Verschlüsselt für Ihr Unternehmen, nicht für die Cloud

So funktioniert es

1. 01

   Legen Sie in den Tresor, was heikel ist

   Der Tresor ist ein eigener Raum: keine öffentlichen Links, keine Vorschauen nach außen, Zugang für die, die Sie bestimmen, und eine zweite Kopie mit Prüfung. Wenn ein Administrator versucht, im Namen eines anderen hineinzukommen, gelingt es ihm nicht.

2. 02

   Sperren Sie, was nicht angefasst werden darf

   Legal Hold auf einem Ordner: kein Löschen, keine Änderung, bis der Rechtsstreit abgeschlossen ist. Die manuelle Sperre einer Datei schützt die signierte Version; die Langzeitarchivierung bringt sie in gesetzeskonforme Form.

3. 03

   Lesen Sie, was passiert ist, wann Sie wollen

   Das Audit-Log sagt, wer was wann getan hat; das Freigabeprotokoll sagt, wer was von wo geöffnet hat. Die Kopie auf Write-once-Speicher ist auch dann da, wenn jemand aus der Datenbank löscht.

Was Sie tun können

• Ein Schlüssel pro Unternehmen

  AES-256-GCM mit pro Tenant abgeleitetem Schlüssel und Prüfung des Fingerabdrucks des Hauptschlüssels; verschlüsseltes Backup mit Wiederherstellungs-Passphrase.

• Tresor

  Geschlossener Raum ohne öffentliche Oberfläche: keine Links, keine Ableitungen nach außen, separater Papierkorb, zweite Kopie mit Prüfung und Notfallverfahren.

• Legal Hold und Aufbewahrung

  Legal Hold pro Ordner, Aufbewahrungsregeln über die Zeit, gesetzeskonforme Langzeitarchivierung für Dokumente, die in zehn Jahren noch gelten müssen.

• Versionen und Dateisperre

  Jedes Überschreiben behält die vorherige Version 90 Tage. Die Bearbeitungssperre vom Desktop verhindert, dass zwei Personen über dieselbe Datei speichern.

• Wasserzeichen auf PDFs, Bildern und Videos

  Text oder E-Mail des Betrachters, diagonal oder in der Kopfzeile, mit der Deckkraft, die Sie wählen: eingeprägt in PDFs und Bilder, als Einblendung auf Videos in der Vorschau — mit gesperrtem Download der sauberen Datei.

• Sicherheitssperren

  Drucken, Screenshots, Rechtsklick und Kopieren erschwert; wenn das Fenster den Fokus verliert oder der Zeiger zu den Browsermenüs geht, wird der Bildschirm mit «Vertraulich» oder der E-Mail des Betrachters abgedeckt. Wer davon ausgenommen ist, legen Sie pro Nutzertyp fest.

Vertiefungen

Dokumente schützen

• Tresor

  Mit dem Rechtsklick legen Sie eine Datei in den Tresor und wählen einen numerischen Code. Die Datei bleibt in der Liste sichtbar, aber der Inhalt öffnet sich nur mit diesem Code, und Sie entscheiden, wem Sie ihn sagen. Nötig, wo das Dokument genau die betrifft, die die Schlüssel zum System haben: Gehaltsabrechnungen, Disziplinarmaßnahmen, Protokolle, Meldungen.

• Wasserzeichen

  Ein Filigran auf PDFs und Bildern: ein eigener Text — VERTRAULICH, ENTWURF, GEHEIM — oder die E-Mail des Betrachters oder Herunterladenden. Diagonal, in der Kopfzeile, in der Fußzeile oder in der Mitte, mit der Deckkraft und Farbe, die Sie wählen.

• Anonymisierer

  Maskiert die personenbezogenen Daten von Akten, Verträgen, Urteilen, Befunden und lässt den juristischen oder klinischen Inhalt intakt. Die Erkennung erfolgt vollständig auf unseren Servern: Keine Daten werden an externe Dienste gesendet.

• Vertraulicher Ordner

  Der Ordner der Verhandlung, des Rechtsstreits, der Umstrukturierung: Für einige Wochen muss er aus der Sicht aller verschwinden. «Vertraulich machen» verbirgt ihn vor jedem, der nicht Files-Administrator ist, Unterordner eingeschlossen. Wenn Sie ihn wieder öffnen, hat wieder Zugang, wer ihn hatte, ohne etwas neu zu machen.

• Nur-Lese-Ordner

  Der abgeschlossene Vorgang, der sich nicht mehr ändern darf, oder der Ordner, in dem nur zwei Personen schreiben sollen. «Archivieren» setzt ihn für alle auf Nur-Lesen, Administratoren eingeschlossen; «Schützen» für alle außer denen, die Sie wählen. Mit Ablauf, wenn nötig, kaskadierend auf Unterordner und Dateien.

