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Gesetzeskonforme Zustellung von Gehaltsabrechnungen
Abrechnungen zu drucken und von Hand zu übergeben kostet die Verwaltung Zeit und hinterlässt keine Spur. Mit Kamzan kommt die Gehaltsabrechnung im geschützten Bereich des Mitarbeitenden an, der den Empfang bestätigt, bevor er sie herunterlädt: Das Unternehmen hat den Nachweis, der Arbeitnehmer hat sein Archiv.
Kamzan für Gehaltsabrechnungen
Die Online-Zustellung der Gehaltsabrechnung hat Rechtswirkung — wenn sie richtig gemacht wird
Das italienische Arbeitsministerium hat klargestellt, dass die Gehaltsabrechnung elektronisch übermittelt und durch Veröffentlichung in einem geschützten Bereich zugestellt werden kann, auf den der Mitarbeitende mit persönlichen Zugangsdaten zugreift. Mit Kamzan veröffentlicht das Unternehmen, oder der Lohnbuchhalter in seinem Auftrag, die Abrechnungen und erhält den Nachweis der Bereitstellung und des Downloads.
Derselbe Kanal dient für Lohnbescheinigungen, Verträge, Formulare und Mitteilungen des Arbeitsverhältnisses: alles zentralisiert und historisiert, auch für alle, die auf Dienstreise oder abwesend sind. Man kann mit den Gehaltsabrechnungen allein beginnen und den Rest des Ökosystems später entdecken.
Was diejenigen brauchen, die Gehaltsabrechnungen zustellen
Gemeinsame Anforderungen von Unternehmen, Lohnbuchhaltungskanzleien und Vereinen mit Angestellten.
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Zustellung mit Rechtswirkung
Veröffentlichung im geschützten Bereich mit persönlichem Zugang und Empfangsbestätigung, gemäß den Vorgaben des Arbeitsministeriums.
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Empfangsnachweis
Wissen, wann der Mitarbeitende die Abrechnung erhalten und heruntergeladen hat, ohne Unterschriften auf Übergabelisten.
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Automatische Verteilung
Extraktion der Abrechnungen aus dem Lohnbuch und Zustellung an jeden Mitarbeitenden nach Steuernummer, ohne von Hand zu sortieren.
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Archiv des Arbeitnehmers
Abrechnungen, Lohnbescheinigungen und Dokumente des Arbeitsverhältnisses in einem persönlichen Archiv aufbewahrt, jederzeit einsehbar.
Vom Lohnbuch zum Mitarbeitenden: der Ablauf der Zustellung
Beispiel: Wie eine Abrechnung beim richtigen Mitarbeitenden ankommt und wie das Unternehmen den Nachweis hat.
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1 Unternehmen → Mitarbeitender Das Unternehmen oder der Berater lädt die Abrechnungen des Monats hoch: Die Plattform sortiert sie nach Steuernummer in die persönlichen Ordner.
Files -
2 Mitarbeitender → Unternehmen Der Mitarbeitende erhält die E-Mail, tritt mit seinen Zugangsdaten ein und bestätigt den Empfang vor dem Download.
Files -
3 Unternehmen → Mitarbeitender Verträge, Lohnbescheinigungen und Formulare gehen denselben Weg, mit elektronischer Signatur, wo nötig.
kSign -
4 Unternehmen → Mitarbeitender Alles bleibt in der Akte des Arbeitnehmers, gesetzeskonform aufbewahrt und über die Jahre einsehbar.
Anagrafika
Was Sie zustellen
Die Dokumente des Arbeitsverhältnisses, die über den geschützten Bereich laufen
Jedes im persönlichen Ordner des Mitarbeitenden, mit Empfangsbestätigung, wo nötig.
- Monatliche Gehaltsabrechnungen
- Lohnbescheinigung (CU)
- Arbeitsverträge und Verlängerungen
- Formulare des Arbeitsverhältnisses (Urlaub, Freistellungen, Abzüge)
- Unternehmensmitteilungen und Ordnungen
- Schulungs- und Sicherheitszertifikate
- Vom Mitarbeitenden hochgeladene Dokumente (Atteste, Belege)
Weniger Kosten für das Unternehmen, mehr Klarheit für den Arbeitnehmer
Ein einziger, nachverfolgter Kanal für alles, was das Arbeitsverhältnis betrifft.
Für das Unternehmen
- Weniger Zeit und Kosten: kein Drucken, keine Übergabe von Hand, keine Unterschriftenlisten.
- Nachweis, wann die Abrechnung bereitgestellt und heruntergeladen wurde.
- Zustellung auch an Abwesende, Dienstreisende oder Mitarbeitende an anderen Standorten.
- Automatische Sortierung aus dem Lohnbuch nach Steuernummer: null Empfängerfehler.
- Mit einzelnen oder Gruppen von Mitarbeitenden geteilte Ordner, mit getrennten Berechtigungen.
Für den Mitarbeitenden
- Die Gehaltsabrechnung, wo immer er ist, von jedem Gerät.
- Ein persönliches Archiv von Abrechnungen, Lohnbescheinigungen und zugehörigen Dokumenten.
- Formulare und Mitteilungen an einem einzigen Ort, historisiert.
- Signatur von Verträgen und Formularen vom Telefon aus, mit Rechtswirkung.
Mehr als Zustellung
Die Funktionen, die die Zustellung sicher und beweisbar machen
Bereits im Ökosystem enthalten: von der Abrechnung bis zur vollständigen Akte des Arbeitnehmers.
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Empfangsbestätigung
Vor dem Download bestätigt der Mitarbeitende mit einem Klick: der vom Gesetz geforderte Nachweis.
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Benachrichtigung bei neuer Datei und Download
Das Unternehmen weiß, wann das Dokument bereitgestellt und wann es heruntergeladen wurde.
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Extraktion aus dem Lohnbuch
Das einheitliche Lohnbuch wird in Abrechnungen aufgeteilt und nach Steuernummer zugestellt.
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Akte des Mitarbeitenden
Mit Anagrafika das Dossier jedes Arbeitnehmers, mit gesetzeskonformer Aufbewahrung der Dokumente.
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Elektronische Signatur
Mit kSign Verträge, Verlängerungen und Formulare mit OTP per SMS signiert.
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Vertraulichkeit
Wasserzeichen und Download-Sperre bei sensiblen Dokumenten; jeder Zugriff ist nachverfolgt.
Die Kamzan-Produkte für die Zustellung der Gehaltsabrechnungen
Die Module, die die Zustellung orchestrieren, von der Abrechnung bis zur Akte des Arbeitnehmers.
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Files
Geschützter Bereich pro Mitarbeitendem, Zustellung mit Empfangsbestätigung und historischem Archiv.
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Anagrafika
Akte jedes Arbeitnehmers mit gesetzeskonformer Aufbewahrung der Dokumente des Arbeitsverhältnisses.
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kSign
Elektronische Signatur von Verträgen, Verlängerungen und Formularen, mit Rechtswirkung.
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kontacts
Stammdaten der Mitarbeitenden und Berater, geteilt zwischen Verwaltung und Standorten.
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Alex