Ein Archiv, in dem man findet, nicht nur ablegt

So funktioniert es

1. 01

   Erstellen Sie die Struktur einmal

   Ordner auf so vielen Ebenen, wie Sie wollen, mit Icon und Farbe. Eine Struktur, die funktioniert — «Kunde / Verträge / Rechnungen / Korrespondenz» — wird als Vorlage gespeichert und mit einem Klick beim nächsten Kunden angewendet.

2. 02

   Gruppieren Sie in einem Workspace

   Ein Workspace hält die Ordner eines Kunden oder Auftrags, seine Mitglieder und seine Regeln zusammen. Wer eintritt, sieht das Bild: wie viele Dateien, wie viele Ordner, wer verantwortlich ist.

3. 03

   Finden Sie mit der Suche oder mit der Galerie

   Die Suche filtert nach Name, Typ, Label, Autor und Datum, auch im Papierkorb. Die Bilder werden in der Galerie durchgeblättert, mit den Ordnercovern und den Tags, die die KI von selbst gesetzt hat.

Was Sie tun können

• Wer Zugriff hat, immer im Blick

  Avatare neben jedem Ordner und Banner «Wer hat Zugriff» unten: Personen, Gruppen und Rollen, mit den Markierungen dessen, was geerbt ist.

• Strukturvorlagen

  Speichern Sie einen Ordner als Vorlage und wenden Sie ihn anderswo an: nur Ordner, keine Dateien, keine Tippfehler beim dritten Kunden.

• Labels, Notizen und Pinnwand

  Farbige Labels auf Dateien und Ordnern, eine Notiz angeheftet, wo nötig, und die Pinnwand für das, was alle diese Woche sehen müssen.

• Galerie mit Covern

  Ordner mit Bildern werden zu Alben mit automatisch erzeugtem Cover; von dort wählt man aus und schickt dem Kunden ein PDF.

• Ordnerindex in Excel

  Eine XLSX mit Pfad, Typ, Größe, Autor, Daten, SHA-256-Hash, Versionen und Freigaben jeder Datei: das Inventar, das der Prüfer verlangt.

• Dashboard und Papierkorb

  Widgets für Favoriten, Zuletzt, persönlichen Bereich, Freigaben und Fristen. Der Papierkorb behält die Dateien 30 Tage und legt sie wieder dorthin, wo sie waren.

Vertiefungen

Eine Form geben

• Ordnerstruktur-Vorlage

  «01 Vertrag, 02 Dokumente, 03 Korrespondenz, 04 Rechnungen» — und unter Rechnungen «2025, 2026». Beim dritten Kunden schreibt jemand «Rechnunggen». Eine Strukturvorlage speichert den Baum und wendet ihn identisch wieder an: Ordner und Unterordner, ohne Dateien, ohne Tippfehler.

• Struktur klonen

  Der Ordner «2025» hat zwölf Monate, jeder mit «Einnahmen», «Ausgaben», «Bank». Für 2026 bauen Sie ihn nicht neu: Rechtsklick → Struktur klonen → Ziel. Die Ordner sind alle da, leer, in zehn Sekunden.

• Automatische Umstrukturierung

  Das von einem Server oder alten ERP geerbte Archiv: Ordner nach Scandatum, Namen wie «doc_0231». Die automatische Umstrukturierung liest die Dateien, versteht, was sie sind, und schlägt zwei oder drei Ordnungen vor — nach Kunde und Jahr, nach Typ, nach Vorgang. Sie sehen die Vorschläge nebeneinander, wählen einen, und dreißig Tage lang können Sie es sich anders überlegen.

Beschreiben und wiederfinden

• Labels

  Die Ordner sagen, wo eine Datei liegt; die Labels sagen, was sie ist, für wen, in welchem Zustand — und eine Datei kann mehrere haben. Die Labels des Unternehmens sehen alle; Ihre persönlichen nur Sie; und die Stichwortregeln labeln von selbst, was ankommt: «Rechnung» im Text, Label «Rechnung» auf der Datei.

• Suchfelder

  Ein Label sagt «Rechnung». Ein Feld sagt «Betrag: 7.400 €», «Kunde: Marino», «Dokumentdatum: 12.03.2026» — und die Suche versteht es: größer als, zwischen, vor. Die Felder werden einmal für das ganze Unternehmen definiert und auf den Dateien ausgefüllt, in einem Panel oder im Block auf einer Auswahl.

• Galerie

  IMG_4021.jpg sagt nichts. Die Galerie zeigt die Bilder und Videos des Archivs als Bilder: ein Titelbild pro Ordner, der Baum der Ortstermine, der Messen, der Produkte. Sie suchen «das Foto der Baustelle mit dem Kran» und finden es, auch wenn es nie jemand umbenannt hat.

• Ordnerindex XLSX

  Sie übergeben die Dokumentation eines Vorgangs und wollen, dass festgehalten bleibt, was darin war: Name, Pfad, Größe, wer hochgeladen hat, wann, wie viele Versionen, mit wem geteilt — und der SHA-256-Fingerabdruck jeder Datei, der beweist, dass das die Datei war. Ein XLSX, per Rechtsklick erzeugt.

Räume und Sammlungen

• Persönlicher Bereich

  Die Entwürfe, die noch nicht fertig sind, die Notizen, die persönlichen Dokumente, die man für die Arbeit braucht: Der persönliche Bereich ist der Teil von Files, der nur Ihnen gehört. Er hat eine eigene Quote, erscheint bei niemand anderem — Administratoren eingeschlossen — und was Sie zeigen wollen, teilen Sie selbst, mit wem Sie entscheiden.

• Pinnwand

  Das Archiv hat Tausende Dateien; Sie nutzen diese Woche sieben davon, plus zwei Ordner, den Link zum ERP und eine Erinnerung. Die Pinnwand hält sie zusammen: Container, die Sie nennen, wie Sie wollen, Pins, die Sie ziehen, Notizen, die Sie dort schreiben. Sie gehört Ihnen, und einen Container können Sie mit denen teilen, die mit Ihnen arbeiten.

• E-Mail-Anhangsarchiv

  Jeder Anhang, der in Ihr kMail-Postfach kommt, wird von selbst in Ihrem persönlichen Files-Bereich gespeichert, in einem Baum, der sich von selbst aufbaut: Postfach, Absender, Konversation. Das Angebot des Lieferanten finden Sie nach Lieferant wieder, nicht beim Durchscrollen der Post vom März.