Estensione di Files
Un’email per destinatario, con il suo link e la sua password
Invece di copiare un link in Outlook, scrivi gli indirizzi in Files: ogni persona riceve la propria email con il proprio link, la propria password — se vuoi via SMS, su un altro canale — e tu vedi se l’email è stata consegnata. Quando tre studi ricevono lo stesso bilancio, sai chi lo ha aperto.
Indipendente dai link pubblici
La condivisione via email è un canale a sé: si può accendere anche in un’azienda che ha spento i link pubblici, perché il destinatario è nominato, non chiunque abbia l’URL. Le opzioni sono le stesse — permessi, password, scadenza, verifica dell’email o OTP, dichiarazione di presa visione — ma applicate a persone precise, una riga ciascuna: indirizzo, e se serve prefisso e numero per la password via SMS. Il testo lo scrivi tu o lo prendi da un modello dell’azienda; l’invio è registrato con l’esito — consegnata, in verifica, non registrata — e tutto finisce nella cronologia della condivisione.
Come funziona
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Scrivi i destinatari
Tasto destro → Condividi → Email. Una riga per persona: Tab passa da indirizzo a prefisso a numero, Invio apre la riga successiva. Gli indirizzi già usati si completano dalla rubrica.
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Permessi, sicurezza, testo
Ruolo o permessi singoli, password — con l’opzione di mandarla via SMS —, scadenza, verifica email o OTP, presa visione. Oggetto e messaggio li scrivi o li scegli da un modello; con un preset dell’amministratore la finestra è già compilata.
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Invia e controlla l’esito
Ogni destinatario ha il suo badge: email consegnata, inviata e in verifica, SMS partito. La cronologia della condivisione dice chi ha ricevuto cosa e quando; un destinatario di troppo si esclude senza rifare l’invio agli altri.
Tre destinatari, tre link, tre risposte alla domanda «chi l’ha aperto?».
Cosa puoi fare
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Password su un altro canale
Se l’azienda ha configurato un provider SMS, la password viaggia per messaggio e il link per email: chi intercetta uno solo dei due non apre niente. Il numero si salva in rubrica.
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Modelli di email e SMS
Oggetto e corpo pronti per i casi ricorrenti — «Invio documenti pratica», «Bozza da rivedere» — con il messaggio personalizzato dove il modello lo prevede.
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Esito di consegna
Non «inviato» e basta: consegnata, in verifica, esito non registrato. Quando il cliente dice «non mi è arrivato», hai la risposta prima di rispondere.
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Rubrica che si compila da sola
Ogni indirizzo usato finisce nella rubrica personale dell’utente, con il telefono se c’era. La volta dopo basta iniziare a scrivere.
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Solo il nome dell’azienda
Se preferisci, la pagina che il destinatario apre mostra «Condiviso da Rossi & Partner», non il tuo nome e la tua email.
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Un interruttore per tutta l’azienda
Come i link pubblici, l’amministratore può spegnere la condivisione via email: sparisce la scheda e il permesso relativo nei livelli di accesso.
Domande frequenti
Che differenza c’è con mandare il link pubblico da Outlook?
Il link pubblico è uno per tutti; qui ogni destinatario ha il suo, quindi statistiche, presa visione ed esclusioni sono per persona. In più l’invio parte da Files, con l’esito di consegna e la cronologia, e la password può viaggiare via SMS.
Il destinatario deve avere un account?
No. Riceve un’email con il link alla pagina di Files; se hai messo una password o la verifica dell’email, la inserisce lì. Per condividere con colleghi che hanno già Kamzan, invece, si usa l’accesso diretto alla cartella.
Posso inviare a molte persone insieme?
Sì: una riga per persona nella stessa finestra, stesse opzioni per tutti, un link ciascuno. E se poi uno non doveva riceverlo, lo escludi da quella sola condivisione.
Le altre funzionalità di Files
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Alex