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Estensione di Files

Quando «password e scadenza» non bastano

Un preventivo riservato, una due diligence, un contratto prima della firma: il link deve funzionare una volta sola, o per venti minuti, o solo dopo aver accettato un accordo di riservatezza. Sono le opzioni «Avanzate» del link pubblico, sbloccate da un permesso dedicato.

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Nella stessa finestra, non in un flusso a parte

Password, scadenza e verifica dell’email sono di base e stanno nel modulo del link. Le opzioni avanzate compaiono come sezione «Avanzate» sotto, per chi ha il permesso «Sicurezza avanzata link» sulla cartella: limite di download, link monouso, sessione a tempo, accettazione NDA. Quattro cose sole, quelle che cambiano davvero il rischio. L’NDA viene da una libreria per azienda che l’amministratore carica in Impostazioni — PDF, con un predefinito — e chi apre il link lo legge e lo accetta prima di vedere il contenuto: nome, email, data, ora, fuso orario e indirizzo IP restano registrati a fini probatori.

Come funziona

  1. Carica l’NDA in libreria

    Impostazioni → Sicurezza link: l’amministratore carica i PDF degli accordi di riservatezza e ne segna uno come predefinito. Ogni documento è cifrato e separato dall’archivio dei file.

  2. Apri «Avanzate» sul link

    Creando il link pubblico, sotto le opzioni di base: massimo N download, monouso, sessione di N minuti, NDA richiesto — con quale documento. Le combini come serve: monouso e NDA per la bozza di contratto, 3 download per la brochure.

  3. Chi apre passa il cancello

    La pagina pubblica mostra l’NDA da leggere, chiede nome ed email e la spunta «Ho letto e accetto». Solo dopo compare il contenuto, per il tempo e i download previsti. La seconda apertura di un link monouso trova la porta chiusa, anche dallo stesso browser.

Il documento riservato si vede una volta, per venti minuti, dopo aver firmato. Il resto sono buone intenzioni.

Cosa puoi fare

  • Limite di download

    Il link smette di consegnare il file al download N+1. Utile con i preventivi: uno per il cliente, non uno per ogni inoltro.

  • Link monouso

    Una sola apertura. Ricaricarlo o riaprirlo non dà più accesso; serve un nuovo link. Per il documento che va visto una volta e basta.

  • Sessione a tempo

    Dalla prima apertura l’accesso resta valido per i minuti indicati, poi il link si chiude. Vuoto = nessun limite. È la sala lettura, non l’archivio.

  • NDA con prova di accettazione

    Documento a scelta dalla libreria o quello predefinito. L’accettazione è registrata con email, data, ora, fuso orario e IP, con l’informativa GDPR in pagina.

  • Un permesso per cartella

    «Sicurezza avanzata link» sta nel livello di accesso: in «Legale» ce l’hanno tutti, in «Marketing» nessuno. Richiede l’estensione Link pubblici attiva.

Domande frequenti

L’NDA accettato online ha valore?

L’accettazione è registrata con identità dichiarata ed email verificata, data, ora, fuso e IP: è la prova che quella persona ha visto quel documento e ha cliccato «accetto» prima di accedere. Per una firma con valore pieno c’è kSign, e le due cose si possono combinare.

Il link monouso si consuma anche se il destinatario chiude subito?

Sì: conta l’apertura, non la lettura. Se il destinatario ha chiuso per sbaglio, gli mandi un nuovo link — è il prezzo del monouso. Per un margine in più, usa la sessione a tempo.

Dove sono i blocchi a stampa e screenshot?

Sono una funzione a parte, a livello di piattaforma, e valgono anche dentro Files, non solo sui link: stampa, screenshot, tasto destro e copia ostacolati, con lo schermo che si copre quando la finestra perde il fuoco. Li trovi nella pagina Sicurezza e conservazione.

Le altre funzionalità di Files

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