Étude de cas · Librika

Librika : le registre naît numérique, du brouillon à la conservation

Librika est l’environnement de rédaction préliminaire et de tenue numérique des registres sociaux obligatoires : versions cristallisées avec horodatage, rôles distincts, signature numérique et conservation conforme. Pleine valeur probante, pas de papier.

Parlons de votre projet

Le problème

Registre des associés, assemblées, procès-verbaux du conseil : la tenue des registres sociaux passe encore par des brouillons qui circulent par e-mail, des versions qui se chevauchent et des authentifications chez le notaire. Dématérialiser un registre déjà écrit ne suffit pas : il manque la preuve de qui a modifié quoi, et quand.

Ce que nous avons fait

Nous avons construit un environnement où le registre naît numérique dès la phase de rédaction. Celui qui prend en modification verrouille le procès-verbal et les autres sont avertis ; à la fin, il crée un jalon horodaté. Quand tous approuvent, la version définitive est signée et mise en conservation en PDF/A, avec reçu. Le flux est complet et unique en Italie : du brouillon à la valeur légale, sans passer par le notaire.

Ce qu’il y a

  • Prise en modification et jalons

    Un véritable environnement de versionnage : celui qui modifie verrouille le document, les autres attendent, avertis ; chaque version définitive est un jalon.

  • Horodatage sur chaque version

    Chaque jalon est cristallisé à une date certaine : la séquence des modifications est prouvée et incontestable.

  • Trois rôles avec des permissions précises

    Opérateur secrétaire, secrétaire et membre de l’organe d’administration : qui gère, qui rédige, qui consulte.

  • Dossier de contributions comme data room

    Associés et consultants déposent les documents préparatoires dans un dossier avec les règles d’une data room : lecture seule, filigrane, traçabilité.

  • Signature numérique intégrée

    La version approuvée par tous est signée sur la même plateforme : authenticité et intégrité du registre dans le temps.

  • Conservation conforme en PDF/A

    Mise en conservation automatique avec reçu : des registres toujours retrouvables et présentables, à l’abri de la perte ou de la soustraction.