Die Regeln des Projekts stehen im Projekt

So funktioniert es

1. 01

   Öffnen Sie den Workspace und setzen Sie die Regeln

   Drei Schritte: Name und verknüpfter Kunde, Mitglieder (Personen oder Gruppen, mit dem Verantwortlichen), Richtlinien. Die Ordner, die Sie hineinbringen, erben alles.

2. 02

   Die Anfragen kommen in eine Warteschlange

   Wer herunterladen, hochladen oder löschen will, wo eine Genehmigung nötig ist, hinterlässt eine Anfrage mit Begründung. Der Verantwortliche genehmigt oder lehnt auf der Seite Genehmigungen ab, und der Anfragende erhält die Antwort.

3. 03

   Die Kenntnisnahme bleibt schriftlich

   Auf einem Ordner «Verfahren» aktivieren Sie die Kenntnisnahme: Wer Zugriff hat, erhält den Hinweis, öffnet, bestätigt. Der Verantwortliche sieht, wer bestätigt hat und wer nicht, und kann nachfassen.

Was Sie tun können

• Überblick über den Workspace

  Dateien, Ordner, Größe, Mitglieder mit Rolle, letzte Dateien und Aktivitäten. Ein Hinweis, wenn ein Ordner von außen gekommen ist oder jemand darauf zugreift, ohne Mitglied zu sein.

• Genehmigungen mit Begründung

  Jede Anfrage trägt wer, was, warum und wann sie abläuft. Genehmigt, abgelehnt, abgelaufen oder storniert: Der Status bleibt.

• Benachrichtigungen pro Ordner

  Vier Typen — Upload, Kenntnisnahme, Download, beides — an alle, an ausgewählte Personen oder an Gruppen, in der App oder per E-Mail, von den Unterordnern geerbt.

• Fristen und Upload-Erinnerungen

  Dokumente, die ablaufen — Policen, Zertifizierungen — mit dem Hinweis, der vorher kommt. Und Upload-Erinnerungen einmalig, wöchentlich oder monatlich: «bis zum 5. die Anwesenheiten hochladen», ohne dass es jemand von Hand schreibt.

• Dokumentstatus und Automatisierungen

  «Entwurf», «In Prüfung», «Genehmigt»: ein Status pro Datei und eine Automatisierung, die sie verschiebt oder benachrichtigt, wenn er sich ändert.

• Aktivitäts-Feed

  Hochgeladen, geändert, gesperrt, geteilt, kommentiert: die Geschichte jedes Ordners, filterbar nach Person und Aktionstyp.

Vertiefungen

Zusammenarbeiten

• Workspace

  Der Kunde Marino hat zehn verstreute Ordner, drei Kollegen, die daran arbeiten, eine externe Kanzlei, die nur lesen soll. Ein Workspace hält sie zusammen: Mitglieder mit einer Rolle, Regeln, die für alles darin gelten, eine Übersicht, die sagt, was passiert ist. Und wenn der Auftrag endet, wird er geschlossen.

• Ordnerbenachrichtigungen

  Der Kunde lädt den Abschluss hoch: Der Steuerberater weiß es sofort. Das Unternehmen veröffentlicht die Betriebsordnung: Jeder Mitarbeiter bestätigt, sie gelesen zu haben, und es bleibt festgehalten. Am 5. des Monats erhält, wer die Anwesenheiten noch nicht hochgeladen hat, die Mahnung mit der Liste dessen, was fehlt. Alles pro Ordner, ohne von Hand geschriebene E-Mails.

• Aktivitäten

  Sie kommen aus dem Urlaub und der Kundenordner hat sich verändert: wer was hochgeladen hat, wer den Entwurf verschoben hat, wer mit der externen Kanzlei geteilt hat, wer genehmigt hat. Der Aktivitäten-Feed erzählt es der Reihe nach, pro Ordner oder für das ganze Archiv, mit Filtern nach Person und Aktionstyp — und einer Zusammenfassung per E-Mail, wenn Sie sie lieber morgens lesen.

Dokumente in Umlauf bringen

• Dokumentenpfade

  «Vertrag_v3_FINAL_genehmigt.docx» ist ein schlecht geschriebener Statuspfad. Mit den Dokumentenpfaden hat jede Datei einen echten Status — Entwurf, In Prüfung, Genehmigt, Veröffentlicht — mit einem Abzeichen in der Liste, dem Verlauf, wer ihn wann geändert hat, und den Regeln: von wo man wohin kann, welcher Status die Änderungen sperrt, welcher abschließt.

• Genehmigung

  Das Angebot vor dem Versand, das Verfahren vor der Veröffentlichung, das Protokoll vor der Archivierung: «Genehmigung anfragen» an einen Prüfer — oder mehrere, nacheinander. Während des Wartens ist die Datei eingefroren; der Prüfer genehmigt oder lehnt ab und schreibt, was fehlt; antwortet niemand, läuft die Anfrage nach sieben Tagen von selbst ab.

• Dateianfrage

  Die Anwesenheiten von zwölf Personen, der Ausweis vom neuen Mitarbeiter, der Bericht vom Berater. Eine Dateianfrage sagt wem, was, wo und bis wann; wer sie erhält, lädt in den richtigen Ordner hoch, und Sie sehen in einem Dashboard, wer geliefert hat, wer dabei ist, wer fehlt — ohne jemandem per E-Mail nachzulaufen.

• Automatische Regeln

  Jedes in «Angebote» hochgeladene PDF kommt mit Wasserzeichen und dem Label «Zu senden» heraus, und Marco erhält eine Benachrichtigung. Jede Datei, die in «Genehmigt» eintritt, wird nach «Veröffentlicht» kopiert. Die automatischen Regeln tun das von selbst, der Reihe nach, und schreiben ins Protokoll, was sie getan haben.