• Aufbewahrung und Legal Hold

  Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge, Patientenakten: Dokumente, die das Gesetz für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren verlangt. Die Aufbewahrung sperrt sie bis zu diesem Datum: Sie werden nicht in den Papierkorb verschoben, nicht überschrieben, nicht gelöscht — nicht einmal vom Administrator. Und wenn der Zeitraum endet, ist die Vernichtung nachverfolgt.

Beweisen und aufbewahren

• Blockchain-Zeitstempel

  Files berechnet den SHA-256-Fingerabdruck des Inhalts und verankert ihn über OpenTimestamps in der Bitcoin-Blockchain. Heraus kommt ein unveränderlicher Nachweis, dass diese Datei, so wie sie ist, zu diesem Zeitpunkt existierte — von jedem verifizierbar, auch ohne Kamzan.

• Ersatzarchivierung

  Übergabe in gesetzeskonforme AgID-Archivierung über Intesi Group, akkreditierter Archivar: Einlieferung der Datei mit ihren Metadaten, Register der Quittungen, über die Zeit zertifizierte Integrität. Für Gehaltsabrechnungen, Verträge, Rechnungen, Protokolle: alles, was das Gesetz zu archivieren verlangt, nicht nur aufzubewahren.

• Elektronische Unterschrift mit kSign

  Der Vertrag ist in Files, die Unterzeichner sind in kSign. «Zur Unterschrift senden» per Rechtsklick öffnet die Unterschriftsanfrage auf dem Dokument vor Ihnen: Sie wählen, wer unterschreibt und wie, und kSign erledigt seine Arbeit. Erfordert das aktive Produkt kSign in Ihrem Unternehmen.

• Öffnungen verfolgen

  Aktivieren Sie sie auf einem Ordner und jede Öffnung der Dateien wird registriert: Person, Datum, IP-Adresse, Modus. Ein Abzeichen auf der Datei sagt, wie viele Personen sie geöffnet haben; das Detail ist einen Klick entfernt. Gilt für den Steuerberater, der den Abschluss sendet, die Beratungsstelle, die die Steuererklärung übergibt, jeden, der wissen muss, dass der Kunde gelesen hat.

• Dateiablauf

  Jedes Dokument mit einem Enddatum — Police, Zertifizierung, Vertrag, Genehmigung — trägt seinen Ablauf in Files. Eine Erinnerung kommt vorher, beim Ablauf passiert, was Sie für diesen Ordner festgelegt haben, und die Sammlung «Ablaufend» zeigt, was bald endet, nach Dringlichkeit geordnet.

Kontrollieren, wer zugreift

• Auditor

  Der Auditor sieht alle Freigaben, Zugänge und Logins jedes Files-Nutzers; er kann untersuchen, Erklärungen verlangen und widerrufen. Und jede seiner Aktionen — Inspektion, Bericht, Frage, Untersuchung — wird registriert und ist für die Administratoren sichtbar. Für den DSB, den Compliance-Verantwortlichen, den Prüfer, der beantworten muss «wer hatte Zugang dazu, und wann».

• Begründung Zugangswechsel

  Jedes Mal, wenn jemand eine Zugriffsstufe zuweist, ändert oder widerruft, verlangt Files eine Begründung und fährt ohne nicht fort. Das Register bewahrt, wer die Änderung gemacht hat, an wen, auf welchem Ordner oder welcher Datei, von welcher Stufe zu welcher und warum. Administratoren und Auditoren erhalten eine E-Mail.

• Als Nutzer ansehen

  «Warum sieht Marco den Ordner Lieferanten nicht?» Statt Marco anzurufen, öffnen Sie ihn, wie er ihn sieht: Ordner, Dateien und effektive Berechtigungen, Nur-Lesen, mit einem Banner, das immer daran erinnert, wessen Sicht das ist. Der persönliche Bereich ist ausgeschlossen und jede Sitzung wird registriert.

• Archivkontrollen

  Jede Woche oder jeden Monat meldet Files die inaktiven Dateien: die geteilten, die aber kein Empfänger je geöffnet hat, und die, die seit Langem niemand mehr teilt oder zuweist. Der Bericht kommt per E-Mail und ins Kontrollzentrum. Keine Datei wird gelöscht oder verschoben: nur gemeldet.

• Ablauf von Nutzerkonten

  Der Praktikant vom März, der Berater des Projekts, der Prüfer des Audits: Nutzerkonten, die ein Ende haben und die niemand zu schließen vergisst — oder doch. Mit dem Ablauf von Nutzerkonten kann jedes Konto ein Enddatum haben — oder sich nach einer Inaktivitätszeit aussetzen. Beim Ablauf wird der Zugang gesperrt; Daten und Konto bleiben, und die Verlängerung ist ein Klick.