivo

¿Has concluido un proyecto? Muévelo a una carpeta «Archivo» para mantener el área de trabajo limpia y reducir el desorden visual.

5. Revisiones y actualizaciones

Revisa de forma periódica la estructura de tus carpetas para eliminar duplicados y archivos obsoletos.

¿Y cuando es el cliente quien sube los archivos de forma caótica?

En ese caso puedes utilizar los flujos de carga guiada de la documentación: solicita la subida guiada de cualquier documentación para recibir archivos y carpetas de forma estructurada y organizada, según tus necesidades.

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