Funktionen
Alles, was Files kann, Seite für Seite
Jede Funktion hat ihre eigene Seite: was sie tut, wie sie funktioniert, was Sie damit machen können, die häufigsten Fragen. Die Vertiefungen stehen unter der Funktion, zu der sie gehören.
Überblick über Files
Organisieren und wiederfinden
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Archiv
Ablage und Organisation
Ordner, die sagen, wer hineindarf, Workspaces für jeden Kunden oder Auftrag, Labels und eine Suche, die wirklich sucht. Die gute Struktur wird als Vorlage gespeichert und wiederverwendet.
Beschreiben und wiederfinden
Räume und Sammlungen
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Desktop
Desktop, Synchronisierung und Migration
Doppelklick und die Datei öffnet sich mit Excel, AutoCAD oder dem, was Sie nutzen. Sie speichern, und im Archiv ist die neue Version mit der alten darunter. Wer von Nextcloud kommt, bringt alles mit einem Job hinein, nicht von Hand.
Vertiefungen
Teilen und Zugriffe kontrollieren
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Freigabe
Freigabe und öffentliche Links
Ein Link sagt, was man tun darf — sehen, herunterladen, hochladen, bearbeiten — bis wann, und wer. Die Seite, die der Kunde öffnet, trägt Ihr Logo, nicht unseres. Und es bleibt festgehalten, wer sie geöffnet hat.
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Zugänge
Berechtigungen, Profile und Gruppen
Ein Angestellter, ein externer Mitarbeiter, ein Gast und ein Prüfer brauchen nicht dieselben Dinge. In Files haben sie unterschiedliche Typen, unterschiedliche Zugriffsstufen auf die Ordner, unterschiedliche Gruppen und, wo nötig, einen Zugang, der von selbst abläuft.
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Workspace
Workspaces und Genehmigungen
Für die Ausschreibung darf niemand ohne Freigabe des Verantwortlichen herunterladen; für den Kunden muss man wissen, wer den Vertrag gelesen hat. Das sind Regeln des Workspace, keine mündlichen Versprechen.
Zusammenarbeiten
Dokumente in Umlauf bringen
Schützen und aufbewahren
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Sicherheit
Sicherheit und Aufbewahrung
Die Dateien sind mit einem Schlüssel verschlüsselt, der nur für Ihr Unternehmen existiert. Was nicht kursieren darf, kommt in den Tresor; was nicht gelöscht werden darf, hat einen Legal Hold; alles, was passiert, bleibt dort festgehalten, wo niemand es umschreiben kann.
Dokumente schützen
Beweisen und aufbewahren
Kontrollieren, wer zugreift
An Inhalten arbeiten
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Dokumente
An Dokumenten arbeiten
Öffnen Sie den Vertrag in Word im Browser, annotieren Sie das PDF des Kunden, hinterlassen Sie einen Kommentar mit Erwähnung des Kollegen. Hat jemand die Datei schon geöffnet, sehen Sie es und überschreiben sie nicht.
Schreiben und kommentieren
An PDFs arbeiten
Zurückgehen
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KI
Künstliche Intelligenz
«Wo ist die Vertragsstrafenklausel im Vertrag Morelli?» — und die Antwort kommt mit der Datei und der Passage. Die Fotos taggen sich von selbst, die Aufnahmen werden zu Text, die personenbezogenen Daten werden vor dem Teilen geschwärzt.
Vertiefungen
Es zu Ihrem machen
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Personalisierung
Personalisierung und Marke
Würden Sie einem Kunden je eine Visitenkarte mit dem Logo von jemand anderem geben? Mit Kamzan tragen der Bereich, in den er eintritt, der Link, den er erhält, und die E-Mail, die ihm zugeht, Ihren Namen — und die Personalisierung gilt für das ganze Ökosystem, nicht nur für Files.
Alex